Най-добрият подход за поддържане на чистотата на работното място

Както показаха проучванията, поради разстройството човек губи около час от времето си всеки ден - сигурно сте чували тази мотивираща история на ужасите повече от веднъж. Да не говорим за факта, че хаосът просто ви върви по нервите: всичко изглежда е под ръка, но постоянно трябва да търсите нещо. Поддържането на работното място чисто е наистина важно, но не толкова просто, колкото звучи. Задачата изглежда проста, но мисията се провали дори от големи компании, чийто мениджмънт е обсебен от реда и е готов да инвестира много пари в нея.

цели

Преди да започнете да опитомявате създадения от вас хаос, отговорете на простия си въпрос: защо? Какво искате да постигнете в резултат?

Мисълта беше идеално формулирана от Мари Кондо: „Целта на почистването е връщане към естествено спокойно състояние“.

Ние носим чистотата не заради чистотата, а заради вътрешната хармония. На работното място човек трябва да е спокоен и удобен. Какво е необходимо за това?

• Чисто информационно пространство.

Служителите в офиса обикновено работят с информация. Колкото по-голям и разнообразен е информационният поток, толкова по-трудно е човек да изпълни възложената му задача. Следователно оставянето на всички работни документи на виждане или окачването на монитора с много стикери с напомняния е неуспешна тактика. Същото се отнася и за изскачащи известия от незабавни пратки или имейл.

• Липсата на неща, които пречат на фокуса или ограничават движението.

Първо, за да работите, се нуждаете от безплатно работно поле. Ако, за да подпишете документ във формат А4, трябва да се изтръгнете на буца и да натиснете преместените си обекти с лакът, тогава работното ви място изисква реорганизация.

Второ, личното не трябва да пречи на работника. Рамките със семейни снимки и сувенири, донесени от почивката, не ви позволяват да се концентрирате напълно - това е факт. Дори и да не забелязваме това, мозъкът все още улавя изображения и харчи ресурси за обработката им, защото семейството и свободното време са понятия от категорията „Важно“.

Откъде да започнем?

Ако просто пренаредите обекти на работния си плот, опитвайки се да ги групирате ефективно, определено ще загубите този прословут час. Трябва да действате по различен начин.

Задачата е напълно да освободите и почистите работното място. Вашите цели:

• чистота на артикулите;
• визуална чистота;
• чистота на информационното поле.

Това означава, че първо трябва да премахнете всичко от масата и от нощното шкафче. Поставете нещата в голяма кутия, на стол, на следващата маса.

Сега вземете влажна кърпа или специални кърпички и внимателно избършете монитора, клавиатурата, мишката, плота, нощното шкафче (отвътре и отвън).

Не забравяйте да поставите кошницата за боклук до нея - всичко, което е ненужно, със сигурност ще полети в нея на подготвителния етап.

Поставете всичко необходимо на места

На първо място връщаме монитора, клавиатурата и мишката към масата. Позиционирайте ги така, че екранът да бъде на разстояние 45-50 см от очите, а устройствата за въвеждане не трябва да ви правят гърбица.

И сега е време да спрете и да помислите. Какво друго ви трябва за работа?

• Службата. Ако имате 10 химикалки, оставете една. Няколко молива и острилка? Настържете един молив и поставете острилката в чекмеджето на нощното шкафче. Eraser? Ако имате нужда от него, тогава мястото му е до молива. С една дума, оставете на масата всички канцеларски материали, които използвате всеки ден, но в едно копие. Това може да бъде ножица, течност за корекция, цветни маркери, щипки за хартия.Поставете ги в чаша или органайзер, а останалото - в калъф или кутия с молив. Ще се справим с излишните артикули по-късно.
• Инструменти. Устройствата, които заемат много място, не трябва да се съхраняват на маса. Най-вероятно не използвате перфоратор и пломби на всеки час - те могат да се държат в нощно шкафче. Но малкият телбод не боли - оставяме го в органайзера за десктоп. Мястото за калкулатора се определя, като се вземе предвид естеството на труда: ако се използва постоянно, тогава си струва да го държите на работния плот.
• Телефон. Разбира се, средствата за комуникация трябва да са наблизо. Ако телефонът е неподвижен, настройте го така, че когато повдигате слушалката, кабелът не докосва други предмети.
• Дневник, планер. Списание с работен план обикновено се поставя в левия ъгъл на масата - там няма да се намесва, но винаги ще бъде под ръка.
• Лампата. Ако имате нужда от лампа за маса, тогава я подредете според вашите характеристики (за десни хора - отляво, за левичари - отдясно). Не се вкопчвайте в него с излишни предмети!

След това остава да се занимаваме със съхранението на работни материали - и поставянето на ред на масата може да се счита за завършено.

Реорганизация на нощни шкафчета

В нощното шкафче на офиса обикновено има три чекмеджета. Всеки от тях трябва да се използва за съхраняване на определена категория предмети.

Най-горното чекмедже е това, което използваме по-често от веднъж седмично. Тя може да бъде:

• Печат,
• дупка удар
• ножици,
• острилка
• стикери,
• салфетки за офис техника,
• щипки за хартия.

Средна кутия - резервни материали и това, което рядко се използва:

• нов офис "в резерв" - тетрадки, стикери, хартия и др .;
• резервни химикалки, моливи и маркери, които сте премахнали от масата.

Ако се справи с второто чекмедже, ще трябва да се справите с онези елементи, които не са намерили място на масата в предишната стъпка:

1. Всички изсъхнали химикалки и маркери, „парченца“ моливи, надраскани хартии и мръсни гуми са безпощадно изхвърлени - те определено вече няма да са полезни.
2. Поставете използваемия офис в калъф за молив или малка кутия (това е важно!) И го изпратете до средната кутия.

Долното чекмедже е частно:

• хартиени шалове;
• мокри кърпички;
• чай, кафе, захар;
• халба;
• лекарства;
• козметика.

Над халбата може да избухне буря от възмущение: малко хора са готови да се примирят с отсъствието му на масата. Е, ако това не ви притеснява, оставете го под ръка, но не забравяйте да го поддържате чист.

Разделяне на хартия

Почистването на документите е хлъзгава тема, защото тук е трудно да се дадат общи съвети. Всичко зависи от това как е подредена работата ви.

Основното нещо, което трябва да запомните, когато анализирате документи: вашата цел е да оптимизирате работните процеси.

Три основни съвета, които ще отговарят на почти всички:

• Купете органайзер, който да отговаря на вашите нужди. Документите във всеки случай трябва да бъдат разделени на групи. Например, изискващи незабавно внимание, неотложни, отчетни, архивни и такива, които трябва да бъдат изпратени някъде.
• Съхранявайте документите вертикално, а не в купчини. Най-добре е да използвате многоцветни папки и да ги поставите в органайзер с вертикални секции, така че да се виждат „корените“.
• Подредете „буферна зона“. Когато организирате каквото и да е, е трудно да се направи без папката Разни. Вземете си кутия, кош или кутия, където всички хартии или предмети, които не сте разбрали, ще паднат. И направете правило: разглобявайте тази кутия веднъж на ден или веднъж седмично.

Чисто нов компютър

Не забравяйте, че имате друг работен плот - на екрана на монитора.

• Създайте няколко папки и разпространете електронни документи по същия начин като хартия. Не забравяйте да направите папка „буфер“.
• Премахнете преки пътища от програми, които не използвате от работния плот.
• Ако лична снимка се използва като тапет, вече знаете, че това е лоша идея. Изберете нещо неутрално, без ярки цветове, силен контраст и смес от форми.
• Затворете ненужните раздели в браузъра.

Не прекалявайте

Навлезли в процеса на подреждане на нещата, не забравяйте, че фанатичният подход по този въпрос никога не се е оправдавал.Компаниите, в които ръководството стриктно следи за „стерилната“ чистота на работните места и липсата на лични вещи на масите на служителите, не показват впечатляващи резултати. Напротив, с въвеждането на подобни поръчки, производителността на офис работниците спада с около 15%.

Психолозите препоръчват да се намери място в работното пространство за обекти, които ще действат успокояващо. Тя може да бъде растение в малка саксия, чиния за маса с мотивиращ надпис, някаква фигурка, която не е пренаситена с детайли, или мека възглавница на офис стол. Основното е да изберете нещо, което няма да привлече вниманието ви.

Към кашата не се върна

Основната тайна за справяне с хаоса на работното място е да изхвърляте излишното и да не прераствате с ново. Понякога подценяваме огромния процент емоционални ресурси, които отиват в привързаност към безполезни неща.

Интересно проучване беше проведено в американски университет. В група хора на всички им бе връчена чаша и поискаха известно време да я държат в ръцете си. Тогава обявиха, че купите ще станат много от търга, в който участниците ще участват. Експериментът показа: колкото по-дълго човек държи чаша в ръцете си, толкова по-голяма сума е готова да плати за нея. И това въпреки факта, че преди това нямаше нужда от чаша.

Поддържането на ред трябва да е съзнателен процес. Анализирайте това, което виждате пред себе си и отнемете нещата, които създават хаос. Напускайки офиса в края на деня, огледайте масата и си задайте въпроса: кое от тях ще ми попречи да се концентрирам утре?