Geriausias būdas palaikyti švarą darbo vietoje

Kaip parodė tyrimai, dėl sutrikimo žmogus kiekvieną dieną praranda maždaug valandą laiko - jūs turite būti ne kartą girdėję šią motyvuojančią siaubo istoriją. Jau nekalbant apie tai, kad chaosas tiesiog krenta į jūsų nervus: viskas atrodo po ranka, tačiau jūs nuolat turite kažko ieškoti. Išlaikyti savo darbo vietą yra tikrai svarbu, bet ne taip paprasta, kaip atrodo. Panašu, kad užduotis yra paprasta, tačiau misijai nepavyko net didelėms įmonėms, kurių vadovybė yra apsėsta tvarkos ir yra pasirengusi investuoti daug pinigų.

Tikslai

Prieš pradėdami užvaldyti sukurtą chaosą, atsakykite į paprastą klausimą: kodėl? Ko jūs norite pasiekti dėl to?

Mintį puikiai suformulavo Marie Kondo: „Valymo tikslas yra grįžimas į natūralią ramią būseną“.

Mes teikiame grynumą ne dėl grynumo, bet dėl ​​vidinės harmonijos. Darbo vietoje žmogus turėtų būti ramus ir patogus. Ko tam reikia?

• Švari informacinė erdvė.

Biuro darbuotojai dažniausiai dirba su informacija. Kuo didesnis ir įvairesnis informacijos srautas, tuo sunkiau žmogui atlikti jam paskirtą užduotį. Todėl palikti visus darbo dokumentus akivaizdoje arba pakabinti monitorių su daugybe lipdukų su priminimais yra nesėkminga taktika. Tas pats pasakytina ir apie iššokančius pranešimus, gautus iš momentinių pasiuntinių ar el. Laiškų.

• Dalykų, kurie trukdo sutelkti dėmesį ar riboja judėjimą, nebuvimas.

Pirma, norint dirbti reikia laisvo darbo lauko. Jei, norėdami pasirašyti A4 formato dokumentą, turite susispausti į gabalą ir alkūne stumti trukdančius daiktus, tuomet jūsų darbo vietą reikia pertvarkyti.

Antra, asmeninis neturėtų trukdyti darbuotojui. Rėmeliai su šeimos nuotraukomis ir suvenyrai, atsinešti iš atostogų, neleidžia pilnai susikaupti - tai faktas. Net jei to nepastebime, smegenys vis tiek fotografuoja vaizdus ir išleidžia resursus jų apdorojimui, nes šeima ir poilsis yra sąvokos iš kategorijos „Svarbi“.

Nuo ko pradėti?

Jei tiesiog pertvarkysite objektus darbalaukyje, bandydami juos efektyviai sugrupuoti, tikrai prarasite tą liūdnai pagarsėjusią valandą. Reikia elgtis kitaip.

Užduotis yra visiškai išlaisvinti ir išvalyti darbo vietą. Jūsų tikslai:

• daiktų grynumas;
• vizualinė švara;
• informacinio lauko grynumas.

Tai reiškia, kad pirmiausia reikia nuimti viską nuo stalo ir nuo naktinio staliuko. Sudėkite daiktus į didelę dėžę, ant kėdės, kito stalo.

Dabar paimkite drėgnu skudurėliu ar specialiomis servetėlėmis ir atsargiai nuvalykite monitorių, klaviatūrą, pelę, stalviršį, naktinį stalą (vidų ​​ir išorę).

Nepamirškite šalia jo pastatyti šiukšlių krepšį - viskas, kas nereikalinga, į jį tikrai skris paruošiamajame etape.

Sudėkite viską, ko jums reikia

Pirmiausia prie stalo grąžiname monitorių, klaviatūrą ir pelę. Išdėstykite juos taip, kad ekranas būtų 45-50 cm atstumu nuo akių, o įvesties įtaisai neturėtų jūsų priversti.

O dabar laikas sustoti ir susimąstyti. Ko dar reikia darbui?

• Kanceliarinės prekės. Jei turite 10 tušinukų, palikite vieną. Keli pieštukai ir galąstuvas? Aštrinkite vieną pieštuką ir įdėkite galąstuvą į naktinio staliuko stalčių. Trintukas? Jei jums to reikia, tada jo vieta yra šalia pieštuko. Žodžiu, palikite ant stalo visus kanceliarinius daiktus, kuriuos naudojate kiekvieną dieną, bet viename egzemplioriuje. Tai gali būti žirklės, korekcinis skystis, spalvų žymekliai, sąvaržėlės.Įdėkite juos į stiklinę ar laikiklį, o likusius - į pieštukų dėžutę ar dėžutę. Su pertekliniais daiktais susidursime vėliau.
• Įrankiai Prietaisai, užimantys daug vietos, neturėtų būti laikomi ant stalo. Labiausiai tikėtina, kad nenaudojate perforatoriaus ir ruonių kiekvieną valandą - jie gali būti laikomi ant naktinio staliuko. Bet mažas segtukas nepakenkia - mes paliekame jį darbalaukio tvarkyklėje. Skaičiuotuvo vieta nustatoma atsižvelgiant į darbo pobūdį: jei jis naudojamas nuolat, tuomet verta jį laikyti darbalaukyje.
• Telefonas Žinoma, ryšio priemonės turėtų būti šalia. Jei telefonas nejuda, nustatykite jį taip, kad pakėlus ragelį, laidas neliestų kitų objektų.
• Dienoraštis, sklandytuvas. Žurnalas su darbo planu paprastai dedamas kairiajame stalo kampe - ten jis netrukdys, bet visada bus po ranka.
• Lempa. Jei jums reikia stalo lempos, tada sudėkite ją pagal savo savybes (dešiniarankiams - kairėje, kairiarankiams - dešinėje). Nelipkite prie jo pertekliniais daiktais!

Po to belieka susitvarkyti su darbo medžiagų saugojimu - ir daiktų sutvarkymas ant stalo gali būti laikomas baigtu.

Pertvarkymo naktiniai staleliai

Biuro naktiniame stalelyje paprastai yra trys stalčiai. Kiekvienas iš jų turėtų būti naudojamas tam tikros kategorijos daiktams laikyti.

Viršutiniai stalčiai yra tai, ką mes naudojame dažniau nei kartą per savaitę. Tai gali būti:

• spausdinimas
• skylių perforatorius
• žirklės
• galąstuvas
• lipdukai
• raštinės įrangos servetėlės,
• sąvaržėlės.

Vidurinė dėžė - atsarginės medžiagos ir tai, kas naudojama retai:

• naujas biuras „rezerve“ - užrašų knygelės, lipdukai, popierius ir kt .;
• atsarginių rašiklių, pieštukų ir žymeklių, kuriuos nuėmėte nuo stalo.

Įrengdamas antrąjį stalčių, turėsite susidurti su tais daiktais, kurie ankstesniame žingsnyje nerado vietos ant stalo:

1. Visi išdžiūvę rašikliai ir žymekliai, pieštukų „gabalėliai“, sukapotas popierius ir nešvarūs trintukai yra negailestingai išmetami - jie tikrai nebebus naudingi.
2. Įdėkite tinkamus naudoti biurus į pieštukų dėklą ar mažą dėžutę (tai svarbu!) Ir nusiųskite į vidurinę dėžę.

Apatinis stalčius yra privatus:

• popieriniai šalikai;
• drėgnos servetėlės;
• arbata, kava, cukrus;
• puodelis;
• vaistai;
• kosmetika.

Virš puodelio gali kilti pasipiktinimo audra: nedaugelis žmonių yra pasirengę susitaikyti su jo nebuvimu ant stalo. Na, jei tai jūsų netrukdo, palikite jį po ranka, tačiau nepamirškite jo laikyti švarų.

Popieriaus analizė

Straipsnių sutvarkymas yra slidi tema, nes čia sunku pateikti bendrus patarimus. Viskas priklauso nuo to, kaip bus sudėliotas jūsų darbas.

Svarbiausia atsiminti analizuojant dokumentus: jūsų tikslas yra supaprastinti darbo eigą.

Trys pagrindiniai patarimai, kurie tiks beveik visiems:

• Įsigykite organizatorių, kad atitiktų jūsų poreikius. Bet kokiu atveju dokumentus reikia suskirstyti į grupes. Pvz., Reikalaujančio neatidėliotino dėmesio, neatidėliotinų pranešimų, archyvavimo ir tų, kuriuos reikia kažkur išsiųsti.
• Saugokite dokumentus vertikaliai, o ne krūvose. Geriausia naudoti daugiaspalvius aplankus ir sudėti juos į vertikalių sekcijų tvarkyklę, kad būtų matomos „šaknys“.
• Išdėstykite „buferinę zoną“. Organizuodami ką nors, sunku padaryti be aplanko Įvairūs. Įsigykite sau dėžę, krepšį ar dėžutę, kurioje kris visi popieriai ar daiktai, kurių nepamatėte. Ir laikykitės taisyklės: išardykite šią dėžę kartą per dieną arba kartą per savaitę.

Visiškai naujas kompiuteris

Nepamirškite, kad turite dar vieną darbalaukį - monitoriaus ekrane.

• Sukurkite kelis aplankus ir paskirstykite elektroninius dokumentus taip pat kaip popierinius. Nepamirškite sukurti „buferio“ aplanko.
• Iš darbalaukio pašalinkite sparčiuosius klavišus iš programų, kurių nenaudojate.
• Jei asmeninė nuotrauka naudojama kaip tapetai, jūs jau žinote, kad tai yra bloga idėja. Pasirinkite ką nors neutralaus, be ryškių spalvų, stipraus kontrasto ir formų mišinio.
• Uždarykite nereikalingus skirtukus naršyklėje.

Nepersistenkite

Pasinerdami į dalykų sutvarkymo procesą, nepamirškite, kad fanatiškas požiūris šiuo klausimu niekada nepateisino savęs.Įmonės, kuriose vadovybė griežtai stebi „sterilų“ darbo švarumą ir tai, kad ant darbuotojų stalų nėra asmeninių daiktų, įspūdingų rezultatų nerodo. Įvedus tokius užsakymus, atvirkščiai, biurų darbuotojų produktyvumas sumažėja apie 15%.

Psichologai rekomenduoja rasti vietą darbo vietoje objektams, kurie veiks raminančiai. Tai gali būti augalas mažame puode, stalo lėkštė su motyvuojančiu užrašu, šiek tiek figūrėlės, kuri neperpildyta detalėmis, arba minkšta pagalvė ant biuro kėdės. Svarbiausia yra pasirinkti dalyką, kuris nepritrauks jūsų dėmesio.

Į netvarką negrįžo

Pagrindinė paslaptis, su kuria susiduria chaosas darbo vietoje, yra išmesti perteklių ir nepersistengti su naujais. Mes kartais nuvertiname milžinišką procentą emocinių išteklių, kurie prisiriša prie nenaudingų dalykų.

Įdomus tyrimas buvo atliktas JAV universitete. Žmonių grupėje visiems buvo įteikta taurė ir paprašyta kurį laiką laikyti ją rankose. Tada jie paskelbė, kad taurės taps aukciono, kuriame dalyvaus dalyviai, dalimis. Eksperimentas parodė: kuo ilgiau žmogus rankose laikė taurę, tuo didesnę sumą jis buvo pasirengęs už tai sumokėti. Ir tai nepaisant to, kad prieš tai jam nebuvo reikalinga taurė.

Tvarkos palaikymas turi būti sąmoningas procesas. Paanalizuokite tai, ką matote priešais save, ir nuimkite tai, kas sukuria chaosą. Dienos pabaigoje palikdami biurą, pasižvalgykite po stalą ir užduokite sau klausimą: kuris iš jų neleis man susikaupti rytoj?