L'approccio migliore per mantenere la pulizia sul posto di lavoro

Come hanno dimostrato gli studi, a causa del disturbo, una persona perde circa un'ora del suo tempo ogni giorno - devi aver sentito questa storia horror motivante più di una volta. Per non parlare del fatto che il caos ti dà solo sui nervi: tutto sembra essere a portata di mano, ma devi costantemente cercare qualcosa. Mantenere il posto di lavoro pulito è davvero importante, ma non così semplice come sembra. Il compito sembra essere semplice, ma anche le grandi aziende il cui management è ossessionato dall'ordine ed è pronto a investire un sacco di soldi hanno fallito la missione.

obiettivi

Prima di iniziare l'addomesticamento del caos che hai creato, rispondi alla tua semplice domanda: perché? Cosa vuoi ottenere di conseguenza?

Il pensiero è stato perfettamente formulato da Marie Kondo: "Lo scopo della pulizia è un ritorno a uno stato di calma naturale".

Portiamo purezza non per amore della purezza, ma per amore dell'armonia interiore. Sul posto di lavoro, una persona dovrebbe essere calma e confortevole. Cosa è necessario per questo?

• Pulire lo spazio informazioni.

Il personale dell'ufficio di solito lavora con le informazioni. Più è ampio e diversificato il flusso di informazioni, più è difficile per una persona completare il compito assegnatogli. Pertanto, lasciare tutti i documenti di lavoro in vista o appendere il monitor con molti adesivi con promemoria è una tattica senza successo. Lo stesso vale per le notifiche popup di messaggistica istantanea o e-mail.

• L'assenza di cose che interferiscono con la concentrazione o limitano il movimento.

In primo luogo, per funzionare è necessario un campo di lavoro gratuito. Se, per firmare un documento in formato A4, devi schiacciare un grumo e spingere i tuoi oggetti interferenti con il gomito, il tuo posto di lavoro richiede una riorganizzazione.

In secondo luogo, il personale non dovrebbe interferire con il lavoratore. Le cornici con foto di famiglia e souvenir portati dalle vacanze non ti consentono di concentrarti completamente: questo è un dato di fatto. Anche se non lo notiamo, il cervello cattura ancora immagini e spende risorse per la loro elaborazione, perché famiglia e rilassamento sono concetti della categoria "Importante".

Da dove cominciare?

Se riorganizzi semplicemente gli oggetti sul desktop, cercando di raggrupparli in modo efficace, perderai sicuramente quell'ora famigerata. Devi agire diversamente.

Il compito è liberare e pulire completamente l'ambiente di lavoro. I tuoi obiettivi:

• purezza degli oggetti;
• pulizia visiva;
• purezza del campo informativo.

Ciò significa che per prima cosa è necessario rimuovere tutto dal tavolo e dal comodino. Metti le cose in una grande scatola, su una sedia, sul tavolo accanto.

Ora prendi un panno umido o salviette speciali e pulisci accuratamente monitor, tastiera, mouse, piano di lavoro, comodino (dentro e fuori).

Non dimenticare di mettere accanto il cestino della spazzatura: tutto ciò che è superfluo ti volerà sicuramente in fase preparatoria.

Mettere tutto il necessario in luoghi

Prima di tutto, riportiamo il monitor, la tastiera e il mouse sul tavolo. Disporli in modo che lo schermo sia a una distanza di 45-50 cm dagli occhi e i dispositivi di input non ti facciano gobbare.

Ora è il momento di fermarsi e pensare. Cos'altro ti serve per lavorare?

• L'ufficio. Se hai 10 penne a sfera, lasciane una. Qualche matita e un temperino? Affila una matita e metti l'affilatoio nel cassetto del comodino. Eraser? Se ne hai bisogno, allora il suo posto è vicino alla matita. In una parola, lascia sul tavolo tutta la cartoleria che usi tutti i giorni, ma in una copia. Può essere forbici, liquido correttore, pennarelli colorati, graffette.Mettili in un bicchiere o un organizzatore e il resto in un astuccio o scatola. Tratteremo gli articoli in eccesso in seguito.
• Strumenti. I dispositivi che occupano molto spazio non devono essere archiviati su un tavolo. Molto probabilmente, non usi un perforatore e sigilli ogni ora: possono essere conservati in un comodino. Ma la piccola pinzatrice non fa male: la lasciamo nell'organizzatore del desktop. Il posto per la calcolatrice viene determinato tenendo conto della natura del lavoro: se viene utilizzato costantemente, vale la pena tenerlo sul desktop.
• Telefono. Naturalmente, i mezzi di comunicazione dovrebbero essere vicini. Se il telefono è fermo, impostarlo in modo che quando si solleva il microtelefono, il cavo non tocchi altri oggetti.
• Diario, aliante. Una rivista con un piano di lavoro viene solitamente posizionata nell'angolo sinistro del tavolo: lì non interferirà, ma sarà sempre a portata di mano.
• La lampada. Se hai bisogno di una lampada da tavolo, disponila in base alle tue caratteristiche (per i mancini - a sinistra, per i mancini - a destra). Non aggrapparti ad esso con oggetti in eccesso!

Dopodiché, rimane a che fare con lo stoccaggio dei materiali di lavoro - e mettere le cose in ordine sul tavolo può essere considerato completato.

Comodini di riorganizzazione

In un comodino da ufficio di solito ci sono tre cassetti. Ognuno di essi dovrebbe essere utilizzato per memorizzare una determinata categoria di articoli.

Il primo cassetto è quello che usiamo più spesso di una volta alla settimana. Può essere:

• Stampa,
• perforazione
• forbici,
• affilacoltelli
• adesivi,
• tovaglioli per apparecchiature per ufficio,
• graffette.

Scatola centrale - materiali di ricambio e ciò che viene usato raramente:

• nuovo ufficio "in riserva" - quaderni, adesivi, carta, ecc .;
• penne di ricambio, matite e pennarelli rimossi dal tavolo.

Equipaggiando il secondo cassetto, dovrai occuparti di quegli oggetti che non hanno trovato spazio sul tavolo nel passaggio precedente:

1. Tutte le penne e pennarelli inariditi, i "pezzetti" di matite, i fogli scarabocchiati e le gomme sporche vengono gettati senza pietà - sicuramente non saranno più utili.
2. Metti l'ufficio utilizzabile in un astuccio o in una piccola scatola (questo è importante!) E invialo nella scatola centrale.

Il cassetto in basso è privato:

• sciarpe di carta;
• salviette umidificate;
• tè, caffè, zucchero;
• una tazza;
• farmaci;
• cosmetici.

Una tempesta di indignazione può esplodere sopra la tazza: poche persone sono pronte a sopportare la sua assenza sul tavolo. Bene, se non ti disturba, lascialo a portata di mano, ma non dimenticare di tenerlo pulito.

Parsing paper

La pulizia delle carte è un argomento scivoloso, perché è difficile dare consigli generali qui. Tutto dipende da come è organizzato il tuo lavoro.

La cosa principale da ricordare durante l'analisi dei documenti: il tuo obiettivo è semplificare i flussi di lavoro.

Tre consigli principali adatti a quasi tutti:

• Acquista un organizzatore adatto alle tue esigenze. I documenti devono comunque essere divisi in gruppi. Ad esempio, richiedono attenzione immediata, non urgente, rapporti, archiviazione e quelli che devono essere inviati da qualche parte.
• Conservare i documenti in verticale, non in pile. È meglio usare cartelle multicolori e posizionarle in un organizzatore con sezioni verticali in modo che le "radici" siano visibili.
• Disporre una "zona cuscinetto". Quando organizzi qualcosa, è difficile fare a meno della cartella Varie. Prendi una scatola, un cestino o una scatola in cui cadranno tutti i documenti o gli oggetti che non hai capito. E fai una regola: smonta questa scatola una volta al giorno o una volta alla settimana.

Computer nuovissimo

Non dimenticare che hai un altro desktop - sullo schermo del monitor.

• Crea diverse cartelle e distribuisci documenti elettronici allo stesso modo della carta. Non dimenticare di creare una cartella "buffer".
• Rimuovi le scorciatoie dai programmi che non usi dal desktop.
• Se una foto personale viene utilizzata come sfondo, sai già che questa è una cattiva idea. Scegli qualcosa di neutro, senza colori vivaci, un forte contrasto e un mix di forme.
• Chiudi le schede non necessarie nel browser.

Non andare troppo lontano

Essendosi tuffato nel processo di messa in ordine delle cose, non dimenticare che l'approccio fanatico in questa materia non si è mai giustificato.Le aziende in cui la direzione controlla rigorosamente la pulizia “sterile” dei posti di lavoro e l'assenza di oggetti personali sui tavoli dei dipendenti non mostrano risultati impressionanti. Al contrario, con l'introduzione di tali ordini, la produttività degli impiegati diminuisce di circa il 15%.

Gli psicologi raccomandano di trovare un posto nell'area di lavoro per oggetti che agiranno in modo pacificante. Può essere una pianta in un piccolo vaso, un piatto da tavolo con un'iscrizione motivante, una figurina che non è saturata di dettagli o un morbido cuscino su una sedia da ufficio. La cosa principale è scegliere una cosa che non attiri la tua attenzione.

Al casino non è tornato

Il principale segreto per affrontare il caos sul posto di lavoro è gettare via l'eccesso e non crescere di nuovo. A volte sottovalutiamo l'enorme percentuale di risorse emotive che vanno in attaccamento a cose inutili.

Un interessante studio è stato condotto presso un'università degli Stati Uniti. In un gruppo di persone, a tutti è stata consegnata una tazza e gli è stato chiesto per un po 'di tenerlo tra le mani. Poi hanno annunciato che le coppe sarebbero diventate molte dell'asta, a cui i soggetti avrebbero preso parte. L'esperimento ha mostrato: più a lungo una persona ha in mano una tazza, maggiore è l'importo che era pronto a pagare per questo. E questo nonostante il fatto che prima non avesse bisogno di una tazza.

Mantenere l'ordine deve essere un processo consapevole. Analizza ciò che vedi di fronte a te e togli le cose che creano il caos. Uscendo dall'ufficio alla fine della giornata, dai un'occhiata al tavolo e poniti la domanda: quale di questi mi impedirà di concentrarmi domani?