Kuinka kätevää on pitää asiakirjoja kotona?

Käytössämme on monia tilanteita, joissa käytämme vakuutuksia, varmenteita, varmenteita. Siksi, jotta tarvittavat paperit ovat käsillä, ihmiset pakotetaan säilyttämään asiakirjat kotona. Mutta kuinka tehdä se oikein, jotta mitään ei menetetä tai pilaantu?

Mitä asiakirjoja on säilytettävä?

Jokaisella nykyajan ihmisellä on paljon papereita kaikkiin tilanteisiin. Mutta kaikkia niistä ei pidä säilyttää.

Luettelemme asiakirjat, jotka sinulla on oltava kotona:

• Luettelo avataan passeilla ja muilla perheen asiakirjoilla. Esimerkiksi testamentit, todistukset.
• Kiinteistöihin ja kuljetuksiin liittyvät tiedustelut, valtakirjat, kuitit ja muut.
• Koulutuksen saatavuutta osoittavat tutkintotodistukset, tutkintotodistukset, todistukset ja todistukset
• Ammatilliseen toimintaan liittyvä paperi: työkirjat, sopimukset, sopimukset.
• Kyselyn tulokset, lääketieteelliset käytännöt ja kortit.
• Takuukortit, kodinkoneiden ja huonekalujen tarkastukset.
• Veroon liittyvä paperi.

Voit valita erikseen elektroniset asiakirjat tai vain tiedot digitaalisessa muodossa. Yleensä ne vastaavat yhtä edellä mainituista tavaroista ja ovat myös varastoinnin alaisia.

Kuinka kauan paperia tulisi varastoida?

Asiakirjat voidaan jakaa tallennusajan mukaan. Se riippuu kunkin kuoren kestosta.

• Pysyvä. Tällaisten lehtien tulisi aina olla käden ulottuvilla. Nämä ovat avioliitto-, syntymätodistukset, koulutusta vahvistavat tutkintotodistukset, lääketieteelliset tiedot, notaaritiedot, testamentit, eläketodistukset.
• Pitkäaikainen. Asiakirjoja kiinteistöjä, autoa ja kalliita asioita varten. Ne sisältävät myös ammattipapereita. Täällä voit myös määrittää sekit, kuitit. Tämä on jotain, jota säilytetään pitkään ja joka on merkityksellinen tietyn ajan.
• Lyhytaikainen. Lääkäreiden, lakimiesten ja opettajien palveluita koskevia tutkimuksia suositellaan säilyttämään kolme vuotta. Hyödyllisyyssopimuksissa ja otteissa oletetaan sama jakso.
• Hyödytön. Voit heittää heti pois tarpeettoman koulutuksen, informaatiomateriaalit, ohjeet perusteellisesti tutkituille asioille, palkanlaskutoimitukset ja paljon muuta.

Erikseen voidaan todeta valinnaiset asiakirjat, joilla on kuitenkin suuri merkitys omistajilleen. Näitä ovat henkilökohtaiset päiväkirjat, muistiinpanot, valokuvat ja muut muistoesineet. Yleensä sellaisia ​​asioita varastoidaan myös pitkään.

Siksi on suotavaa heittää pois kaikki sellainen, jota ei tällä hetkellä käytetä ja josta ei voi olla hyötyä tulevaisuudessa. Jotta ylläpitäisit järjestystä, sinun on puhdistettava säännöllisesti roskakorisi ja päästävä eroon kertyneistä roskista jäsentäessä todella tärkeitä asiakirjoja.

Varastointivinkit

Yleensä useimmissa kodeissa paperi varastoidaan vakiona.

1. Ensinnäkin asiakirjat lajitellaan suunnan mukaan: koti, työntekijät, lääkärit ja muut.
2. Sitten ne sijoitetaan allekirjoitettuihin kansioihin, jotka eivät ehdottomasti anna sinun sekoittaa papereita.
3. Tuloksena olevat sarjat laitetaan erilliseen laatikkoon tai pussiin. Muuten, mukavuuden vuoksi osiot tehdään usein "säiliön" sisälle, mikä ei salli kansioiden sekoittumista. Samanaikaisesti sinun on varmistettava, että säilytyspaikkaan ei pääse lapsia ja eläimiä, vaan se sijaitsee kätevästi käyttöä varten.

On hyvä idea tallentaa usein käytetyt henkilökohtaiset asiakirjat erikseen. Passi, lääketieteellinen kortti, TIN ja eläketodistus järjestetään mukavasti muovipusseihin, jotka on lukittu liukusäätimelle.Tällaiset pakkaukset ovat ilmatiiviit ja pitävät sisällön täydellisessä järjestyksessä estäen sitä esimerkiksi kastumasta. Samanaikaisesti terveyteen liittyvät asiakirjat olisi säilytettävä mahdollisimman helposti saatavissa - jotta et menetä aikaa, jos niitä tarvitaan kiireellisesti.

On oikein, että kotona on aina valokopioita tärkeistä papereista. Tapauksia on kaikenlaisia, ja tällainen varaus voi auttaa odottamattomassa tilanteessa.

Erityisen tärkeät asiakirjat voidaan sijoittaa tallelokeroon. Nykyaikaiset markkinat tarjoavat laajan valikoiman varastoja, jotta jokainen ostaja voi valita jotain itselleen sopivaa. Vain on parempi säilyttää asiakirjat turvallisessa paikassa kuin muovikansioissa - tulipalon sattuessa niitä muodostava materiaali sulaa nopeammin kuin paperi.

Ei-triviaalit tavat tallentaa asiakirjoja

Vaikuttaako kuvattu tylsältä? Sillä ei ole väliä! On mielenkiintoisempia ja helpompia tapoja varastoida paperit.

• • Järjestäjätaulu. Tällaiselle laitteelle on monia vaihtoehtoja. Yksinkertaisimmassa muodossaan se on paneeli, johon paperi kiinnitetään painikkeilla. Monimutkaisemmissa versioissa levyllä voi olla pienet laatikot ja ripustettavat kiinnikkeet.

• • Mini lipasto. Se on täsmälleen sama kuin tavallinen lipasto, mutta paljon pienempi. Asiakirjojen tallentaminen siihen on erittäin kätevää. Lajiteltuina eri osastoihin ne eivät eksy koskaan! Kotelossa olevat laatikot voivat olla erikokoisia: pienet - pienille paperille, suuret - piirustuksille.

• • Riippuva laatikko. Vain pieni laatikko tai kori, joka on kiinnitetty seinälle postilaatikon tapaan. Tällaisessa käytävällä sijaitsevassa asunnossa on kätevä tallentaa tuodut kirjeet ja kuitit.

• • Tasku kirjekuori. Se on samanlainen kuin edellinen versio, mutta se ei ole laatikko, vaan kirjekuori. Voit kiinnittää sen pöytään, jääkaappiin, kaappiin. Voit tallentaa väliaikaisesti tarvittavia asiakirjoja viemättä arvokasta tilaa.

• • Jätepaperikori. Ei, ei roskakoria - erityistä, varastointia varten. Se laitetaan pöydälle tai kaappiin, siinä voi olla useita osastoja. Yksinkertainen, edullinen, mutta tehokas tapa tallentaa asiakirjoja.

• • Usein käytettyjä papereita voidaan pitää kansiossa. Siinä on kantokahva. Suunniteltu siten, että asiakirjat eivät ole ryppyisiä siinä. Suunniteltu yleensä A4-paperille. Tarvittaessa voit vain tarttua salkun kansioon ja ajaa ympäri, jotta ei tuhlata aikaa oikeiden kuorten etsimiseen.

Käytämme digitaalitekniikkaa

Lääkkeitä, laitteita ja toimistolaitteita koskevat ohjeet vievät paljon tilaa. Niiden tallentaminen sähköisesti on paljon helpompaa. Tätä varten sinun on löydettävä samat tiedot Internetistä ja verrattava niitä materiaalilähteessä käytettävissä oleviin tietoihin henkilöllisyyden varmistamiseksi. Voit vain valokuvata ohjeet ja tallentaa ne tietokoneesi kansioon. Valitse vain jälkimmäinen, jotta et vahingossa poista sitä vahingossa. Toinen kopio tuloksena olevista tiedostoista on parempi kirjoittaa ulkoiselle tallennusvälineelle, kuten muistikortille, tai lähettää pilvivarastoon.

Joka tapauksessa voit skannata loput asiakirjat. Mutta silloin sinun tulisi huolehtia elektronisen järjestelmän turvallisuudesta mahdolliselta hakkerihyökkäyksiltä. Kukaan ei pidä henkilökohtaisten tietojen vuotamisesta Internetissä.

Muuten, tietokoneen tai matkapuhelimen käyttäminen on kätevää seurata arvopapereiden voimassaoloaikaa. Riittää, että kirjoitat vain tarvittavat päivämäärät kalenteriin, jotta elektroniikkalaite ilmoittaa tietyn kuoren voimassaoloajan päättymisen. Sitten jää vain päästä eroon tarpeettomasta paperista.

Ehkä pääasiallinen asiakirjojen säilyttämisen sääntö kotona kuulostaa yksinkertaiselta: kotitalouspapereilla työskentelemisen perusteellisuus ja säännöllisyys ovat tae siitä, että oikea asiakirja ei katoa tärkeimmässä vaiheessa.

Kaikkia asiakirjoja ei kannata säilyttää. Mutta on monia kirjoituksia, jotka jokaisella meistä pitäisi olla kanssamme. Ne on pidettävä turvallisissa ja syrjäisissä, mutta melko helposti saavutettavissa paikoissa. Voit tehdä asiakirjoista elektronisia ja tavallisia kopioita - ne ovat todennäköisesti hyödyllisiä. Joka tapauksessa paperien tarkka säilytys ja huolellinen lajittelu auttavat pitämään ne ehjinä.