El millor enfocament per mantenir la neteja en el lloc de treball

Tal com han demostrat els estudis, a causa del trastorn, una persona perd cada dia aproximadament una hora del seu temps; heu d’haver escoltat aquesta història de terror motivadora més d’una vegada. Per no parlar del fet que el caos acaba de posar-se en els nervis: tot sembla estar a mà, però constantment heu de buscar alguna cosa. Mantenir el lloc de treball net és realment important, però no tan simple com sembla. La tasca sembla ser senzilla, però fins i tot les grans empreses la gestió està obsessionada amb l’ordre i està disposada a invertir molts diners que van fallar la missió.

Objectius

Abans de començar la doma del caos que heu creat, respon a la vostra senzilla pregunta: per què? Què voleu aconseguir com a resultat?

Marie Kondo va formular perfectament el pensament: "El propòsit de netejar és tornar a un estat natural de calma".

Aportem la puresa no pel bé de la puresa, sinó pel bé de l’harmonia interior. Al lloc de treball, una persona ha d’estar tranquil·la i còmoda. Què cal per això?

• Espai d’informació net.

El personal de l’oficina sol treballar amb informació. Com més gran i divers és el flux d’informació, més difícil és per a una persona completar la tasca que li ha estat assignada. Per tant, deixar tots els documents de treball a la vista o penjar el monitor amb molts adhesius amb recordatoris és una tàctica infructuosa. El mateix s'aplica a les notificacions emergents de missatgeria instantània o correu electrònic.

• L’absència de coses que interfereixin amb l’enfocament o restringeixen el moviment.

En primer lloc, per treballar, cal un camp de treball gratuït. Si, per signar un document en format A4, heu de prémer en un solc i empènyer els objectes interferits amb el colze, el lloc de treball necessita una reorganització.

En segon lloc, el personal no ha d’interferir amb el treballador. Els fotogrames amb fotos familiars i els records obtinguts de vacances no permeten concentrar-se completament, això és un fet. Tot i que no ens adonem d’això, el cervell encara capta imatges i gasta recursos en el seu processament, perquè la família i la relaxació són conceptes de la categoria “Important”.

Per on començar?

Si simplement reordeneu objectes a l'escriptori, intenteu agrupar-los de manera eficaç, perdreu aquesta notòria hora. Cal actuar d’una altra manera.

La tasca és alliberar i netejar completament el lloc de treball. Els seus objectius:

• puresa dels articles;
• neteja visual;
• puresa del camp d’informació.

Això vol dir que primer cal treure-ho tot de la taula i de la tauleta de nit. Poseu les coses en una caixa gran, en una cadira, a la taula següent.

Ara agafeu un drap humit o tovalloletes especials i netegeu amb cura el monitor, el teclat, el ratolí, el taulell de taula, la tauleta de nit (per dins i per fora).

No oblideu posar-hi al costat la cistella d’escombraries: tot el que no sigui necessari, hi haurà en un moment de preparació.

Posant tot el que necessites en llocs

En primer lloc, retornem el monitor, el teclat i el ratolí a la taula. Organitzeu-los de manera que la pantalla estigui a una distància de 45-50 cm dels ulls i els dispositius d’entrada no us hagin de fer malestar.

I ara toca parar i pensar. Què més necessita per a la feina?

• Papereria. Si teniu 10 bolígrafs, deixeu-ne un. Uns llapis i un afilador? Afegiu un llapis i poseu l’afilador al calaix de la tauleta de nit. Esborrar? Si el necessiteu, el seu lloc és al costat del llapis. En una paraula, deixeu sobre la taula tota la papereria que feu servir cada dia, però en un exemplar. Pot ser tisora, líquid de correcció, retoladors de colors, clips de paper.Poseu-les en un got o un organitzador, i la resta en un estoig o caixa. Més endavant tractarem els excés d’articles.
• Eines Els dispositius que ocupen molt d’espai no s’han d’emmagatzemar en una taula. El més probable és que no utilitzeu un punxó i segells cada hora: es poden mantenir en una tauleta de nit. Però la petita grapadora no fa mal: la deixem a l'organitzador d'escriptori. El lloc per a la calculadora es determina tenint en compte la naturalesa del treball: si s’utilitza constantment, val la pena conservar-lo a l’escriptori.
• Telèfon Per descomptat, els mitjans de comunicació haurien d'estar a prop. Si el telèfon és estacionari, configureu-lo de manera que quan aixequeu el telèfon, el cable no toqui altres objectes.
• Diari, planador. Una revista amb un pla de treball se sol col·locar a la cantonada esquerra de la taula; allà no hi interferirà, però sempre la tindrà a l’abast.
• La làmpada Si necessiteu una làmpada de taula, organitzeu-la segons les vostres característiques (per a persones amb dretes, a l’esquerra, per a esquerrans, a dreta). No s’hi aferri amb excés d’objectes!

Després d'això, ens queda per tractar l'emmagatzematge de materials de treball, i posar les coses en ordre sobre la taula es pot considerar completat.

Reformes taules de nit

En una tauleta de nit d’oficina solen haver-hi tres calaixos. Cadascun d'ells s'ha d'utilitzar per emmagatzemar una determinada categoria d'articles.

El calaix superior és el que fem servir més sovint que una vegada a la setmana. Pot ser:

• impressió
• forat de forat
• tisores
• afiladora
• adhesius
• tovallons per a equips d'oficina,
• clips de paper.

Caixa mitjana: materials de recanvi i allò que rarament s’utilitza:

• nova oficina "en reserva" - llibretes, adhesius, paper, etc .;
• bolígrafs de recanvi, llapis i retoladors que heu tret de la taula.

A la sortida del segon calaix, haureu de tractar els elements que no trobaven espai a la taula al pas anterior:

1. Tots els retoladors i retoladors assecats, “trossos” de llapis, papers ratllats i gomes brutes es llencen sense pietat, sens dubte ja no serviran.
2. Poseu l'oficina útil a una caixa de llapis o a una caixa petita (això és important!) I envieu-la a la caixa del centre.

El calaix inferior és privat:

• mocadors de paper;
• tovalloletes humides;
• te, cafè, sucre;
• una tassa;
• medicaments;
• cosmètics.

Una tempta d'indignació pot esclatar a la tassa: poca gent està disposada a posar-se a la seva absència sobre la taula. Bé, si no et molesta, deixa’l a mà, però no t’oblidis de mantenir-lo net.

Parsing paper

Netejar els papers és un tema relliscós, perquè aquí és difícil donar consells generals. Tot depèn de com s’organitzi la seva feina.

El més important que cal recordar en analitzar papers: el vostre objectiu és agilitzar els fluxos de treball.

Tres consells principals que s’adaptaran a gairebé tothom:

• Compra un organitzador que s’adapti a les teves necessitats. En qualsevol cas, els documents s'han de dividir en grups. Per exemple, que requereixi atenció immediata, no urgent, informes, arxiu i els que cal enviar a algun lloc.
• Guardeu els documents verticalment, no en piles. El millor és utilitzar carpetes multicolors i col·locar-les en un organitzador amb seccions verticals perquè les “arrels” siguin visibles.
• Organitzar una "zona amortidor". Quan organitzeu qualsevol cosa, és difícil fer-ho sense la carpeta Miscel·lània. Feu-vos una caixa, cistella o caixa on cauran tots els papers o objectes que no heu imaginat. I feu una regla: desmunteu aquesta caixa un cop al dia o un cop a la setmana.

Nou equip informàtic

No oblideu que teniu un altre escriptori a la pantalla del monitor.

• Creeu diverses carpetes i distribueu documents electrònics de la mateixa manera que el paper. No oblideu fer una carpeta "buffer".
• Elimineu les dreceres dels programes que no utilitzeu des de l'escriptori.
• Si s’utilitza una foto personal com a fons de pantalla, ja se sap que aquesta és una mala idea. Trieu quelcom de neutre, sense colors vius, contrast fort i una barreja de formes.
• Tanqueu pestanyes innecessàries al navegador.

No s'excedeixi

Després d’haver-nos endinsat en el procés d’ordenar les coses, no oblideu que l’enfocament fanàtic en aquesta qüestió no s’ha justificat mai.Les empreses en què la direcció supervisa estrictament la neteja "estèril" dels llocs de treball i l'absència d'objectes personals a les taules dels empleats no mostren resultats impressionants. Per contra, amb la introducció d’aquestes comandes, la productivitat dels empleats d’oficines baixa al voltant d’un 15%.

Els psicòlegs recomanen trobar un lloc a l’espai de treball per a objectes que actuïn de forma pacificadora. Pot ser una planta en una olla petita, una placa de taula amb una inscripció motivadora, alguna figureta que no està sobresaturada amb detalls, o un coixí tou sobre una cadira d’oficina. El principal és triar una cosa que no cridarà la vostra atenció.

Per tal que l’embolic no torni

El principal secret per afrontar el caos en el lloc de treball és llençar l'excés i no sobrepassar-se de nous. De vegades subestimem l’enorme percentatge de recursos emocionals que s’apropen a coses inútils.

Es va realitzar un interessant estudi a una universitat nord-americana. En un grup de persones, a tothom se’ls va lliurar una tassa i van demanar una estona que l’aguantessin a les mans. Aleshores van anunciar que les copes es convertiran en lots de la subhasta, en què participaran els temes. L’experiment va demostrar: com més temps tenia una persona a les mans, una quantitat més gran estava disposada a pagar. I això malgrat que abans no necessitava tassa.

Mantenir l’ordre ha de ser un procés conscient. Analitzeu el que veieu davant vostre i traieu les coses que creen el caos. Sortint de l’oficina al final del dia, feu una ullada a la taula i poseu-vos la pregunta: quins d’aquests m’impediran concentrar-me demà?