כמה נוח לשמור מסמכים בבית?

ישנם מצבים רבים בהם אנו משתמשים בפוליסות ביטוח, תעודות, תעודות. לכן, כדי שהמסמכים הדרושים יעמדו לרשותכם, אנשים נאלצים לשמור מסמכים בבית. אבל איך לעשות זאת נכון כדי ששום דבר לא יאבד ולא יתקלקל?

אילו מסמכים צריכים לאחסן?

לכל אדם מודרני יש הרבה פיסות נייר לכל אירוע. אבל לא כל אחד מהם שווה לשמור.

אנו מציגים את המסמכים שעליך להיות בבית:

• הרשימה נפתחת באמצעות דרכונים ותעודות משפחתיות אחרות. למשל צוואות, עדויות.
• פניות, ייפוי כוח, קבלות ואחרות הקשורות בנדל"ן ותעבורה.
• תעודות, תעודות, תעודות, תעודות המאשרות את זמינות ההשכלה.
• נייר שקשור לפעילויות מקצועיות: ספרי עבודה, חוזים, חוזים.
• תוצאות הסקר, מדיניות רפואית וכרטיסים.
• כרטיסי אחריות, בדיקות למוצרי בית וריהוט.
• נייר בנושא מס.

בנפרד, אתה יכול לבחור מסמכים אלקטרוניים או סתם נתונים בפורמט דיגיטלי. ככלל, הם מתאימים לאחד הפריטים לעיל וכפופים גם לאחסון.

כמה זמן צריך לאחסן נייר?

ניתן לחלק את המסמכים לפי זמן אחסון. זה תלוי לאורך כל קרום מסוים.

• קבוע. ניירות כאלה צריכים להיות תמיד בהישג יד. מדובר בתעודות נישואין, לידה, תעודות המאשרות השכלה, נתונים רפואיים, מידע נוטריוני, צוואות, תעודות פנסיה.
• לטווח ארוך. מסמכים לנדל"ן, רכב ודברים יקרים. הם כוללים גם מסמכים מקצועיים. כאן תוכלו גם להגדיר צ'קים, קבלות. זה משהו שנשמר לאורך זמן ונשאר רלוונטי לפרק זמן מסוים.
• לטווח קצר. פניות בנוגע לשירותיהם של רופאים, עורכי דין ומורים מומלץ לשמור במשך שלוש שנים. הסכמי שירות ותמציות שירות מניחים אותה תקופה.
• חסר תועלת. אתה יכול מייד לזרוק אימונים מיותרים, חומרי הסברה, הוראות לדברים שנחקרו לעומק, שכר עבודה ועוד.

בנפרד ניתן לציין מסמכים אופציונליים, עם זאת, בעלי חשיבות רבה לבעליהם. אלה כוללים יומנים אישיים, הערות, צילומים וזכרות אחרות. בדרך כלל דברים כאלה מאוחסנים זמן רב.

לכן רצוי לזרוק את כל מה שלא נעשה בו שימוש כרגע ואינו יכול להועיל בעתיד. כדי לשמור על הסדר, עליכם לנקות באופן קבוע את ה"פחים "ולהיפטר מהאשפה שהצטברה, ובו בזמן לנתח מסמכים חשובים באמת.

טיפים לאחסון

ככלל, ברוב הבתים, הנייר מאוחסן כסטנדרט.

1. ראשית, מסמכים ממוינים לפי כיוון: בית, עובדים, רפואיים ואחרים.
2. ואז הם ממוקמים בתיקיות חתומות, שבהחלט לא יאפשרו לך להתבלבל בעיתונים.
3. הסטים שהתקבלו מכניסים לקופסה או לתיק נפרד. אגב, מטעמי נוחות, מחיצות בדרך כלל נעשות בתוך "המיכל" שאינן מאפשרות לתיקיות להתערבב. במקביל, עליכם לוודא שמיקום האחסון אינו נגיש לילדים ובעלי חיים, אך ממוקם בנוחות לשימוש.

כדאי להפריד בין מסמכים אישיים המשמשים לעיתים קרובות. דרכון, כרטיס רפואי, TIN ותעודת פנסיה יתמקמו בנוחות בשקיות ניילון הנעולות על המחוון.חבילות כאלה אטומות אוויר וישאירו את התוכן בסדר מושלם, ומונעות ממנו, נניח, להירטב. במקביל, יש לאחסן מסמכים הקשורים לבריאות כמה שיותר נגישים - כדי לא לאבד זמן אם יש צורך בדחיפות.

נכון שיהיו תמיד תמונות של ניירות חשובים בבית. יש כל מיני מקרים, ושמורה כזו יכולה לעזור במצב לא צפוי.

ניתן להציב מסמכים חשובים במיוחד בכספת. השוק המודרני מציע מבחר רחב של מחסנים, כך שכל קונה יכול לבחור משהו שמתאים לעצמו. רק עדיף לשמור מסמכים בכספת ולא בתיקיות פלסטיק - במקרה של שריפה, החומר המרכיב אותם נמס מהר יותר מאשר נייר.

דרכים לא טריוויאליות לאחסון מסמכים

האם המתואר נראה משעמם? זה לא משנה! ישנן דרכים מעניינות ונוחות יותר לאחסון ניירות.

• • לוח מארגן. ישנן אפשרויות רבות למכשיר כזה. בצורתו הפשוטה ביותר, מדובר בלוח שאליו מחוברים נייר עם כפתורים. בגרסאות מורכבות יותר, הלוח עשוי להיות בעל מגירות קטנות ותקעים תלויים.

• • שידה מיני. זה בדיוק כמו שידה רגילה, אך קטנה בהרבה. זה מאוד נוח לאחסן בו מסמכים. כשהם ממוינים לתאים שונים הם לעולם לא ילכו לאיבוד! מגירות בשידה יכולות להיות בעלות גדלים שונים: קטן - לפיסות נייר קטנות, גדול - לציורים.

• • תיבת תלייה. רק קופסה או סל קטן המחובר לקיר באופן של תיבת דואר. בדבר כזה, שנמצא במסדרון, נוח לאחסן את המכתבים והתקבולים שהובאו.

• • מעטפת כיס. זה דומה לגירסה הקודמת, אבל זה לא קופסה, אלא מעטפה. אתה יכול לחבר אותו לשולחן, למקרר, לארון. מאפשר לך לאחסן מסמכים הדרושים באופן זמני מבלי לתפוס מקום יקר ערך.

• • סל פסולת. לא, לא פח אשפה - מיוחד לאחסון. זה מונח על שולחן או בארון, זה יכול להיות כמה תאים. דרך פשוטה, לא יקרה, אך יעילה לאחסון מסמכים.

• • ניתן לשמור ניירות המשמשים לעתים קרובות בתיקיית תיקים. יש לו ידית נשיאה. מעוצב כך שהמסמכים לא מקומטים בו. מיועד בדרך כלל לנייר A4. במידת הצורך, כדי לא לבזבז זמן בחיפוש אחר הקרומים הנכונים, תוכלו פשוט לתפוס את תיקיית התיקים ולהתרוצץ.

אנו משתמשים בטכנולוגיה דיגיטלית

הוראות לתרופות, מכשירים וציוד משרדי תופסות מקום רב. הרבה יותר קל לאחסן אותם באופן אלקטרוני. לשם כך עליכם למצוא את אותו מידע באינטרנט ולהשוות אותו עם המידע הקיים על מקור חומר, כדי לוודא שזהות. אתה יכול פשוט לצלם את ההוראות ולשמור אותן בתיקיה במחשב שלך. בחר רק באפשרות האחרונה כדי שלא תמחק בטעות בשוגג. עדיף לכתוב עותק אחר של הקבצים המתקבלים כתוצאה למדיה חיצונית, כגון כרטיס זיכרון, או לשלוח לאחסון הענן.

למקרה שאתה יכול לסרוק את שאר המסמכים. אבל אז עליכם לדאוג לאבטחת המערכת האלקטרונית מפני מתקפת האקרים אפשרית. אף אחד לא יאהב את דליפת הנתונים האישיים באינטרנט.

אגב, שימוש במחשב או בטלפון נייד נוח למעקב אחר תקופת תוקף ניירות הערך. מספיק פשוט להזין את התאריכים הנדרשים ב"לוח השנה "כך שהמכשיר האלקטרוני יודיע על סיום תקופת הרלוונטיות של קרום מסוים. ואז נותר רק להיפטר מנייר מיותר.

אולי הכלל העיקרי לאחסון מסמכים בבית נשמע פשוט: היסודיות והסדירות בעבודה עם ניירות בית היא ערובה לכך שהמסמך הנכון לא יאבד ברגע החשוב ביותר.

לא כל המסמכים שווה לאחסן. אך ישנם מסמכים רבים שכל אחד מאיתנו צריך להיות איתנו. יש לשמור אותם במקומות בטוחים ומבודדים, אך די נגישים למדי. אתה יכול ליצור עותקים אלקטרוניים ורגילים של מסמכים - הם ככל הנראה יועילו. בכל מקרה, אחסון מדויק ומיון קפדני של ניירות יעזרו לשמור על שלמותם.