Cik ērti dokumentus glabāt mājās?

Ir daudz situāciju, kad mēs izmantojam apdrošināšanas polises, sertifikātus, sertifikātus. Tāpēc, lai nepieciešamie dokumenti būtu pa rokai, cilvēki ir spiesti dokumentus glabāt mājās. Bet kā to izdarīt pareizi, lai nekas netiktu zaudēts vai sabojāts?

Kādi dokumenti ir jāuzglabā?

Jebkuram mūsdienu cilvēkam ir daudz papīra gabalu visiem gadījumiem. Bet ne katru no tiem ir vērts turēt.

Mēs uzskaitām dokumentus, kas jums jābūt mājās:

• Sarakstu atver ar pasēm un citiem ģimenes dokumentiem. Piemēram, testamenti, liecības.
• Pieprasījumi, pilnvaras, kvītis un citi ar nekustamo īpašumu un transportu saistīti jautājumi.
• Diplomi, diplomi, sertifikāti, sertifikāti, kas apliecina izglītības pieejamību.
• Papīrs, kas saistīts ar profesionālo darbību: darba grāmatas, līgumi, līgumi.
• Aptaujas rezultāti, medicīniskā politika un kartes.
• Garantijas kartes, sadzīves tehnikas un mēbeļu čeki.
• Nodokļu dokuments.

Atsevišķi var atlasīt elektroniskus dokumentus vai tikai datus digitālā formātā. Parasti tie atbilst kādam no iepriekšminētajiem priekšmetiem, un tie ir arī jāuzglabā.

Cik ilgi jāuzglabā papīrs?

Dokumentus var iedalīt pēc glabāšanas laika. Tas ir atkarīgs no katras konkrētās garozas ilguma.

• Pastāvīgs. Šādiem dokumentiem vienmēr jābūt pa rokai. Tās ir laulības, dzimšanas apliecības, diplomi, kas apliecina izglītību, medicīniskie dati, notariāli apstiprināta informācija, testamenti, pensiju sertifikāti.
• Ilgtermiņa. Dokumenti nekustamajam īpašumam, automašīnai un dārgām lietām. Tajos ietilpst arī profesionālie dokumenti. Šeit jūs varat arī definēt čekus, kvītis. Tas ir kaut kas ilgi glabāts un paliek aktuāls noteiktu laika periodu.
• Īstermiņa. Jautājumus par ārstu, juristu un skolotāju pakalpojumiem ieteicams glabāt trīs gadus. Komunālie līgumi un izraksti pieņem to pašu periodu.
• Bezjēdzīgi. Jūs varat nekavējoties izmest nevajadzīgas apmācības, informatīvos materiālus, instrukcijas par rūpīgi izpētītām lietām, algu sarakstus un daudz ko citu.

Atsevišķi var atzīmēt izvēles dokumentus, kuriem tomēr ir liela nozīme to īpašniekam. Tajos ietilpst personīgās dienasgrāmatas, piezīmes, fotogrāfijas un citas piemiņlietas. Parasti arī šādas lietas tiek glabātas ilgu laiku.

Tāpēc ir vēlams izmest visu, kas šobrīd netiek izmantots un nākotnē nevar būt noderīgs. Lai uzturētu kārtību, jums regulāri jātīra “tvertnes” un jāatbrīvojas no uzkrātajiem gružiem, vienlaikus parsējot patiešām svarīgus dokumentus.

Uzglabāšanas padomi

Parasti lielākajā daļā māju papīrs tiek glabāts standarta aprīkojumā.

1. Pirmkārt, dokumenti tiek sakārtoti pēc virziena: mājas, strādnieki, medicīnas darbinieki un citi.
2. Tad tie tiek ievietoti parakstītās mapēs, kas noteikti neļaus sajaukties dokumentos.
3. Iegūtie komplekti tiek ievietoti atsevišķā kastē vai maisiņā. Starp citu, ērtības labad starpsienas bieži tiek izgatavotas "konteinera" iekšpusē, kas neļauj mapēm sajaukties. Tajā pašā laikā jums jāpārliecinās, ka uzglabāšanas vieta nav pieejama bērniem un dzīvniekiem, bet atrodas ērti lietošanai.

Bieži lietotus personiskos dokumentus ieteicams glabāt atsevišķi. Pase, medicīniskā karte, TIN un pensijas sertifikāts būs ērti sakārtoti plastmasas maisiņos, kas ir nofiksēti uz slīdņa.Šādi iepakojumi ir hermētiski un saglabās saturu pilnīgā kārtībā, neļaujot tam, teiksim, kļūt mitram. Tajā pašā laikā dokumenti, kas saistīti ar veselību, jāuzglabā pēc iespējas pieejamāki - lai nezaudētu laiku, ja tie ir steidzami nepieciešami.

Ir pareizi, ja mājās vienmēr ir svarīgu dokumentu fotokopijas. Ir visādi gadījumi, un šāda rezerve var palīdzēt neparedzētā situācijā.

Īpaši svarīgus dokumentus var ievietot seifā. Mūsdienu tirgus piedāvā plašu noliktavu izvēli, lai ikviens pircējs varētu izvēlēties sev piemērotu. Tikai labāk dokumentus glabāt seifā, nevis plastmasas mapēs - ugunsgrēka gadījumā tos veidojošais materiāls kūst ātrāk nekā papīrs.

Dokumentu glabāšanas veidi, kas nav triviāli

Vai aprakstītais šķiet garlaicīgs? Tam nav nozīmes! Ir interesantāki, ērtāki papīru glabāšanas veidi.

• • Organizatora padome. Šādai ierīcei ir daudz iespēju. Vienkāršākajā formā tas ir panelis, kuram papīrs ir piestiprināts ar pogām. Sarežģītākās versijās dēlim var būt mazas atvilktnes un piekārti stiprinājumi.

• • Mini kumode. Tas ir tieši tāds pats kā parastā kumode, bet daudz mazāks. Tajā ir ļoti ērti glabāt dokumentus. Sadalot dažādos nodalījumos, viņi nekad nepazudīs! Kumodes atvilktnēm var būt dažādi izmēri: mazi - maziem papīra gabaliņiem, lieli - zīmējumiem.

• • Piekārtā kaste. Tikai neliela kaste vai grozs, kas piestiprināts pie sienas pastkastes veidā. Šādā lietu, kas atrodas gaitenī, ir ērti uzglabāt atvestās vēstules un kvītis.

• • Kabatas aploksne. Tas ir līdzīgs iepriekšējai versijai, taču tā nav kaste, bet aploksne. Jūs varat to piestiprināt pie galda, ledusskapja, skapja. Ļauj uz laiku saglabāt nepieciešamos dokumentus, neaizņemot vērtīgo vietu.

• • Makulatūras grozs. Nē, ne miskaste - īpaša, glabāšanai. Tas ir novietots uz galda vai skapī, tam var būt vairāki nodalījumi. Vienkāršs, lēts, bet efektīvs dokumentu glabāšanas veids.

• • Bieži lietotus dokumentus var glabāt mapes mapē. Tam ir rokturis. Projektēts tā, lai dokumenti tajā nebūtu saburzīti. Parasti paredzēts A4 formāta papīram. Ja nepieciešams, lai netērētu laiku pareizo garozu meklēšanai, varat vienkārši satvert portfeļa mapi un darboties.

Mēs izmantojam digitālās tehnoloģijas

Instrukcijas par zālēm, ierīcēm un biroja aprīkojumu aizņem daudz vietas. Daudz vieglāk ir tos uzglabāt elektroniski. Lai to izdarītu, jums jāatrod tāda pati informācija internetā un jāsalīdzina tā ar informāciju, kas pieejama materiālā avotā, lai pārliecinātos par identitāti. Jūs varat vienkārši nofotografēt instrukcijas un saglabāt tās datora mapē. Izvēlieties tikai pēdējo, lai jūs to nejauši neizdzēstu. Citu iegūto failu kopiju labāk ir rakstīt uz ārējiem datu nesējiem, piemēram, atmiņas karti, vai nosūtīt uz mākoņa krātuvi.

Tikai gadījumā, ja jūs varat skenēt pārējos dokumentus. Bet tad jums vajadzētu rūpēties par elektroniskās sistēmas drošību no iespējamiem hakeru uzbrukumiem. Nevienam nepatiks personas datu noplūde internetā.

Starp citu, izmantojot datoru vai mobilo tālruni, ir ērti izsekot vērtspapīru derīguma termiņu. Pietiek vienkārši ievadīt vajadzīgos datumus “kalendārā”, lai elektroniskā ierīce paziņotu par konkrētās garozas atbilstības perioda beigām. Tad atliek tikai atbrīvoties no nevajadzīga papīra.

Iespējams, ka galvenais noteikums dokumentu glabāšanai mājās izklausās vienkārši: rūpīgums un regularitāte darbā ar mājsaimniecības papīriem ir garantija, ka pareizais dokuments nepazudīs vissvarīgākajā brīdī.

Ne visus dokumentus ir vērts uzglabāt. Bet ir daudz dokumentu, kas katram no mums vajadzētu būt līdzi. Tie jāuztur drošās un nošķirtās, bet diezgan viegli pieejamās vietās. Jūs varat izgatavot elektroniskas un parastas dokumentu kopijas - tās, iespējams, noderēs. Jebkurā gadījumā precīza dokumentu glabāšana un rūpīga šķirošana palīdzēs tos saglabāt neskartus.