Η καλύτερη προσέγγιση για τη διατήρηση της καθαριότητας στο χώρο εργασίας

Όπως έδειξαν μελέτες, λόγω της διαταραχής, ένα άτομο χάνει καθημερινά περίπου μία ώρα του χρόνου του - πρέπει να έχετε ακούσει αυτή την παρακινητική ιστορία τρόμου περισσότερες από μία φορές. Για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι το χάος μόλις φτάνει στα νεύρα σας: όλα φαίνεται να είναι κοντά, αλλά πρέπει συνεχώς να ψάχνετε κάτι. Η διατήρηση του χώρου εργασίας σας καθαρή είναι πραγματικά σημαντική, αλλά όχι τόσο απλή όσο ακούγεται. Το καθήκον φαίνεται να είναι απλό, αλλά ακόμη και μεγάλες εταιρείες των οποίων η διαχείριση είναι εμμονή με τάξη και είναι έτοιμη να επενδύσει πολλά χρήματα απέτυχε στην αποστολή.

Στόχοι

Πριν ξεκινήσετε την εξημέρωση του χάους που δημιουργήσατε, απαντήστε στην απλή ερώτησή σας: γιατί; Τι θέλετε να επιτύχετε ως αποτέλεσμα;

Η σκέψη ήταν τέλεια διατυπωμένη από τη Marie Kondo: «Ο σκοπός του καθαρισμού είναι η επιστροφή σε μια φυσική ήρεμη κατάσταση».

Φέρνουμε καθαρότητα όχι για χάρη της αγνότητας, αλλά για χάρη της εσωτερικής αρμονίας. Στο χώρο εργασίας, ένα άτομο πρέπει να είναι ήρεμο και άνετο. Τι χρειάζεται για αυτό;

• Καθαρίστε χώρο πληροφοριών.

Το προσωπικό του γραφείου συνήθως εργάζεται με πληροφορίες. Όσο μεγαλύτερη και πιο ποικίλη είναι η ροή πληροφοριών, τόσο πιο δύσκολο είναι για ένα άτομο να ολοκληρώσει την αποστολή που του έχει ανατεθεί. Ως εκ τούτου, αφήνοντας όλα τα έγγραφα εργασίας εν όψει ή κρεμώντας την οθόνη με πολλά αυτοκόλλητα με υπενθυμίσεις είναι μια ανεπιτυχής τακτική. Το ίδιο ισχύει και για τις ειδοποιήσεις αναδυόμενων μηνυμάτων από τους άμεσα αγγελιοφόρους ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

• Η απουσία πράξεων που παρεμποδίζουν την εστίαση ή περιορίζουν την κίνηση.

Πρώτον, για να εργαστείτε χρειάζεστε ένα ελεύθερο πεδίο εργασίας. Εάν, για να υπογράψετε ένα έγγραφο μορφής A4, πρέπει να συμπιεστεί σε ένα κομμάτι και να ωθήσει τα αντικείμενα που παρεμβαίνουν με τον αγκώνα σας, τότε ο χώρος εργασίας σας απαιτεί αναδιοργάνωση.

Δεύτερον, το προσωπικό δεν πρέπει να παρεμβαίνει στον εργαζόμενο. Κορνίζες με οικογενειακές φωτογραφίες και αναμνηστικά από διακοπές δεν σας επιτρέπουν να συγκεντρωθείτε πλήρως - αυτό είναι γεγονός. Ακόμα κι αν δεν παρατηρήσουμε αυτό, ο εγκέφαλος εξακολουθεί να καταγράφει εικόνες και δαπανά πόρους για την επεξεργασία τους, επειδή η οικογένεια και η χαλάρωση είναι έννοιες από την κατηγορία "Σημαντικές".

Πού να ξεκινήσετε;

Αν απλά αναδιατάξετε αντικείμενα στην επιφάνεια εργασίας σας, προσπαθώντας να τα ομαδοποιήσετε αποτελεσματικά, σίγουρα θα χάσετε αυτήν την περίφημη ώρα. Πρέπει να ενεργήσετε διαφορετικά.

Ο στόχος είναι να ελευθερώσετε και να καθαρίσετε εντελώς τον χώρο εργασίας. Οι στόχοι σας:

• καθαρότητα των στοιχείων ·
• οπτική καθαριότητα.
• καθαρότητα του τομέα πληροφοριών.

Αυτό σημαίνει ότι πρώτα πρέπει να αφαιρέσετε τα πάντα από το τραπέζι και από το κομοδίνο. Βάλτε τα πράγματα σε ένα μεγάλο κουτί, σε μια καρέκλα, στο επόμενο τραπέζι.

Τώρα πάρτε ένα υγρό πανί ή ειδικά μαντηλάκια και σκουπίστε προσεκτικά την οθόνη, το πληκτρολόγιο, το ποντίκι, τον πάγκο, την κομοδίνα (μέσα και έξω).

Μην ξεχάσετε να τοποθετήσετε το καλάθι απορριμμάτων δίπλα σε αυτό - ό, τι δεν είναι απαραίτητο θα περάσει σίγουρα σε αυτό στο προπαρασκευαστικό στάδιο.

Βάζοντας όλα όσα χρειάζεστε σε μέρη

Πρώτα απ 'όλα, επιστρέφουμε την οθόνη, το πληκτρολόγιο και το ποντίκι στο τραπέζι. Τακτοποιήστε τα ώστε η οθόνη να βρίσκεται σε απόσταση 45-50 cm από τα μάτια και οι συσκευές εισόδου δεν πρέπει να σας κάνουν να χτυπάτε.

Και τώρα είναι καιρός να σταματήσουμε και να σκεφτούμε. Τι άλλο χρειάζεστε για δουλειά;

• Χαρτικά. Αν έχετε 10 στυλό με στυλό, αφήστε το ένα. Μερικά μολύβια και ένα ξύστρα; Ακονίστε ένα μολύβι και τοποθετήστε το ξύστρα στο συρτάρι της νυχτερινής τράπεζας. Γόμα; Αν το χρειάζεστε, τότε η θέση του είναι δίπλα στο μολύβι. Με μια λέξη, αφήστε στο τραπέζι όλα τα χαρτικά που χρησιμοποιείτε καθημερινά, αλλά σε ένα αντίγραφο. Μπορεί να είναι ψαλίδι, διορθωτικό υγρό, χρωματικοί δείκτες, συνδετήρες χαρτιού.Βάλτε τα σε ένα ποτήρι ή οργανωτή, και τα υπόλοιπα σε μια μολυβοθήκη ή κιβώτιο. Θα ασχοληθούμε με τα υπερβολικά στοιχεία αργότερα.
• Εργαλεία Συσκευές που καταλαμβάνουν πολύ χώρο δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε τραπέζι. Πιθανότατα, δεν χρησιμοποιείτε ένα puncher και σφραγίζετε κάθε ώρα - μπορούν να κρατηθούν σε ένα κομοδίνο. Αλλά το μικρό συρραπτικό δεν βλάπτει - το αφήνουμε στον οργανωτή επιφάνειας εργασίας. Ο τόπος για τον υπολογιστή καθορίζεται λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της εργασίας: εάν χρησιμοποιείται συνεχώς, τότε αξίζει να τη διατηρείτε στην επιφάνεια εργασίας.
• Τηλέφωνο Φυσικά, τα μέσα επικοινωνίας θα πρέπει να βρίσκονται κοντά. Εάν το τηλέφωνο είναι ακίνητο, ρυθμίστε το ώστε κατά την ανύψωση του ακουστικού, το καλώδιο να μην αγγίζει άλλα αντικείμενα.
• Ημερολόγιο, ανεμόπτερο. Ένα περιοδικό με σχέδιο εργασίας συνήθως τοποθετείται στην αριστερή γωνία του τραπεζιού - εκεί δεν θα παρεμβαίνει, αλλά θα είναι πάντα στο χέρι.
• Η λάμπα. Εάν χρειάζεστε μια επιτραπέζια λάμπα, κατόπιν να την κανονίσετε σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά σας (για τα δεξιόχειρα άτομα - στα αριστερά, για αριστερόχειρες - στα δεξιά). Μην προσκολληθείτε σε αυτό με υπερβολικά αντικείμενα!

Μετά από αυτό, μένει να ασχοληθεί με την αποθήκευση των υλικών εργασίας - και να τεθούν τα πράγματα στο τραπέζι μπορούν να θεωρηθούν ολοκληρωμένα.

Αναδιοργάνωση κομοδίνα

Σε ένα κομοδίνο γραφείου υπάρχουν συνήθως τρία συρτάρια. Κάθε μία από αυτές πρέπει να χρησιμοποιείται για την αποθήκευση μιας συγκεκριμένης κατηγορίας αντικειμένων.

Το κορυφαίο συρτάρι είναι αυτό που χρησιμοποιούμε συχνότερα από μία φορά την εβδομάδα. Μπορεί να είναι:

• εκτύπωση
• τρύπα τρύπα
• ψαλίδι
• ξύστρα
• αυτοκόλλητα
• χαρτοπετσέτες για εξοπλισμό γραφείου,
• χάρτινα κλιπ.

Μεσαίο κιβώτιο - εφεδρικά υλικά και σπάνια που χρησιμοποιούνται:

• νέο γραφείο "σε αποθεματικό" - σημειωματάρια, αυτοκόλλητα, χαρτί κ.λπ.
• τα ανταλλακτικά στυλό, τα μολύβια και τους δείκτες που έχετε αφαιρέσει από το τραπέζι.

Με το δεύτερο συρτάρι θα πρέπει να ασχοληθείτε με εκείνα τα αντικείμενα που δεν βρήκαν χώρο στο τραπέζι στο προηγούμενο βήμα:

1. Όλα τα αποξηραμένα στυλό και μαρκαδόροι, "κομμάτια" μολυβιών, γραπτά χαρτιά και βρώμικες γόμες απομακρύνονται ανελέητα - σίγουρα δεν θα είναι πλέον χρήσιμες.
2. Τοποθετήστε το χρήσιμο γραφείο σε περίπτωση μολυβιού ή σε μικρό κουτί (αυτό είναι σημαντικό!) Και στείλτε το στο μεσαίο κουτί.

Το κάτω συρτάρι είναι ιδιωτικό:

• χαρτί κασκόλ?
• υγρά μαντηλάκια.
• τσάι, καφές, ζάχαρη,
• μια κούπα?
• φάρμακα ·
• καλλυντικά.

Μια καταιγίδα αγανάκτησης μπορεί να ξεσπάσει πάνω από την κούπα: λίγοι άνθρωποι είναι έτοιμοι να τα βγάλουν με την απουσία τους στο τραπέζι. Λοιπόν, αν δεν σας ενοχλεί, αφήστε το στο χέρι, αλλά μην ξεχάσετε να το κρατήσετε καθαρό.

Ανάλυση χαρτιού

Ο καθαρισμός των χαρτιών είναι ένα ολισθηρό θέμα, επειδή είναι δύσκολο να δώσουμε γενικές συμβουλές εδώ. Όλα εξαρτώνται από την οργάνωση της δουλειάς σας.

Το κύριο πράγμα που πρέπει να θυμάστε κατά την ανάλυση εγγράφων: ο στόχος σας είναι να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασιών.

Τρεις βασικές συμβουλές που θα ταιριάζουν σχεδόν σε όλους:

• Αγοράστε έναν διοργανωτή για να ταιριάξετε τις ανάγκες σας. Τα έγγραφα πρέπει σε κάθε περίπτωση να χωριστούν σε ομάδες. Για παράδειγμα, απαιτούν άμεση προσοχή, μη επείγουσα, αναφορά, αρχειοθέτηση και αυτά που πρέπει να σταλούν κάπου.
• Αποθηκεύστε τα έγγραφα κάθετα, όχι σε στοίβα. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιείτε πολύχρωμους φακέλους και να τις τοποθετείτε σε έναν οργανωτή με κατακόρυφα τμήματα έτσι ώστε να είναι ορατές οι "ρίζες".
• Τοποθετήστε μια "ζώνη ασφαλείας". Όταν οργανώνετε τίποτα, είναι δύσκολο να το κάνετε χωρίς το φάκελο Διάφορα. Πάρτε τον εαυτό σας ένα κουτί, καλάθι ή κουτί όπου όλα τα χαρτιά ή τα αντικείμενα που δεν έχετε καταλάβει θα πέσουν. Και κάνετε έναν κανόνα: αποσυναρμολογήστε αυτό το κουτί μία φορά την ημέρα ή μία φορά την εβδομάδα.

Ολοκαίνουργιος υπολογιστής

Μην ξεχνάτε ότι έχετε μια άλλη επιφάνεια εργασίας - στην οθόνη.

• Δημιουργήστε πολλούς φακέλους και διανείμετε ηλεκτρονικά έγγραφα με τον ίδιο τρόπο όπως το χαρτί. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε ένα φάκελο "buffer".
• Καταργήστε τις συντομεύσεις από προγράμματα που δεν χρησιμοποιείτε από την επιφάνεια εργασίας.
• Αν μια προσωπική φωτογραφία χρησιμοποιείται ως ταπετσαρία, γνωρίζετε ήδη ότι αυτή είναι μια κακή ιδέα. Επιλέξτε κάτι ουδέτερο, χωρίς έντονα χρώματα, έντονη αντίθεση και μείγμα σχημάτων.
• Κλείστε τις μη απαραίτητες καρτέλες στο πρόγραμμα περιήγησης.

Μην το παρακάνετε

Έχοντας βυθιστεί στη διαδικασία της τακτοποίησης των πραγμάτων, μην ξεχνάτε ότι η φανατική προσέγγιση σε αυτό το θέμα δεν έχει ποτέ δικαιολογηθεί.Εταιρείες στις οποίες η διοίκηση παρακολουθεί αυστηρά την «αποστειρωμένη» καθαριότητα των θέσεων εργασίας και η απουσία προσωπικών αντικειμένων στα τραπέζια των εργαζομένων δεν παρουσιάζουν εντυπωσιακά αποτελέσματα. Αντίθετα, με την εισαγωγή αυτών των παραγγελιών, η παραγωγικότητα των υπαλλήλων γραφείου μειώνεται κατά περίπου 15%.

Οι ψυχολόγοι συστήνουν να βρεθεί μια θέση στο χώρο εργασίας για αντικείμενα που θα ενεργούν με τρόπο ειρηνικό. Μπορεί να είναι ένα φυτό σε μια μικρή κατσαρόλα, ένα τραπέζι με επιβλητική επιγραφή, κάποιο ειδώλιο που δεν είναι υπερκορεσμένο με λεπτομέρειες ή ένα μαλακό μαξιλάρι σε μια καρέκλα γραφείου. Το κύριο πράγμα είναι να επιλέξετε ένα πράγμα που δεν θα προσελκύσει την προσοχή σας.

Για το χάος δεν επέστρεψε

Το κύριο μυστικό για να αντιμετωπίσετε το χάος στο χώρο εργασίας είναι να πετάξετε την περίσσεια και να μην ξεπεράσετε με νέα. Μερικές φορές υποτιμούμε το τεράστιο ποσοστό των συναισθηματικών πόρων που συνδέονται με τα άχρηστα πράγματα.

Μια ενδιαφέρουσα μελέτη διεξήχθη σε ένα πανεπιστήμιο των ΗΠΑ. Σε μια ομάδα ανθρώπων, όλοι έδωσαν ένα φλιτζάνι και ζήτησαν για λίγο να το κρατήσουν στα χέρια τους. Στη συνέχεια, ανακοίνωσαν ότι τα κύπελλα θα γίνουν πολλά από τη δημοπρασία, στην οποία θα συμμετάσχουν τα θέματα. Το πείραμα έδειξε: όσο περισσότερο ένα άτομο κρατούσε ένα φλιτζάνι στα χέρια του, τόσο μεγαλύτερο ήταν το ποσό που ήταν έτοιμος να πληρώσει γι 'αυτό. Και αυτό παρά το γεγονός ότι πριν από αυτό δεν χρειαζόταν ένα φλιτζάνι.

Η τήρηση της τάξης πρέπει να είναι μια συνειδητή διαδικασία. Αναλύστε τι βλέπετε μπροστά σας και αφαιρέστε τα πράγματα που δημιουργούν χάος. Αφήνοντας το γραφείο στο τέλος της ημέρας, ρίξτε μια ματιά γύρω από το τραπέζι και ρωτήστε τον εαυτό σας την ερώτηση: ποιο από αυτά θα με εμποδίσει να συγκεντρωθώ αύριο;