Labākā pieeja tīrības uzturēšanai darba vietā

Kā parādīja pētījumi, traucējumu dēļ cilvēks katru dienu zaudē apmēram stundu sava laika - jums šo motivējošo šausmu stāstu vajadzēja dzirdēt vairāk nekā vienu reizi. Nemaz nerunājot par to, ka haoss vienkārši nonāk uz nerviem: šķiet, ka viss ir pa rokai, bet jums pastāvīgi kaut kas jāmeklē. Savas darba vietas uzturēšana ir patiešām svarīga, taču ne tik vienkārša, kā izklausās. Šķiet, ka uzdevums ir vienkāršs, taču misiju neizdevās sasniegt pat lieliem uzņēmumiem, kuru vadība ir apsēsta ar kārtību un ir gatava tajā ieguldīt daudz naudas.

Mērķi

Pirms sākat radītā haosa savaldīšanu, atbildiet uz savu vienkāršo jautājumu: kāpēc? Ko jūs vēlaties sasniegt rezultātā?

Domu lieliski noformulēja Marija Kondo: "Tīrīšanas mērķis ir atgriešanās dabiskā mierīgā stāvoklī."

Mēs ienesam tīrību nevis tīrības, bet gan iekšējās harmonijas dēļ. Darba vietā cilvēkam jābūt mierīgam un ērtam. Kas tam ir vajadzīgs?

• Tīra informācijas telpa.

Biroja darbinieki parasti strādā ar informāciju. Jo lielāka un daudzveidīgāka informācijas plūsma, jo grūtāk cilvēkam ir izpildīt viņam uzticēto uzdevumu. Tāpēc visu darba dokumentu atstāšana redzamības vietā vai monitora pakarināšana ar daudzām uzlīmēm ar atgādinājumiem ir neveiksmīga taktika. Tas pats attiecas uz uznirstošajiem paziņojumiem no tūlītējiem kurjeriem vai e-pasta.

• To lietu neesamība, kas traucē koncentrēties vai ierobežo kustības.

Pirmkārt, lai strādātu, nepieciešams brīvs darba lauks. Ja, lai parakstītu A4 formāta dokumentu, jums jāiespiež vienreizējs materiāls un ar elkoni jāspiež traucējošie priekšmeti, tad jūsu darba vietā nepieciešama reorganizācija.

Otrkārt, personīgajam nevajadzētu traucēt darbiniekam. Kadri ar ģimenes fotoattēliem un suvenīri, kas atvesti no atvaļinājuma, neļauj pilnībā koncentrēties - tas ir fakts. Pat ja mēs to nepamanām, smadzenes joprojām uzņem attēlus un tērē resursus to apstrādei, jo ģimene un atpūta ir jēdzieni no kategorijas “Svarīgi”.

Kur sākt?

Ja jūs vienkārši pārkārtojat objektus uz darbvirsmas, mēģinot tos efektīvi grupēt, jūs noteikti zaudēsit šo bēdīgi slaveno stundu. Jums jārīkojas savādāk.

Uzdevums ir pilnībā atbrīvot un sakopt darba vietu. Jūsu mērķi:

• priekšmetu tīrība;
• vizuālā tīrība;
• informācijas lauka tīrība.

Tas nozīmē, ka vispirms jums viss jānoņem no galda un no naktsskapīša. Ielieciet lietas lielā kastē, uz krēsla, pie nākamā galda.

Tagad paņemiet mitru drānu vai speciālas salvetes un uzmanīgi noslaukiet monitoru, tastatūru, peli, darba virsmu, naktsgaldiņu (no iekšpuses un ārpuses).

Neaizmirstiet blakus novietot miskastes grozu - viss nevajadzīgais noteikti tajā ielidos sagatavošanās posmā.

Visu nepieciešamo ievietojiet vietās

Pirmkārt, monitoru, tastatūru un peli atgriežam pie galda. Izkārtojiet tās tā, lai ekrāns atrastos 45-50 cm attālumā no acīm, un ievades ierīces nedrīkst padarīt jūs kuplas.

Un tagad ir pienācis laiks apstāties un padomāt. Kas vēl vajadzīgs darbam?

• Kancelejas preces. Ja jums ir 10 lodīšu pildspalvas, atstājiet to. Daži zīmuļi un asināmais? Asināt vienu zīmuli un ievietot asinātāju naktsskapīša atvilktnē. Dzēšgumija? Ja jums to vajag, tad tā vieta atrodas blakus zīmuļam. Vārdu sakot, atstājiet uz galda visas kancelejas preces, kuras lietojat katru dienu, bet vienā eksemplārā. Tas var būt šķēres, korekcijas šķidrums, krāsu marķieri, saspraudes.Ielieciet tos glāzē vai organizētājā, bet pārējo - zīmuļu apvalkā vai kastē. Ar liekiem priekšmetiem tiks galā vēlāk.
• Rīki Ierīces, kas aizņem daudz vietas, nedrīkst uzglabāt uz galda. Visticamāk, jūs neizmantojat perforatoru un plombas katru stundu - tos var turēt naktsgaldiņā. Bet mazais skavotājs nesāp - mēs to atstājam darbvirsmas organizatoram. Kalkulatora vieta tiek noteikta, ņemot vērā darba raksturu: ja tas tiek izmantots pastāvīgi, tad ir vērts to turēt uz darbvirsmas.
• Tālr Protams, saziņas līdzekļiem jābūt tuvumā. Ja tālrunis stāv nekustīgi, novietojiet to tā, lai, paceļot klausuli, kabelis nepieskartos citiem objektiem.
• Dienasgrāmata, planieris. Žurnālu ar darba plānu parasti ievieto galda kreisajā stūrī - tur tas netraucēs, bet vienmēr būs pa rokai.
• Lampa. Ja jums ir nepieciešama galda lampa, tad sakārtojiet to atbilstoši savām īpašībām (cilvēkiem ar labo roku - kreisajā pusē, kreisajiem cilvēkiem - labajā pusē). Neliecieties pie tā ar liekiem priekšmetiem!

Pēc tam atliek nodarboties ar darba materiālu glabāšanu - un lietu sakārtošanu uz galda var uzskatīt par pabeigtu.

Reorganizācijas naktsgaldiņi

Biroja naktsgaldiņā parasti ir trīs atvilktnes. Katrs no tiem jāizmanto noteiktas kategorijas priekšmetu glabāšanai.

Augšējā atvilktne ir tā, ko mēs izmantojam biežāk nekā reizi nedēļā. Tas var būt:

• drukāšana
• caurumu perforators
• šķēres
• asināmais
• uzlīmes
• biroja tehnikas salvetes,
• saspraudes.

Vidējā kaste - rezerves materiāli un tas, kas reti tiek izmantots:

• jauns birojs "rezervē" - piezīmju grāmatiņas, uzlīmes, papīrs utt .;
• rezerves pildspalvas, zīmuļi un marķieri, kurus noņēmāt no galda.

Pārvaldot otro atvilktni, jums būs jātiek galā ar tiem priekšmetiem, kuri iepriekšējā solī uz galda neatrada vietu:

1. Visas izžuvušās pildspalvas un marķieri, zīmuļu “biti”, uzkrāmētais papīrs un netīrās dzēšgumijas tiek nežēlīgi izmesti - tie noteikti vairs nebūs noderīgi.
2. Ielieciet izmantojamo biroju zīmuļa apvalkā vai nelielā kastē (tas ir svarīgi!) Un nosūtiet to uz vidējo lodziņu.

Apakšējā atvilktne ir privāta:

• papīra šalles;
• mitrās salvetes;
• tēja, kafija, cukurs;
• krūze;
• zāles;
• kosmētika.

Pār krūzi var izcelties sašutuma vētra: tikai daži cilvēki ir gatavi samierināties ar tās neesamību uz galda. Nu, ja tas jūs netraucē, atstājiet to pie rokas, bet neaizmirstiet to notīrīt.

Parsēšanas papīrs

Papīru sakopšana ir neskarta tēma, jo šeit ir grūti sniegt vispārīgus padomus. Tas viss ir atkarīgs no tā, kā tiek organizēts jūsu darbs.

Pārskatot dokumentus, galvenais atcerēties: jūsu mērķis ir racionalizēt darbplūsmas.

Trīs galvenie padomi, kas derēs gandrīz visiem:

• Pērciet organizatoru, lai tas atbilstu jūsu vajadzībām. Jebkurā gadījumā dokumenti ir jāsadala grupās. Piemēram, nepieciešama tūlītēja uzmanība, steidzami ziņojumi, arhivēšana un tie, kas kaut kur jānosūta.
• Glabājiet dokumentus vertikāli, nevis kaudzēs. Vislabāk ir izmantot daudzkrāsainas mapes un novietot tās organizētājā ar vertikālām sekcijām, lai būtu redzamas “saknes”.
• Sakārtojiet “buferzonu”. Organizējot kaut ko, to ir grūti izdarīt bez mapes Miscellaneous. Saņemiet sev kastīti, grozu vai kastīti, kur nokrīt visi papīri vai priekšmeti, kurus vēl neesat izdomājis. Un pieņemiet noteikumu: izjauciet šo kārbu vienu reizi dienā vai reizi nedēļā.

Pilnīgi jauns dators

Neaizmirstiet, ka monitora ekrānā ir vēl viena darbvirsma.

• Izveidojiet vairākas mapes un izplatiet elektroniskos dokumentus tāpat kā papīru. Neaizmirstiet izveidot “bufera” mapi.
• No darbvirsmas noņemiet saīsnes no programmām, kuras nelietojat.
• Ja personīgais fotoattēls tiek izmantots kā fons, jūs jau zināt, ka šī ir slikta ideja. Izvēlieties kaut ko neitrālu, bez spilgtām krāsām, spēcīga kontrasta un formu sajaukuma.
• Aizveriet nevajadzīgās cilnes pārlūkā.

Nelieciet pārāk tālu

Iedziļinoties lietu sakārtošanas procesā, neaizmirstiet, ka fanātiskā pieeja šajā jautājumā nekad nav sevi attaisnojusi.Uzņēmumi, kuros vadība stingri uzrauga darba vietu “sterilu” tīrību un to, ka pie darbiniekiem pie galdiem nav personisko priekšmetu, neuzrāda iespaidīgus rezultātus. Tieši pretēji, ieviešot šādus pasūtījumus, biroja darbinieku produktivitāte pazeminās par aptuveni 15%.

Psihologi iesaka darbvietā atrast vietu objektiem, kas darbosies nomierinoši. Tas var būt augs nelielā podiņā, galda plāksne ar motivējošu uzrakstu, kāda figūriņa, kas nav pārmērīgi piesātināta ar detaļām, vai mīksts spilvens uz biroja krēsla. Galvenais ir izvēlēties lietu, kas nepiesaistīs tavu uzmanību.

Uz putru neatgriezās

Galvenais noslēpums, saskaroties ar haosu darba vietā, ir izmest lieko un nepieaugt jaunam. Mēs dažreiz nenovērtējam to milzīgo emocionālo resursu procentuālo daļu, kas pieķērušies bezjēdzīgām lietām.

Interesants pētījums tika veikts ASV universitātē. Cilvēku grupā visiem tika pasniegta krūze un lūgts kādu laiku turēt to rokās. Tad viņi paziņoja, ka kausi kļūs par izsoles, kurā piedalīsies subjekti, daļu. Eksperiments parādīja: jo ilgāk cilvēks turēja kausu rokās, jo lielāku summu viņš bija gatavs par to samaksāt. Un tas neskatoties uz to, ka pirms tam viņam nebija vajadzīga kausa.

Kārtības uzturēšanai jābūt apzinātam procesam. Analizējiet to, ko redzat priekšā, un atņemiet lietas, kas rada haosu. Dienas beigās atstājot biroju, paskatieties ap galdu un uzdodiet sev jautājumu: kurš no šiem neļaus man koncentrēties rīt?