Què tan convenient és guardar documents a casa?

Hi ha moltes situacions en què utilitzem pòlisses d’assegurança, certificats, certificats. Per tant, perquè es tinguin els documents necessaris, les persones es veuen obligades a guardar els documents a casa. Però, com fer-ho correctament perquè no es perdi ni es faci malbé?

Quins documents s’han de guardar?

Qualsevol persona moderna té un munt de paper per a totes les ocasions. Però no tots valen la pena guardar.

Llistem els documents que heu de tenir a casa:

• La llista s'obre mitjançant passaports i altres documents familiars. Per exemple, testaments, testimonis.
• Consultes, poders, rebuts i altres relacionats amb béns immobles i transport.
• Diplomes, diplomes, certificats, certificats que confirmen la disponibilitat de formació.
• Document relacionat amb activitats professionals: llibres de treballs, contractes, contractes.
• Resultats de l’enquesta, polítiques mèdiques i targetes.
• Targetes de garantia, xecs per a electrodomèstics i mobiliari.
• Paper relacionat amb l’impost.

Per separat, podeu seleccionar documents electrònics o només dades en format digital. Per regla general, corresponen a un dels articles anteriors i també seran emmagatzemats.

Quant temps s’ha de guardar el paper?

Els documents es poden dividir per temps d'emmagatzematge. Depèn de la durada de cada escorça particular.

• Permanent. Aquests papers sempre han de tenir la mà. Es tracta de matrimonis, certificats de naixement, diplomes que confirmen l'educació, dades mèdiques, informació notarial, testaments, certificats de pensió.
• A llarg termini. Documents per a béns immobles, cotxes i coses cares. També inclouen papers professionals. Aquí també podeu definir xecs, rebuts. És una cosa que es guarda durant molt de temps i es manté rellevant durant un període de temps determinat.
• A curt termini. Es recomana mantenir les consultes sobre els serveis de metges, advocats i professors durant tres anys. Els acords i els extractes d’utilitat assumeixen el mateix període.
• Inútil. Podeu llançar immediatament entrenaments innecessaris, materials informatius, instruccions per a coses completament estudiades, nòmines i molt més.

Per separat, es poden observar documents opcionals, que, però, són de gran importància per al seu propietari. Inclouen dietaris personals, notes, fotografies i altres articles de record. Normalment aquestes coses es guarden molt de temps.

Per tant, és desitjable llençar tot allò que no s’utilitza actualment i que no pugui ser útil en el futur. Per mantenir l’ordre, heu de netejar periòdicament les papereres i desfer-vos de les deixalles acumulades tot analitzant documents realment importants.

Consells per emmagatzemar

Per regla general, a la majoria de cases, el paper es guarda de sèrie.

1. Primer, els documents s’ordenen segons la direcció: llar, treballadors, serveis mèdics i altres.
2. A continuació, es col·loquen en les carpetes signades, que definitivament no us deixaran confondre als papers.
3. Els conjunts resultants es posen en una caixa o bossa independent. Per cert, per comoditat, les particions sovint es fan dins del "contenidor" que no permeten barrejar carpetes. Al mateix temps, heu d’assegurar-vos que la ubicació d’emmagatzematge és inaccessible per a nens i animals, però ubicada convenientment per al seu ús.

És una bona idea emmagatzemar separats documents personals d’ús freqüent. El passaport, la targeta mèdica, el TIN i el certificat de pensió estaran disposats còmodament en bosses de plàstic que es fixen al control lliscant.Aquests paquets estan hermètics i mantindran el contingut en perfecte ordre, evitant que, per exemple, es mulli. Al mateix temps, s’hauran d’emmagatzemar els documents relacionats amb la salut de la forma més accessible possible per no perdre el temps si es necessiten d’urgència.

És correcte tenir sempre fotocòpies de papers importants a casa. Hi ha tot tipus de casos, i una reserva així pot ajudar-vos en una situació imprevista.

Es poden col·locar documents especialment importants en una caixa forta. El modern mercat ofereix una àmplia selecció de magatzems, de manera que qualsevol comprador pot triar quelcom adequat per a ell mateix. Només és millor guardar els documents de forma segura i no a les carpetes de plàstic; en cas d’incendi, el material que els compon es fon més ràpid que el paper.

Maneres no trivials d’emmagatzemar documents

El descrit sembla avorrit? No importa. Hi ha maneres més interessants i convenients d’emmagatzemar papers.

• • Junta organitzadora. Hi ha moltes opcions per a aquest dispositiu. En la seva forma més senzilla, es tracta d’un plafó al qual s’adjunta paper amb botons. En versions més complexes, el tauler pot tenir calaixos petits i muntures penjants.

• • Mini cofre. És exactament el mateix que un cofre habitual, però molt més petit. És molt convenient guardar-hi documents. Al ser ordenats en diferents compartiments, no es perdran mai. Els calaixos en un cofre poden tenir diferents mides: petits - per a petits trossos de paper, grans - per a dibuixos.

• • Caixa penjada Només hi ha una petita caixa o cistella enganxada a la paret a la manera d’una bústia. De tal manera, situat al passadís, convé guardar les cartes i els rebuts que es portin.

• • Sobre de butxaca. És similar a la versió anterior, però no es tracta d’una caixa, sinó d’un sobre. Podeu enganxar-lo a la taula, al refrigerador, a l’armari. Permet emmagatzemar els documents necessaris temporalment sense ocupar un espai valuós.

• • Cistell de paper. No, no és una paperera, especial per a emmagatzematge. Es posa sobre una taula o en un armari, pot tenir diversos compartiments. Una manera senzilla, barata, però eficaç d’emmagatzemar documents.

• • Els papers d'ús freqüent es poden conservar en una carpeta de cartera. Té un mànec de transport. Dissenyat perquè els documents no s’hi arruguin. Normalment dissenyat per a paper A4. Si cal, per no perdre el temps a la recerca de les crostes adequades, només podeu agafar la carpeta de la cartera i executar-la.

Utilitzem tecnologia digital

Les instruccions per a medicaments, aparells i material d’oficina ocupen molt d’espai. És molt més fàcil emmagatzemar-los electrònicament. Per fer-ho, heu de trobar la mateixa informació a Internet i comparar-la amb la informació disponible en una font material, per assegurar-vos de la identitat. Podeu simplement fotografiar les instruccions i guardar-les en una carpeta del vostre ordinador. Seleccioneu aquest últim només per no suprimir-lo de forma involuntària. Una altra còpia dels fitxers resultants és millor escriure a suports externs, com ara una targeta de memòria o enviar-la a l'emmagatzematge al núvol.

Per si de cas, podeu escanejar la resta de documents. Però haureu de tenir cura de la seguretat del sistema electrònic davant d’un possible atac de pirateria. A ningú li agradarà la filtració de dades personals a Internet.

Per cert, l'ús d'un ordinador o telèfon mòbil és convenient per fer un seguiment del període de validesa dels títols. Només n'hi ha prou amb introduir les dates necessàries al "calendari" perquè el dispositiu electrònic notifiqui el final del període d'importància d'una determinada escorça. Llavors només queda desfer-se del paper innecessari.

Potser la norma principal per emmagatzemar documents a casa us sembla senzilla: la rigorositat i la regularitat de treballar amb papers de la llar és una garantia de que no es perdi el document adequat en el moment més important.

No tots els documents val la pena emmagatzemar. Però hi ha molts papers que cadascun de nosaltres hauria de tenir amb nosaltres. Cal mantenir-los en llocs segurs i aïllats, però bastant fàcilment accessibles. Podeu fer còpies electròniques i ordinàries de documents, probablement us seran útils. En qualsevol cas, l’emmagatzematge precís i l’ordenació acurada dels papers ajudaran a mantenir-los intactes.