Paras tapa säilyttää puhtaus työpaikalla

Kuten tutkimukset ovat osoittaneet, häiriön vuoksi ihminen menettää noin tunnin aikansa päivittäin - sinun on täytynyt olla kuullut tämä motivoiva kauhu tarina useammin kuin kerran. Puhumattakaan siitä, että kaaos vain hermoihin: kaikki näyttää olevan käsillä, mutta joudut jatkuvasti etsimään jotain. Työpaikan pitäminen puhtaana on todella tärkeää, mutta ei niin yksinkertaista kuin miltä se kuulostaa. Tehtävä näyttää olevan yksinkertainen, mutta jopa suuret yritykset, joiden johto on pakkomielle järjestystä ja on valmis investoimaan paljon rahaa, epäonnistui tehtävässä.

tavoitteet

Ennen kuin aloitat luomasi kaaoksen talkaisemisen, vastaa yksinkertaiseen kysymykseesi: miksi? Mitä haluat saavuttaa tuloksena?

Marie Kondo muotoili ajatuksen täydellisesti: "Puhdistuksen tarkoituksena on palata luonnolliseen rauhalliseen tilaan."

Tuomme puhtautta ei puhtauden, vaan sisäisen harmonian vuoksi. Työpaikalla ihmisen tulee olla rauhallinen ja mukava. Mitä tähän tarvitaan?

• Puhdas tietoalue.

Toimistotyöntekijät työskentelevät yleensä tiedon kanssa. Mitä suurempi ja monipuolisempi tietovirta on, sitä vaikeampaa henkilöllä on suorittaa hänelle osoitettu tehtävä. Siksi kaikkien työasiakirjojen jättäminen näkyviin tai näytön ripustaminen monien muistutuksia sisältävien tarrojen kanssa on epäonnistunut taktiikka. Sama pätee pikaviesteihin, jotka ovat peräisin pikaviesteistä tai sähköpostista.

• Asioiden puuttuminen, jotka häiritsevät keskittymistä tai rajoittavat liikettä.

Ensinnäkin, töihin tarvitaan vapaa työkenttä. Jos A4-muodossa olevan asiakirjan allekirjoittamiseksi joudut puristumaan palaksi ja työnnä häiritseviä esineitä kyynärpäällä, työpaikkasi vaatii uudelleenorganisointia.

Toiseksi henkilökohtaisen ei tulisi häiritä työntekijää. Kehykset, joissa on perhevalokuvia ja lomasta tuotavia matkamuistoja, eivät anna sinun keskittyä täysin - tämä on totta. Vaikka emme huomaa tätä, aivot vangitsevat silti kuvia ja käyttävät resursseja niiden käsittelyyn, koska perhe ja vapaa-aika ovat käsitteitä kategoriasta “Tärkeää”.

Mistä aloittaa?

Jos järjestät vain kohteita työpöydällesi yrittämällä ryhmitellä niitä tehokkaasti, menetät varmasti sen pahamaineisen tunnin. Sinun on toimittava eri tavalla.

Tehtävänä on täysin vapauttaa ja puhdistaa työpaikka. Tavoitteesi:

• esineiden puhtaus;
• visuaalinen puhtaus;
• tietokentän puhtaus.

Tämä tarkoittaa, että ensin sinun on poistettava kaikki pöydästä ja yöpöydältä. Laita asiat suureen laatikkoon, tuolille, seuraavaan pöytään.

Ota nyt kostea liina tai erityiset pyyhkeet ja pyyhi varovasti näyttö, näppäimistö, hiiri, työtaso, yöpöytä (sisälle ja ulos).

Muista laittaa roskakori sen viereen - kaikki tarpeeton lentää varmasti siihen valmisteluvaiheessa.

Laita kaikki tarvitsemasi paikkoihin

Ensinnäkin, palautamme näytön, näppäimistön ja hiiren pöytään. Järjestä ne siten, että näytön tulisi olla 45-50 cm: n etäisyydellä silmistä, ja syöttölaitteet eivät saisi teitä nousemaan.

Ja nyt on aika lopettaa ja miettiä. Mitä muuta tarvitset työhön?

• Office. Jos sinulla on 10 kuulakärkikynää, jätä yksi. Muutama kynät ja teroitin? Teroita yksi lyijykynä ja laita teroitin yöpöydän laatikkoon. Eraser? Jos tarvitset sitä, sen paikka on lyijykynän vieressä. Jätä sanalla sanoen pöydälle kaikki paperitavarat, joita käytät päivittäin, mutta yhdessä kappaleessa. Se voi olla sakset, korjausneste, värimerkit, paperiliittimet.Laita ne lasiin tai laatikkoon ja loput kynäkoteloon tai -laatikkoon. Käsittelemme ylimääräisiä tuotteita myöhemmin.
• Työkalut. Laitteita, jotka vievät paljon tilaa, ei tule säilyttää pöydällä. Todennäköisesti et käytä reikää ja sinettejä joka tunti - niitä voidaan pitää yöpöydässä. Mutta pieni nitoja ei vahingoita - jätämme sen työpöydän järjestäjään. Laskimen paikka määritetään ottaen huomioon työn luonne: jos sitä käytetään jatkuvasti, on syytä pitää se työpöydällä.
• Puhelimeen. Viestintävälineiden tulisi tietysti olla lähellä. Jos puhelin on paikallaan, aseta se siten, että luuria nostettaessa kaapeli ei kosketa muita esineitä.
• Päiväkirja, purjelentokone. Työsuunnitelmainen aikakauslehti sijoitetaan yleensä pöydän vasempaan nurkkaan - siellä se ei häiritse, mutta on aina käden ulottuvilla.
• Lamppu. Jos tarvitset pöytävalaisinta, järjestä se omien ominaisuuksienne mukaan (oikeakätisille - vasemmalla, vasemmistolaisille - oikealla). Älä tartu siihen ylimääräisillä esineillä!

Sen jälkeen on vielä tehtävä työmateriaalien varastointi - ja asioiden järjestämistä pöydälle voidaan pitää valmista.

Uudelleen organisointi yöpöydät

Toimiston yöpöydässä on yleensä kolme laatikkoa. Jokaista niistä tulisi käyttää tietyn tavararyhmän tallentamiseen.

Ylälaatikko on se, mitä käytämme useammin kuin kerran viikossa. Se voi olla:

• Tulosta,
• rei'itys
• sakset,
• teroitin
• tarroja,
• lautasliinat toimistolaitteisiin,
• paperiliittimet.

Keskimmäinen laatikko - varaosat ja mitä käytetään harvoin:

• uusi toimisto "varastossa" - muistikirjat, tarrat, paperi jne .;
• varakynät, lyijykynät ja tussit, jotka olet poistanut pöydältä.

Toista laatikkoa hoidettaessa joudut käsittelemään niitä esineitä, jotka eivät löytäneet tilaa pöydältä edellisessä vaiheessa:

1. Kaikki kuivatut kynät ja tussit, lyijykynät, kirjoitetut paperit ja likaiset pyyhekumit heitetään armottomasti pois - ne eivät todellakaan ole enää hyödyllisiä.
2. Laita käyttökelpoinen toimisto kynäkoteloon tai pieneen laatikkoon (tämä on tärkeää!) Ja lähetä se keskimmäiseen laatikkoon.

Alalaatikko on yksityinen:

• paperihuivit;
• kosteat pyyhkeet;
• tee, kahvi, sokeri;
• muki;
• lääkkeitä;
• kosmetiikkaa.

Mukin yli voi puhkeaa nörsky myrsky: harvat ihmiset ovat valmiita sietämään sen puuttumista pöydälle. No, jos se ei häiritse sinua, jätä se käden ulottuville, mutta älä unohda pitää se puhtaana.

Paperin jäsentäminen

Lehtien siivoaminen on liukas aihe, koska on vaikea antaa yleisiä neuvoja. Kaikki riippuu siitä, kuinka työsi on järjestetty.

Tärkeintä muistaa papereita jäsentäessäsi: tavoitteena on virtaviivaistaa työnkulkua.

Kolme päävinkkiä, jotka sopivat melkein kaikille:

• Osta järjestäjä tarpeitasi vastaavaksi. Asiakirjat on joka tapauksessa jaettava ryhmiin. Esimerkiksi välittömän huomion vaatiminen, ei-kiireellinen, raportointi, arkistointi ja ne, jotka on lähetettävä jonnekin.
• Säilytä asiakirjoja pystysuunnassa, ei nippuina. On parasta käyttää monivärisiä kansioita ja sijoittaa ne järjestäjään, jossa on pystysuorat leikkeet, jotta ”juuret” ovat näkyvissä.
• Järjestä “puskurivyöhyke”. Jos järjestät jotain, on vaikea tehdä ilman Sekalaiset-kansiota. Hanki itsellesi laatikko, kori tai laatikko, johon kaikki paperit tai esineet, joita et ole tajunnut, putoavat. Ja tee sääntö: pura tämä laatikko kerran päivässä tai kerran viikossa.

Upouusi tietokone

Älä unohda, että sinulla on toinen työpöytä - näyttöruudulla.

• Luo useita kansioita ja jaa elektroniset asiakirjat samalla tavalla kuin paperi. Älä unohda tehdä ”puskuri” -kansiota.
• Poista työpöydältä pikakuvakkeet ohjelmista, joita et käytä.
• Jos henkilökohtaista valokuvaa käytetään taustakuvana, tiedät jo, että tämä on huono idea. Valitse jotain neutraalia, ilman kirkkaita värejä, voimakasta kontrastia ja sekoitusta muotoja.
• Sulje tarpeettomat välilehdet selaimessa.

Älä liioittele sitä

Kun olet syventynyt asioiden järjestämiseen, älä unohda, että fanaattinen lähestymistapa tässä asiassa ei ole koskaan oikeuttanut itseään.Yritykset, joissa johto tarkkaan valvoo työpaikkojen "steriiliä" puhtautta ja että henkilökohtaisia ​​esineitä ei ole työntekijöiden pöydissä, eivät näytä vaikuttavia tuloksia. Päinvastoin, kun tällaisia ​​tilauksia otetaan käyttöön, toimistotyöntekijöiden tuottavuus laskee noin 15%.

Psykologit suosittelevat työtilasta paikan löytämistä kohteille, jotka toimivat rauhallisesti. Se voi olla pienessä ruukussa oleva kasvi, motivoivalla pöytälaatalla, jokin hahmo, joka ei ole ylikyllä ​​yksityiskohtien kanssa, tai pehmeä tyyny työtuolilla. Tärkeintä on valita asia, joka ei kiinnitä huomiota.

Sotkua ei palannut

Tärkein salaisuus kaaoksen kohtaamiseen työpaikoilla on heittää ylimääräinen pois eikä kasvaa uudella. Me aliarvioimme toisinaan valtavan määrän emotionaalisia resursseja, jotka kiinnittyvät turhaan asioihin.

Mielenkiintoinen tutkimus tehtiin Yhdysvaltain yliopistossa. Jokaisessa ihmisryhmässä jokaiselle annettiin kuppi ja pyydettiin hetkeksi pitämään sitä kädessään. Sitten he ilmoittivat, että kupeista tulee paljon huutokauppaa, johon koehenkilöt osallistuvat. Kokeilu osoitti: mitä kauemmin henkilö piti kuppia käsissään, sitä suuremman summan hän oli valmis maksamaan siitä. Ja siitä huolimatta, että ennen sitä hän ei tarvinnut kuppia.

Järjestyksen pitämisen on oltava tietoinen prosessi. Analysoi edessäsi näkemiäsi ja puhdista kaaosta aiheuttavat asiat. Poistuessasi toimistosta päivän päätteeksi, katsokaa pöydän ympärille ja kysy itseltäsi kysymys: mitkä näistä estävät minua keskittymästä huomenna?