Quanto è conveniente tenere i documenti a casa?

Esistono molte situazioni in cui utilizziamo polizze assicurative, certificati, certificati. Pertanto, in modo che i documenti necessari siano a portata di mano, le persone sono costrette a tenere i documenti a casa. Ma come farlo correttamente in modo che nulla venga perso o rovinato?

Quali documenti devono essere archiviati?

Ogni persona moderna ha molti pezzi di carta per tutte le occasioni. Ma non vale la pena tenerli tutti.

Elenchiamo i documenti che devi avere a casa:

• L'elenco è aperto da passaporti e altri documenti familiari. Ad esempio testamenti, testimonianze.
• Richieste di informazioni, procure, ricevute e altro relative a beni immobili e trasporti.
• Diplomi, diplomi, certificati, certificati che confermano la disponibilità dell'istruzione.
• Documento relativo alle attività professionali: libri di lavoro, contratti, contratti.
• Risultati del sondaggio, politiche mediche e carte.
• Schede di garanzia, assegni per elettrodomestici e mobili.
• Documento fiscale.

Separatamente, è possibile selezionare documenti elettronici o solo dati in formato digitale. Di norma, corrispondono a uno dei suddetti articoli e sono anche soggetti a conservazione.

Per quanto tempo deve essere conservata la carta?

I documenti possono essere divisi per tempo di conservazione. Dipende dalla durata di ogni particolare crosta.

• Permanente. Tali documenti dovrebbero essere sempre a portata di mano. Si tratta di certificati di matrimonio, nascita, diplomi che confermano l'istruzione, dati medici, informazioni notarili, testamenti, certificati pensionistici.
• A lungo termine. Documenti per immobili, auto e cose costose. Includono anche documenti professionali. Qui puoi anche definire assegni, ricevute. Questo è qualcosa che viene memorizzato per lungo tempo e rimane rilevante per un certo periodo di tempo.
• A breve termine. Si consiglia di conservare le domande sui servizi di medici, avvocati e insegnanti per tre anni. Gli accordi di utilità e gli estratti assumono lo stesso periodo.
• Inutile. Puoi immediatamente buttare via la formazione non necessaria, il materiale informativo, le istruzioni per le cose attentamente studiate, i libri paga e altro ancora.

Separatamente, si possono notare documenti opzionali, che, tuttavia, sono di grande importanza per il loro proprietario. Questi includono diari personali, appunti, fotografie e altri cimeli. Di solito queste cose vengono anche memorizzate per molto tempo.

Pertanto, è auspicabile buttare via tutto ciò che non viene utilizzato al momento e che non può essere utile in futuro. Per mantenere l'ordine, è necessario pulire regolarmente i "bidoni" e sbarazzarsi dei detriti accumulati, analizzando al contempo documenti molto importanti.

Suggerimenti per la conservazione

Di norma, nella maggior parte delle case, la carta viene archiviata come standard.

1. In primo luogo, i documenti sono ordinati per direzione: casa, lavoratori, medici e altri.
2. Quindi vengono inseriti in cartelle firmate, che sicuramente non ti lasceranno confuso nei documenti.
3. I set risultanti vengono messi in una scatola o borsa separata. A proposito, per comodità, le partizioni sono spesso create all'interno del "contenitore" che non consente alle cartelle di mescolarsi. Allo stesso tempo, è necessario assicurarsi che il luogo di conservazione non sia accessibile a bambini e animali, ma che sia convenientemente utilizzabile.

È una buona idea tenere separati i documenti personali utilizzati di frequente. Un passaporto, una tessera sanitaria, un CIF e un certificato di pensione si sistemeranno comodamente in sacchetti di plastica bloccati su un dispositivo di scorrimento.Tali pacchetti sono ermetici e manterranno il contenuto in perfetto ordine, impedendogli, per esempio, di bagnarsi. Allo stesso tempo, i documenti relativi alla salute dovrebbero essere archiviati il ​​più accessibile possibile, in modo da non perdere tempo se sono urgentemente necessari.

È corretto avere sempre a casa fotocopie di documenti importanti. Esistono casi di ogni genere e una tale riserva può essere d'aiuto in una situazione imprevista.

Documenti particolarmente importanti possono essere collocati in una cassaforte. Il mercato moderno offre una vasta selezione di depositi, in modo che qualsiasi acquirente possa scegliere qualcosa adatto a se stesso. Solo è meglio conservare i documenti in una cassaforte, non nelle cartelle di plastica - in caso di incendio, il materiale che li compone si scioglie più velocemente della carta.

Modi non banali per archiviare documenti

Il descritto sembra noioso? Non importa! Esistono modi più interessanti e convenienti per conservare i documenti.

• • Organizer board. Ci sono molte opzioni per un tale dispositivo. Nella sua forma più semplice, è un pannello a cui è attaccata la carta con pulsanti. Nelle versioni più complesse, la scheda può avere piccoli cassetti e supporti sospesi.

• • Mini cassettiera. È esattamente lo stesso di una cassettiera normale, ma molto più piccola. È molto conveniente archiviare i documenti al suo interno. Essendo ordinati in diversi scomparti, non si perderanno mai! I cassetti in una cassettiera possono avere dimensioni diverse: piccolo - per piccoli pezzi di carta, grande - per disegni.

• • Scatola da appendere. Solo una piccola scatola o un cestino attaccato al muro come una cassetta postale. In una cosa del genere, situata nel corridoio, è conveniente conservare le lettere e le ricevute portate.

• • Busta tascabile. È simile alla versione precedente, ma non è una scatola, ma una busta. Puoi attaccarlo al tavolo, al frigorifero, al mobile. Consente di archiviare i documenti temporaneamente necessari senza occupare spazio prezioso.

• • Cestino della carta straccia. No, non un cestino - speciale, per la conservazione. È messo su un tavolo o in un armadio, può avere diversi scomparti. Un modo semplice, economico, ma efficace per archiviare i documenti.

• • I documenti utilizzati di frequente possono essere conservati in una cartella del portfolio. Ha una maniglia per il trasporto. Progettato in modo tale che i documenti non siano corrugati. Di solito progettato per carta A4. Se necessario, per non perdere tempo a cercare le giuste croste, puoi semplicemente prendere la cartella del portfolio e correre.

Usiamo la tecnologia digitale

Le istruzioni per medicinali, dispositivi e apparecchiature per ufficio occupano molto spazio. È molto più facile memorizzarli elettronicamente. Per fare ciò, è necessario trovare le stesse informazioni su Internet e confrontarle con quelle disponibili su una fonte materiale, per assicurarsi dell'identità. Puoi semplicemente fotografare le istruzioni e salvarle in una cartella sul tuo computer. Seleziona solo quest'ultimo in modo da non eliminarlo accidentalmente inavvertitamente. È meglio scrivere un'altra copia dei file risultanti su supporti esterni, come una scheda di memoria, o inviarli all'archivio nel cloud.

Nel caso, puoi scansionare il resto dei documenti. Ma allora dovresti occuparti della sicurezza del sistema elettronico da un possibile attacco di un hacker. A nessuno piacerà la perdita di dati personali su Internet.

A proposito, l'uso di un computer o di un telefono cellulare è conveniente per tenere traccia del periodo di validità dei titoli. È sufficiente inserire semplicemente le date necessarie nel "calendario" in modo che il dispositivo elettronico informi la fine del periodo di pertinenza di una particolare crosta. Quindi non resta che liberarsi della carta non necessaria.

Forse la regola principale per conservare i documenti a casa sembra semplice: la completezza e la regolarità del lavoro con i documenti di famiglia è la garanzia che il documento giusto non andrà perso nel momento più importante.

Non tutti i documenti meritano di essere archiviati. Ma ci sono molti documenti che ognuno di noi dovrebbe avere con noi. Devono essere tenuti in luoghi sicuri e appartati, ma abbastanza facilmente accessibili. Puoi fare copie elettroniche e ordinarie di documenti: probabilmente ti torneranno utili. In ogni caso, una conservazione accurata e un attento smistamento dei documenti aiuteranno a mantenerli intatti.