הגישה הטובה ביותר לשמירה על ניקיון במקום העבודה

כפי שמראים מחקרים, בגלל ההפרעה, אדם מאבד כשעה מזמנו בכל יום - בטח שמעת את סיפור האימה המניע הזה לא פעם. שלא לדבר על העובדה שהתוהו ובוהו פשוט מעצבן אותך: הכל נראה בהישג יד, אבל אתה כל הזמן צריך לחפש משהו. שמירה על נקיון במקום העבודה שלך היא חשובה באמת, אך לא כל כך פשוטה כפי שהיא נשמעת. המשימה נראית פשוטה, אך המשימה נכשלה אפילו על ידי חברות גדולות שההנהלה שלה אובססיבית לסדר ומוכנה להשקיע בה הרבה כסף.

יעדים

לפני שתתחיל לאלף הכאוס שיצרת, ענה על השאלה הפשוטה שלך: מדוע? מה אתה רוצה להשיג כתוצאה?

המחשבה נוסחה בצורה מושלמת על ידי מארי קונדו: "מטרת הניקיון היא חזרה למצב רגוע טבעי."

אנו מביאים טוהר לא לשם הטוהר, אלא לשם ההרמוניה הפנימית. במקום העבודה, אדם צריך להיות רגוע ונוח. מה דרוש לשם כך?

• מרחב מידע נקי.

צוות המשרד עובד בדרך כלל עם מידע. ככל שזרימת המידע גדולה ומגוונת יותר, כך קשה לאדם להשלים את המשימה שהוטלה עליו. לכן השארת כל מסמכי העבודה באופק או תליית המסך עם מדבקות רבות עם תזכורות זו טקטיקה לא מוצלחת. הדבר נכון גם לגבי התראות קופצות ממסרים מיידיים או אימיילים.

• היעדרם של דברים שמפריעים למיקוד או מגבילים את התנועה.

ראשית, כדי לעבוד אתה צריך תחום עבודה חופשי. אם, על מנת לחתום על מסמך בפורמט A4, עליכם להידחס לגוש ולדחוף את המרפקים שלכם עם המרפק, אז מקום העבודה שלכם דורש ארגון מחדש.

שנית, האישי לא צריך להפריע לעובד. מסגרות עם תמונות משפחתיות ומזכרות שהובאו מהחופשה אינן מאפשרות לכם להתרכז באופן מלא - זו עובדה. גם אם לא נשים לב לכך, המוח עדיין מצלם תמונות ומבזבז משאבים לעיבודן, מכיוון שמשפחה ופנאי הם מושגים מהקטגוריה "חשוב".

מאיפה להתחיל?

אם אתה פשוט מסדר מחדש אובייקטים בשולחן העבודה שלך, מנסה לקבץ אותם ביעילות, אתה בהחלט תאבד את אותה שעה ידועה לשמצה. אתה צריך להתנהג אחרת.

המשימה היא לשחרר ולנקות לחלוטין את מקום העבודה. המטרות שלך:

• טוהר הפריטים;
• ניקיון חזותי;
• טוהר שדה המידע.

משמעות הדבר היא כי ראשית עליכם להסיר הכל מהשולחן ומארון הלילה. שים את הדברים בקופסה גדולה, על כיסא, בשולחן הסמוך.

כעת קחו מטלית לחה או מגבונים מיוחדים ונגבו בזהירות את המסך, המקלדת, העכבר, שולחן השיש, שולחן הלילה (מבפנים ומבחוץ).

אל תשכח לשים את סל האשפה לצידו - כל מה שמיותר בהחלט יטוס לתוכו בשלב ההכנה.

להכניס את כל מה שאתה צריך למקומות

ראשית, אנו מחזירים את המסך, המקלדת והעכבר לשולחן. מקם אותם כך שהמסך צריך להיות במרחק של 45-50 ס"מ מהעיניים, ומכשירי כניסה לא צריכים לגרום לך לדבוק.

זה הזמן לעצור ולחשוב. מה עוד אתה צריך לעבודה?

• נייר מכתבים. אם יש לך 10 עטים כדורים, עזוב אחד. כמה עפרונות ומחדד? מחדד עיפרון אחד ושם את המחדד במגירת שידה. מחק? אם אתה זקוק לו, אז המקום שלו נמצא ליד העיפרון. במילה אחת, השאר על השולחן את כל המכתבים שבהם אתה משתמש כל יום, אך בעותק אחד. זה יכול להיות מספריים, נוזל תיקון, סמני צבע, מהדקי נייר.הכניסו אותם לכוס או לארגן, והשאר בתוך קלמר או קופסה. אנו נעסוק בפריטים עודפים בהמשך.
• כלים אסור לאחסן על השולחן מכשירים שתופסים מקום רב. סביר להניח שאינך משתמש בקונצן ואוטמים כל שעה - ניתן לשמור אותם בחדר שידות. אבל המהדק הקטן לא פוגע - אנו משאירים אותו במארגן שולחן העבודה. המקום עבור המחשבון נקבע תוך התחשבות באופי העבודה: אם משתמשים בו כל הזמן, כדאי לשמור אותו בשולחן העבודה.
• טלפון כמובן שאמצעי התקשורת צריכים להיות קרובים. אם הטלפון נייח, כוונו אותו כך שכאשר מרימים את המכשיר, הכבל לא ייגע בחפצים אחרים.
• יומן, דאון. בדרך כלל מכניסים מגזין עם תוכנית עבודה לפינה השמאלית של השולחן - שם הוא לא יפריע, אך הוא תמיד יהיה בהישג יד.
• המנורה. אם אתה זקוק למנורת שולחן, ואז מסדר אותה לפי המאפיינים שלך (לאנשים ימניים - משמאל, לאנשים שמאליים - מצד ימין). אל תיצמד אליו עם חפצים עודפים!

לאחר מכן, נותר לעסוק באחסון חומרי עבודה - והנחת הדברים על השולחן יכולה להיחשב כמושלמת.

ארגון מחדש של מיטות השידה

בשולחן מיטה משרדי יש בדרך כלל שלוש מגירות. יש להשתמש בכל אחד מהם לאחסון קטגוריה מסוימת של פריטים.

המגירה העליונה היא מה שאנו משתמשים לעתים קרובות יותר מפעם בשבוע. זה יכול להיות:

• הדפסה
• אגרוף חור
• מספריים
• מחדד
• מדבקות
• מפיות לציוד משרדי,
• קליפים נייר.

תיבה אמצעית - חומרים רזרביים ומה שמשמש לעיתים רחוקות:

• משרד חדש "במילואים" - מחברות, מדבקות, נייר וכו ';
• עטים עפרון, עפרונות וטושים שהסרת מהשולחן.

כשאתה משיג את המגירה השנייה תצטרך להתמודד עם אותם פריטים שלא מצאו מקום בשולחן בשלב הקודם:

1. כל העטים והטושים המיובשים, "פיסות" של עפרונות, ניירות מקושקשים ומחקים מלוכלכים נזרקים ללא רחם - הם בהחלט לא יהיו מועילים עוד.
2. הכניסו משרד שמיש לתוך קלמר או קופסא קטנה (זה חשוב!) ושלחו אותו לתיבה האמצעית.

המגירה התחתונה היא פרטית:

• צעיפי נייר;
• מגבונים לחים;
• תה, קפה, סוכר;
• ספל;
• תרופות;
• קוסמטיקה.

סערת התמרמרות עשויה לפרוץ מעל הספל: מעט אנשים מוכנים להשלים עם היעדרו על השולחן. ובכן, אם זה לא מפריע לך, השאר אותו בהישג יד, אך אל תשכח לשמור על ניקיון.

נייר ניתוח

ניקוי העיתונים הוא נושא חלקלק, מכיוון שקשה לתת כאן עצות כלליות. הכל תלוי באופן העבודה שלך.

הדבר העיקרי שיש לזכור בעת ניתוח ניירות: המטרה שלך היא לייעל את זרימות העבודה.

שלושה טיפים עיקריים שיתאימו כמעט לכולם:

• קנו מארגן שיתאים לצרכים שלכם. מסמכים בכל מקרה צריכים להיות מחולקים לקבוצות. לדוגמא, דרישת התייחסות מיידית, לא דחוף, דיווח, ארכיב וכאלו שצריך לשלוח לאנשהו.
• אחסן מסמכים אנכית, לא בערימות. עדיף להשתמש בתיקיות רב-צבעוניות ולהניח אותן במארגן עם קטעים אנכיים כך שה"שורשים "יהיו גלויים.
• סדר "אזור חיץ". כשאתה מארגן משהו, קשה להסתדר עם התיקיה שונות. השג לעצמך קופסה, סל או קופסה שבהם כל הניירות או החפצים שעדיין לא גילית. וקבעו כלל: פרקו את התיבה הזו פעם ביום או פעם בשבוע.

מחשב חדש לגמרי

אל תשכח שיש לך שולחן עבודה אחר - על צג המסך.

• צור מספר תיקיות והפיץ מסמכים אלקטרוניים באותו אופן כמו נייר. אל תשכח להכין תיקיית "מאגר".
• הסר קיצורי דרך מתוכניות בהן אינך משתמש משולחן העבודה.
• אם תמונה אישית משמשת כטפטים, אתם כבר יודעים שזה רעיון רע. בחרו משהו ניטרלי, ללא צבעים בהירים, ניגודיות חזקה ותערובת של צורות.
• סגור כרטיסיות מיותרות בדפדפן.

אל תגזימו

לאחר שצללנו לתהליך של הסדר הדברים, אל תשכח שהגישה הקנאית בעניין זה מעולם לא הצדיקה את עצמה.חברות בהן ההנהלה עוקבת בקפדנות אחר הניקיון ה"סטרילי "של משרות והיעדר פריטים אישיים על השולחנות אצל העובדים אינן מראות תוצאות מרשימות. נהפוך הוא, עם הכנסת הוראות כאלה, תפוקת עובדי המשרד יורדת בכ- 15%.

פסיכולוגים ממליצים למצוא מקום בסביבת העבודה לחפצים שיפעלו בצורה מרגיעה. זה יכול להיות צמח בסיר קטן, פלטת שולחן עם כתובת מונעת, איזו פסלון שאינו רווי בפרטים הקטנים, או כרית רכה על כסא משרדי. העיקר הוא לבחור דבר שלא ימשוך את תשומת ליבכם.

לבלאגן לא חזר

הסוד העיקרי להתמודדות עם תוהו ובוהו במקום העבודה הוא לזרוק את העודפים ולא לגדול עם חדש. לפעמים אנו מעריכים את האחוז העצום של המשאבים הרגשיים שנכנסים לדביקה לדברים חסרי תועלת.

מחקר מעניין נערך באוניברסיטה בארה"ב. בקבוצה של אנשים, כולם הושיטו גביע וביקשו זמן מה להחזיק אותו בידיהם. ואז הם הודיעו שהגביעים יהפכו להרבה המכירה הפומבית, בה הנושאים ישתתפו. הניסוי הראה: ככל שאדם החזיק כוס בידיים ארוכות יותר, כך הסכום היה מוכן לשלם עבורו. וזה למרות שלפני כן הוא לא היה צריך כוס.

שמירת הסדר חייבת להיות תהליך מודע. נתח את מה שאתה רואה מולך וסלק את הדברים שיוצרים כאוס. לעזוב את המשרד בסוף היום, להסתכל סביב השולחן ולשאול את עצמך את השאלה: מי מאלה ימנע ממני להתרכז מחר?