Najlepsze podejście do utrzymania czystości w miejscu pracy

Jak wykazały badania, z powodu nieporządku człowiek traci około godziny swojego dnia każdego dnia - musiałaś słyszeć tę motywującą historię horroru więcej niż raz. Nie wspominając już o tym, że chaos po prostu działa ci na nerwy: wszystko wydaje się być na wyciągnięcie ręki, ale ciągle musisz czegoś szukać. Utrzymanie czystości w miejscu pracy jest naprawdę ważne, ale nie tak proste, jak się wydaje. Zadanie wydaje się proste, ale nawet duże firmy, których kierownictwo ma obsesję na punkcie porządku i jest gotowe zainwestować dużo pieniędzy, nie udało się.

Cele

Zanim zaczniesz oswajanie stworzonego chaosu, odpowiedz na proste pytanie: dlaczego? Co chcesz w rezultacie osiągnąć?

Ideę doskonale sformułowała Marie Kondo: „Celem czyszczenia jest powrót do naturalnego spokoju”.

Dajemy czystość nie ze względu na czystość, ale ze względu na wewnętrzną harmonię. W miejscu pracy osoba powinna być spokojna i wygodna. Co jest do tego potrzebne?

• Czysta przestrzeń informacyjna.

Personel biurowy zwykle pracuje z informacjami. Im większy i bardziej zróżnicowany przepływ informacji, tym trudniej jest zrealizować powierzone mu zadanie. Dlatego pozostawienie wszystkich dokumentów roboczych w zasięgu wzroku lub powieszenie monitora z wieloma naklejkami z przypomnieniami jest nieskuteczną taktyką. To samo dotyczy wyskakujących powiadomień z komunikatorów internetowych lub wiadomości e-mail.

• Brak rzeczy, które zakłócają skupienie lub ograniczają ruch.

Po pierwsze, do pracy potrzebujesz wolnego pola roboczego. Jeśli, aby podpisać dokument w formacie A4, musisz wcisnąć się w bryłę i popchnąć łokciem przeszkadzające przedmioty, wtedy twoje miejsce pracy wymaga reorganizacji.

Po drugie, osobisty nie powinien ingerować w pracownika. Ramki ze zdjęciami rodzinnymi i pamiątkami przywiezionymi z wakacji nie pozwalają się w pełni skoncentrować - to fakt. Nawet jeśli tego nie zauważymy, mózg nadal rejestruje obrazy i przeznacza zasoby na ich przetwarzanie, ponieważ rodzina i rozrywka to pojęcia z kategorii „Ważne”.

Od czego zacząć

Jeśli po prostu zmienisz układ obiektów na pulpicie, próbując je skutecznie grupować, na pewno stracisz tę notoryczną godzinę. Musisz działać inaczej.

Zadanie polega na całkowitym uwolnieniu i oczyszczeniu miejsca pracy. Twoje cele:

• czystość przedmiotów;
• czystość wizualna;
• czystość pola informacyjnego.

Oznacza to, że najpierw musisz usunąć wszystko ze stołu i stolika nocnego. Umieść rzeczy w dużym pudełku na krześle, obok stołu.

Teraz weź wilgotną ściereczkę lub specjalne ściereczki i ostrożnie wytrzyj monitor, klawiaturę, mysz, blat, stolik nocny (wewnątrz i na zewnątrz).

Nie zapomnij umieścić obok niego kosza na śmieci - wszystko, co jest niepotrzebne, z pewnością wleci do niego na etapie przygotowawczym.

Umieszczając wszystko, czego potrzebujesz w miejscach

Przede wszystkim przywracamy monitor, klawiaturę i mysz do stołu. Ułóż je w taki sposób, aby ekran znajdował się w odległości 45-50 cm od oczu, a urządzenia wejściowe nie powinny powodować garbu.

A teraz czas się zatrzymać i pomyśleć. Czego jeszcze potrzebujesz do pracy?

• Artykuły papiernicze. Jeśli masz 10 długopisów, zostaw jeden. Kilka ołówków i temperówka? Naostrz jeden ołówek i włóż temperówkę do szuflady stolika nocnego. Gumka? Jeśli potrzebujesz, jego miejsce znajduje się obok ołówka. Jednym słowem pozostaw na stole wszystkie artykuły papiernicze, których używasz na co dzień, ale w jednym egzemplarzu. Mogą to być nożyczki, płyn korekcyjny, kolorowe markery, spinacze do papieru.Umieść je w szklance lub organizerze, a resztę w piórniku lub pudełku. Nadmiar artykułów zajmiemy się później.
• Narzędzia Urządzenia zajmujące dużo miejsca nie powinny być przechowywane na stole. Najprawdopodobniej nie używasz dziurkacza i pieczęci co godzinę - można je przechowywać na nocnej szafce. Ale mały zszywacz nie boli - zostawiamy go w organizerze biurkowym. Miejsce dla kalkulatora jest określane z uwzględnieniem charakteru pracy: jeśli jest stale używany, warto go trzymać na pulpicie.
• Telefon Oczywiście środki komunikacji powinny znajdować się w pobliżu. Jeśli telefon jest nieruchomy, ustaw go tak, aby podczas podnoszenia słuchawki kabel nie dotykał innych przedmiotów.
• Pamiętnik, szybowiec. Magazyn z planem pracy jest zwykle umieszczany w lewym rogu stołu - tam nie będzie przeszkadzał, ale zawsze będzie pod ręką.
• Lampa Jeśli potrzebujesz lampy stołowej, ustaw ją zgodnie z własnymi cechami (dla osób praworęcznych - po lewej stronie, dla osób leworęcznych - po prawej). Nie trzymaj się go z nadmiarem przedmiotów!

Potem pozostaje jeszcze zajmowanie się przechowywaniem materiałów roboczych - a porządkowanie na stole można uznać za zakończone.

Reorganizacja stolików nocnych

W biurowym stoliku nocnym są zwykle trzy szuflady. Każdy z nich powinien służyć do przechowywania określonej kategorii przedmiotów.

Z górnej szuflady korzystamy częściej niż raz w tygodniu. Może to być:

• druk
• dziurkacz
• nożyczki
• temperówka
• naklejki
• serwetki na sprzęt biurowy,
• spinacze do papieru.

Środkowe pudełko - zapasowe materiały i rzadko używane:

• nowe biuro „w rezerwie” - zeszyty, naklejki, papier itp.;
• zapasowe długopisy, ołówki i markery, które wyjęłeś ze stołu.

Obsługując drugą szufladę, będziesz musiał poradzić sobie z przedmiotami, które nie znalazły miejsca na stole w poprzednim kroku:

1. Wszystkie wyschnięte długopisy i markery, „kawałki” ołówków, nabazgrane papiery i brudne gumki są bezlitośnie wyrzucane - na pewno nie będą już przydatne.
2. Umieść użyteczne biuro w piórniku lub małym pudełku (to ważne!) I wyślij je do środkowego pudełka.

Dolna szuflada jest prywatna:

• szaliki papierowe;
• chusteczki nawilżane;
• herbata, kawa, cukier;
• kubek;
• leki;
• kosmetyki.

Nad kubkiem może wybuchnąć burza oburzenia: niewiele osób jest gotowych znosić jego nieobecność na stole. Cóż, jeśli ci to nie przeszkadza, zostaw go pod ręką, ale nie zapomnij o utrzymaniu go w czystości.

Papier do analizowania

Sprzątanie gazet jest śliskim tematem, ponieważ ciężko tu udzielić ogólnych porad. Wszystko zależy od sposobu organizacji pracy.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania podczas analizowania dokumentów: Twoim celem jest usprawnienie przepływu pracy.

Trzy główne wskazówki, które będą pasować prawie każdemu:

• Kup organizer dopasowany do twoich potrzeb. Dokumenty należy w każdym razie podzielić na grupy. Na przykład wymagające natychmiastowej uwagi, niepilnych, raportowania, archiwizacji i tych, które należy gdzieś wysłać.
• Dokumenty należy przechowywać pionowo, a nie w stosach. Najlepiej jest używać wielokolorowych folderów i umieszczać je w organizerze z pionowymi sekcjami, aby widoczne były „korzenie”.
• Ułóż „strefę buforową”. Podczas organizowania czegokolwiek trudno jest obejść się bez folderu Różne. Zdobądź pudełko, kosz lub pudełko, w którym spadną wszystkie niezrozumiałe papiery lub przedmioty. I zrób regułę: demontuj to pudełko raz dziennie lub raz w tygodniu.

Zupełnie nowy komputer

Nie zapominaj, że masz inny pulpit - na ekranie monitora.

• Utwórz kilka folderów i rozpowszechnij dokumenty elektroniczne w taki sam sposób, jak papier. Nie zapomnij utworzyć folderu „buforowego”.
• Usuń skróty z programów, których nie używasz z pulpitu.
• Jeśli jako tapetę zostanie użyte osobiste zdjęcie, wiesz już, że to zły pomysł. Wybierz coś neutralnego, bez jasnych kolorów, silnego kontrastu i mieszanki kształtów.
• Zamknij niepotrzebne karty w przeglądarce.

Nie przesadzaj

Po zanurzeniu się w proces porządkowania rzeczy, nie zapominaj, że fanatyczne podejście w tej sprawie nigdy się nie usprawiedliwiało.Firmy, w których kierownictwo ściśle monitoruje „sterylną” czystość miejsc pracy i brak przedmiotów osobistych na stołach u pracowników, nie wykazują imponujących rezultatów. Przeciwnie, wraz z wprowadzeniem takich zamówień wydajność pracowników biurowych spada o około 15%.

Psychologowie zalecają znalezienie miejsca w obszarze roboczym dla obiektów, które będą działać w sposób uspokajający. Może to być roślina w małej doniczce, talerz z motywującym napisem, jakaś figurka, która nie jest przesycona szczegółami, lub miękka poduszka na krześle biurowym. Najważniejsze jest, aby wybrać rzecz, która nie przyciągnie twojej uwagi.

Do bałaganu nie wrócił

Główną tajemnicą w obliczu chaosu w miejscu pracy jest wyrzucenie nadmiaru i nie zarastanie nowymi. Czasami nie doceniamy ogromnego odsetka zasobów emocjonalnych, które przywiązują się do bezużytecznych rzeczy.

Ciekawe badanie przeprowadzono na uniwersytecie w USA. W grupie osób wszyscy otrzymali filiżankę i poprosili o chwilę, aby trzymać ją w dłoniach. Następnie ogłosili, że puchary staną się dużą częścią aukcji, w której uczestnicy wezmą udział. Eksperyment wykazał: im dłużej osoba trzymała kubek w dłoniach, tym większa kwota była gotowa za to zapłacić. I to pomimo faktu, że wcześniej nie potrzebował filiżanki.

Utrzymywanie porządku musi być świadomym procesem. Przeanalizuj to, co widzisz przed sobą i zabierz rzeczy, które powodują chaos. Opuszczając biuro pod koniec dnia, rozejrzyj się wokół stołu i zadaj sobie pytanie: które z nich nie pozwolą mi skoncentrować się jutro?