Kaip patogu laikyti dokumentus namuose?

Yra daugybė situacijų, kai mes naudojame draudimo polisus, pažymėjimus, pažymėjimus. Taigi, kad būtų reikalingi dokumentai, žmonės priversti namuose laikyti dokumentus. Bet kaip tai padaryti teisingai, kad niekas neprarastų ir nenuskriaustų?

Kokius dokumentus reikia saugoti?

Bet kuris šiuolaikinis žmogus turi daugybę popieriaus lapų visoms progoms. Tačiau ne kiekvieną iš jų verta laikyti.

Mes išvardijame dokumentus, kuriuos turite turėti namuose:

• Sąrašą atidaro pasai ir kiti šeimos dokumentai. Pavyzdžiui, testamentai, liudijimai.
• Klausimai, įgaliojimas, kvitai ir kita, susijusi su nekilnojamuoju turtu ir transportu.
• Diplomai, diplomai, pažymėjimai, pažymėjimai, patvirtinantys išsilavinimą.
• Su profesine veikla susijęs popierius: darbo knygos, sutartys, sutartys.
• Apklausos rezultatai, medicininė politika ir kortelės.
• Garantinės kortelės, buitinės technikos ir baldų čekiai.
• Su mokesčiais susijęs popierius.

Atskirai galite pasirinkti elektroninius dokumentus arba tik skaitmeninio formato duomenis. Paprastai jie atitinka vieną iš aukščiau išvardytų prekių ir taip pat yra saugomi.

Kiek laiko reikia laikyti popierių?

Dokumentus galima suskirstyti pagal saugojimo laiką. Tai priklauso nuo kiekvienos konkrečios plutos trukmės.

• Nuolatinis. Tokie dokumentai visada turėtų būti po ranka. Tai yra santuoka, gimimo liudijimai, diplomai, patvirtinantys išsilavinimą, medicininiai duomenys, notaro patvirtinta informacija, testamentai, pensijų pažymėjimai.
• Ilgalaikis. Nekilnojamojo turto, automobilio ir brangių daiktų dokumentai. Jie taip pat apima profesinius dokumentus. Čia taip pat galite apibrėžti čekius, kvitus. Tai kažkas, kas saugoma ilgą laiką ir išlieka aktuali tam tikrą laiką.
• Trumpalaikis. Tyrimus apie gydytojų, teisininkų ir mokytojų paslaugas rekomenduojama saugoti trejus metus. Komunalinių paslaugų sutartys ir išrašai galioja tuo pačiu laikotarpiu.
• Nenaudingas. Galite nedelsdami išmesti nereikalingą mokymą, informacinę medžiagą, instrukcijas apie išsamiai ištirtus dalykus, darbo užmokesčio sąrašus ir dar daugiau.

Atskirai galima pažymėti pasirenkamus dokumentus, kurie vis dėlto turi didelę reikšmę jų savininkui. Tai apima asmeninius dienoraščius, užrašus, fotografijas ir kitas atmintines. Paprastai tokie daiktai taip pat saugomi ilgą laiką.

Todėl pageidautina išmesti viską, kas šiuo metu nenaudojama ir negali būti naudinga ateityje. Norėdami palaikyti tvarką, turite reguliariai valyti „šiukšliadėžes“ ir atsikratyti susikaupusių šiukšlių, analizuodami tikrai svarbius dokumentus.

Sandėliavimo patarimai

Paprastai daugumoje namų popierius laikomas standartiniu būdu.

1. Pirmiausia dokumentai rūšiuojami pagal kryptis: namai, darbuotojai, medikai ir kiti.
2. Tada jie dedami į pasirašytus aplankus, kurie tikrai neleis jums susipainioti dokumentuose.
3. Gauti rinkiniai sudedami į atskirą dėžę ar maišą. Beje, patogumo dėlei „konteinerio“ viduje dažnai daromos pertvaros, kurios neleidžia aplankams maišyti. Tuo pačiu metu turite įsitikinti, kad laikymo vieta neprieinama vaikams ir gyvūnams, tačiau yra patogi naudoti.

Patartina dažnai naudojamus asmeninius dokumentus saugoti atskirai. Pasas, medicininė kortelė, TIN ir pensijos pažymėjimas bus patogiai sudėti į plastikinius maišelius, kurie užrakinami ant slankiklio.Tokios pakuotės yra nepralaidžios orui ir užtikrins nepriekaištingą jų turinį, neleisdamos, tarkime, sušlapti. Tuo pat metu dokumentus, susijusius su sveikata, reikia laikyti kiek įmanoma prieinamesnius - kad neprarastumėte laiko, jei jų reikia skubiai.

Teisinga, kai namuose visada turite svarbių dokumentų kopijas. Yra visokių atvejų, ir toks rezervas gali padėti nenumatytoje situacijoje.

Ypač svarbius dokumentus galima sudėti į seifą. Šiuolaikinėje rinkoje siūlomas platus sandėliukų pasirinkimas, kad bet kuris pirkėjas galėtų išsirinkti ką nors sau tinkančio. Tik geriau dokumentus laikyti saugiuose, o ne plastikiniuose aplankuose - kilus gaisrui juos sudaranti medžiaga tirpsta greičiau nei popierius.

Netrivialūs dokumentų saugojimo būdai

Ar aprašytasis atrodo nuobodus? Nesvarbu! Yra įdomesnių, patogesnių popieriaus laikymo būdų.

• • Organizatoriaus lenta. Tokiam įrenginiui yra daugybė variantų. Paprasčiausia forma tai yra skydinė, prie kurios popierius tvirtinamas mygtukais. Sudėtingesnėse versijose plokštė gali turėti mažus stalčius ir pakabinamus laikiklius.

• • Mini komoda. Tai tiksliai tas pats kaip įprasta komoda, bet daug mažesnė. Jame labai patogu laikyti dokumentus. Surūšiuoti į skirtingus skyrius, jie niekada nepasiklys! Stalčiai komodos gali būti įvairių dydžių: maži - skirti mažiems popieriaus gabalėliams, dideli - piešiniams.

• • Pakabinama dėžė. Tiesiog prie sienos pritvirtinta maža dėžutė ar krepšelis prie pašto dėžutės. Tokiame daikte, esančiame prieškambaryje, patogu laikyti atvežtus laiškus ir kvitus.

• • Kišeninis vokas. Jis panašus į ankstesnę versiją, tačiau tai ne dėžutė, o vokas. Galite pritvirtinti prie stalo, šaldytuvo, spintelės. Leidžia saugoti laikinai reikalingus dokumentus neužimant daug vietos.

• • Makulatūros krepšelis. Ne, ne šiukšliadėžė - speciali, saugojimui. Jis dedamas ant stalo arba spintelėje, jame gali būti keli skyriai. Paprastas, nebrangus, bet efektyvus būdas saugoti dokumentus.

• • Dažnai naudojami dokumentai gali būti laikomi aplanko aplanke. Jis turi nešiojimo rankeną. Sukurtas taip, kad dokumentai jame nebūtų susiraukšlėję. Paprastai skirtas A4 formato popieriui. Jei reikia, kad nešvaistytumėte laiko tinkamų trupinių paieškai, galite tiesiog patraukti aplanko aplanką ir paleisti.

Mes naudojame skaitmenines technologijas

Vaistų, prietaisų ir biuro įrangos instrukcijos užima daug vietos. Laikyti juos elektroniniu būdu yra daug lengviau. Norėdami tai padaryti, turite rasti tą pačią informaciją internete ir palyginti ją su turima informacija iš šaltinio, kad įsitikintumėte asmens tapatybe. Galite tiesiog nusifotografuoti instrukcijas ir išsaugoti jas savo kompiuterio aplanke. Pasirinkite tik pastarąjį, kad netyčia jo neištrintumėte. Dar vieną gautų failų kopiją geriau rašyti į išorines laikmenas, pavyzdžiui, atminties kortelę, arba nusiųsti į debesies saugyklą.

Tik tuo atveju galite nuskaityti likusius dokumentus. Bet tada turėtumėte pasirūpinti elektroninės sistemos saugumu nuo galimo įsilaužėlių išpuolio. Niekam nepatiks asmens duomenų nutekėjimas internete.

Beje, naudojant kompiuterį ar mobilųjį telefoną patogu sekti vertybinių popierių galiojimo laiką. Pakanka tiesiog įvesti reikiamas datas į „kalendorių“, kad elektroninis prietaisas praneštų apie tam tikros plutos tinkamumo laikotarpio pabaigą. Tuomet belieka tik atsikratyti nereikalingo popieriaus.

Galbūt pagrindinė dokumentų saugojimo namuose taisyklė skamba paprasta: kruopštumas ir tvarkingumas dirbant su namų apyvokos dokumentais yra garantija, kad svarbiausias momentas nebus prarastas tinkamas dokumentas.

Ne visus dokumentus verta saugoti. Tačiau yra daugybė dokumentų, kuriuos kiekvienas iš mūsų turėtume turėti. Juos reikia laikyti saugiose ir nuošaliose, tačiau gana lengvai pasiekiamose vietose. Galite pasidaryti elektronines ir paprastas dokumentų kopijas - jos greičiausiai pravers. Bet kokiu atveju tikslus jų laikymas ir kruopštus rūšiavimas padės jų nepažeisti.