Den bedste tilgang til at opretholde renlighed på arbejdspladsen

Som studier har vist, på grund af forstyrrelsen, mister en person cirka en time af sin tid hver dag - du skal have hørt denne motiverende rædselshistorie mere end én gang. For ikke at nævne det faktum, at kaos bare kommer på dine nerver: alt ser ud til at være ved hånden, men du er konstant nødt til at kigge efter noget. At holde din arbejdsplads ren er virkelig vigtig, men ikke så enkel som det lyder. Opgaven ser ud til at være enkel, men selv store virksomheder, hvis ledelse er besat af orden og er klar til at investere en masse penge, mislykkede missionen.

mål

Før du begynder at temme det kaos, du oprettede, skal du svare på dit enkle spørgsmål: hvorfor? Hvad vil du opnå som et resultat?

Tanken blev perfekt formuleret af Marie Kondo: "Formålet med rengøring er en tilbagevenden til en naturlig rolig tilstand."

Vi bringer renhed ikke af hensyn til renheden, men af ​​hensyn til den indre harmoni. På arbejdspladsen skal en person være rolig og behagelig. Hvad er der behov for dette?

• Ren informationsplads.

Kontorpersonale arbejder normalt med information. Jo større og mere mangfoldig informationsstrømmen er, desto vanskeligere er det for en person at udføre den opgave, der er tildelt ham. Derfor er det ikke lykkedes at lade alle arbejdsdokumenter være i syne eller hænge skærmen med mange klistermærker med påmindelser. Det samme gælder pop-up-underretninger fra instant messengers eller e-mail.

• Fraværet af ting, der forstyrrer fokus eller begrænser bevægelse.

For det første har du brug for et gratis arbejdsfelt for at arbejde. Hvis du for at underskrive et dokument i A4-format skal klemme ind i en klump og skubbe dine forstyrrende genstande med albuen, kræver din arbejdsplads omorganisering.

For det andet bør det personlige ikke forstyrre arbejdstageren. Rammer med familiebilleder og souvenirs bragt fra ferie tillader dig ikke at koncentrere dig fuldstændigt - dette er en kendsgerning. Selv hvis vi ikke bemærker dette, fanger hjernen stadig billeder og bruger ressourcer på deres behandling, fordi familie og fritid er begreber fra kategorien “Vigtigt”.

Hvor skal man starte?

Hvis du blot omarrangerer objekter på dit skrivebord og forsøger at gruppere dem effektivt, vil du bestemt miste den berygtede time. Du er nødt til at handle anderledes.

Opgaven er at helt frigøre og rengøre arbejdspladsen. Dine mål:

• varers renhed;
• visuel renlighed;
• informationsfeltets renhed.

Det betyder, at du først skal fjerne alt fra bordet og fra natbordet. Læg tingene i en stor kasse, på en stol, ved siden af ​​bordet.

Tag nu en fugtig klud eller specielle klude, og tør monitoren, tastaturet, musen, bordpladen, natbordet indvendigt og udvendigt.

Glem ikke at lægge papirkurven ved siden af ​​- alt, hvad der er unødvendigt, vil helt sikkert flyve ind i det på det forberedende tidspunkt.

At placere alt hvad du har brug for på steder

Først og fremmest returnerer vi skærmen, tastaturet og musen til bordet. Arranger dem, så skærmen skal være i en afstand af 45-50 cm fra øjnene, og inputenhederne ikke skal få dig til at pukkle.

Og nu er det tid til at stoppe og tænke. Hvad skal du ellers bruge til arbejde?

• Kontoret. Hvis du har 10 kuglepenne, skal du forlade en. Et par blyanter og en slibemaskine? Skarp en blyant op, og sæt skærpemaskinen i skuffen på natbordet. Viskelæder? Hvis du har brug for det, er dens sted ved siden af ​​blyanten. Med et ord skal du lade alle papirvarer, du bruger hver dag, på bordet, men i en kopi. Det kan være saks, korrektionsvæske, farvemærker, papirklip.Læg dem i et glas eller en arrangør, og resten i en blyantkasse eller æske. Vi behandler overskydende genstande senere.
• Tools. Enheder, der tager meget plads, bør ikke opbevares på et bord. Det er mest sandsynligt, at du ikke bruger en puncher og sæler hver time - de kan opbevares i et natbord. Men den lille hæftemaskine gør ikke ondt - vi efterlader det i desktop-arrangøren. Stedet for lommeregneren bestemmes under hensyntagen til arbejdets art: hvis den bruges konstant, er det værd at opbevare det på skrivebordet.
• Telefon. Selvfølgelig skal kommunikationsmidlerne være i nærheden. Hvis telefonen er stille, skal du indstille den så, at kablet ikke rører ved andre objekter, når du løfter håndsættet.
• Dagbog, svævefly. Et magasin med en arbejdsplan sættes normalt i det venstre hjørne af bordet - der vil det ikke forstyrre, men det vil altid være ved hånden.
• Lampen. Hvis du har brug for en bordlampe, skal du arrangere den efter dine egenskaber (for højrehåndede - til venstre, for venstrehåndede - til højre). Hold dig ikke fast med overskydende genstande!

Derefter gjenstår det at håndtere opbevaring af arbejdsmaterialer - og at sætte ting i orden på bordet kan betragtes som afsluttet.

Omorganisering sengeborde

I et kontorbord er der normalt tre skuffer. Hver af dem skal bruges til at gemme en bestemt kategori af varer.

Den øverste skuffe er det, vi bruger oftere end en gang om ugen. Det kan være:

• Udskriv,
• hul hul
• saks,
• blyantspidser
• klistermærker,
• servietter til kontorudstyr,
• papirclips.

Mellemkasse - reservedele og hvad der sjældent bruges:

• nyt kontor "i reserve" - ​​notesbøger, klistermærker, papir osv .;
• ekstra penne, blyanter og markører, som du fjernede fra bordet.

Når du administrerer den anden skuffe, bliver du nødt til at håndtere de emner, der ikke fandt plads på bordet i det forrige trin:

1. Alle tørrede kuglepenne og markører, "stykker" af blyanter, klattede papirer og beskidte viskelædere smides nådeløst væk - de vil bestemt ikke længere være nyttige.
2. Læg brugbar kontor i en blyantkasse eller en lille kasse (dette er vigtigt!) Og send det til den midterste kasse.

Den nederste skuffe er privat:

• papir tørklæder;
• våd klude;
• te, kaffe, sukker;
• et krus;
• medicin;
• kosmetik.

En storm af forargelse kan bryde ud over kruset: få mennesker er parate til at stille op med dets fravær på bordet. Nå, hvis det ikke generer dig, skal du lade det være ved hånden, men glem ikke at holde det rent.

Perspapir

Oprydning af papirerne er et glat emne, fordi det er svært at give generelle råd her. Det hele afhænger af, hvordan dit arbejde er arrangeret.

Den vigtigste ting at huske, når du analyserer papirer: dit mål er at strømline arbejdsgange.

Tre hovedtips, der passer til næsten alle:

• Køb en arrangør, der passer til dine behov. Dokumenter skal under alle omstændigheder opdeles i grupper. For eksempel kræver øjeblikkelig opmærksomhed, ikke-presserende, rapportering, arkivering og dem, der skal sendes et eller andet sted.
• Opbevar dokumenter lodret, ikke i stabler. Det er bedst at bruge flerfarvede mapper og placere dem i en arrangør med lodrette sektioner, så ”rødderne” er synlige.
• Arranger en "bufferzone". Når du organiserer noget, er det vanskeligt at undvære mappen Diverse. Få dig en kasse, kurv eller kasse, hvor alle papirer eller genstande, som du ikke har regnet ud, vil falde. Og lav en regel: adskill denne boks en gang om dagen eller en gang om ugen.

Splinterny computer

Glem ikke at du har et andet skrivebord - på skærmen.

• Opret flere mapper, og distribuer elektroniske dokumenter på samme måde som papir. Glem ikke at oprette en "buffer" -mappe.
• Fjern genveje fra programmer, som du ikke bruger fra skrivebordet.
• Hvis et personligt foto bruges som tapet, ved du allerede, at dette er en dårlig idé. Vælg noget neutralt uden lyse farver, stærk kontrast og en blanding af former.
• Luk unødvendige faner i browseren.

Overdriv det ikke

Efter at have kastet sig i processen med at bringe tingene i orden, skal du ikke glemme, at den fanatiske tilgang i denne sag aldrig har retfærdiggjort sig.Virksomheder, hvor ledelsen nøje overvåger den "sterile" renhed af job og fraværet af personlige genstande på bordene hos medarbejderne viser ikke imponerende resultater. Tværtimod, med indførelsen af ​​sådanne ordrer, falder kontorarbejdernes produktivitet med ca. 15%.

Psykologer anbefaler at finde et sted i arbejdsområdet for genstande, der vil fungere på en pasiverende måde. Det kan være en plante i en lille gryde, en bordplade med en motiverende inskription, en figur, der ikke er overmættet med detaljer, eller en blød pude på en kontorstol. Det vigtigste er at vælge en ting, der ikke vil tiltrække din opmærksomhed.

Til rodet vendte ikke tilbage

Hovedhemmeligheden ved at konfrontere kaos på arbejdspladsen er at smide det overskydende og ikke overstrømme med nyt. Vi undervurderer undertiden den enorme procentdel af følelsesmæssige ressourcer, der går i tilknytning til ubrukelige ting.

En interessant undersøgelse blev foretaget på et amerikansk universitet. I en gruppe mennesker fik alle udleveret en kop og bad et stykke tid om at holde den i deres hænder. Derefter annoncerede de, at kopperne ville blive partier af auktionen, hvor emnerne vil deltage. Eksperimentet viste: jo længere en person holdt en kop i hænderne, jo større var beløbet han var klar til at betale for det. Og dette til trods for, at han før det ikke havde brug for en kop.

At holde orden skal være en bevidst proces. Analyser, hvad du ser foran dig, og fjern de ting, der skaber kaos. Forlader kontoret i slutningen af ​​dagen, kig rundt omkring bordet og still dig selv spørgsmålet: hvilken af ​​disse forhindrer mig i at koncentrere mig i morgen?