Cât de convenabil este să păstrezi documentele acasă?

Există multe situații în care folosim polițe de asigurare, certificate, certificate. Prin urmare, pentru ca actele necesare să fie la îndemână, oamenii sunt obligați să păstreze documente acasă. Dar cum să procedăm corect, astfel încât nimic să nu se piardă sau să se strice?

Ce documente trebuie stocate?

Orice persoană modernă are o mulțime de bucăți de hârtie pentru toate ocaziile. Dar nu fiecare dintre ele merită păstrat.

Enumerăm documentele pe care trebuie să le ai acasă:

• Lista este deschisă prin pașapoarte și alte documente de familie. De exemplu, testamente, mărturii.
• Întrebări, procuri, chitanțe și alte aspecte legate de imobiliare și transport.
• Diplome, diplome, certificate, certificate care confirmă disponibilitatea învățământului.
• Lucrare referitoare la activități profesionale: cărți de muncă, contracte, contracte.
• Rezultatele sondajului, polițele medicale și cardurile.
• Carduri de garanție, cecuri pentru electrocasnice și mobilier.
• Hârtie aferentă impozitelor.

Separat, puteți selecta documente electronice sau doar date în format digital. De regulă, acestea corespund unuia dintre articolele de mai sus și sunt, de asemenea, supuse depozitării.

Cât timp trebuie păstrată hârtia?

Documentele pot fi împărțite în timp de stocare. Depinde de durata fiecărei cruste particulare.

• Permanent. Astfel de lucrări ar trebui să fie întotdeauna la îndemână. Este vorba despre căsătorie, certificate de naștere, diplome care confirmă educația, date medicale, informații notariale, testamente, certificate de pensie.
• Pe termen lung. Documente pentru imobiliare, mașini și lucruri scumpe. Acestea includ, de asemenea, lucrări profesionale. Aici puteți defini și cecuri, chitanțe. Acest lucru este păstrat o perioadă lungă de timp și rămâne relevant pentru o anumită perioadă de timp.
• Pe termen scurt. Întrebările referitoare la serviciile medicilor, avocaților și profesorilor se recomandă să fie păstrate timp de trei ani. Acordurile de utilitate și extrasele asumă aceeași perioadă.
• Nefolositor. Puteți arunca imediat instruire inutilă, materiale informaționale, instrucțiuni pentru lucrurile amănunțite, salarii și multe altele.

Separat, pot fi notate documente opționale care, însă, au o importanță deosebită pentru proprietarul lor. Acestea includ jurnale personale, note, fotografii și alte amintiri. De obicei, astfel de lucruri sunt de asemenea păstrate pentru o lungă perioadă de timp.

Prin urmare, este de dorit să aruncăm tot ceea ce nu este folosit în acest moment și care nu poate fi util în viitor. Pentru a menține ordinea, trebuie să vă curățați regulat „coșurile” și să scăpați de resturile acumulate, în timp ce analizați documente cu adevărat importante.

Sfaturi de depozitare

De regulă, în majoritatea caselor, hârtia este stocată standard.

1. În primul rând, documentele sunt sortate după direcție: acasă, muncitori, medicale și altele.
2. Apoi sunt plasate în dosare semnate, ceea ce cu siguranță nu vă va lăsa să vă confundați în acte.
3. Seturile rezultate sunt introduse într-o cutie sau pungă separată. Apropo, pentru comoditate, partițiile sunt adesea realizate în interiorul „containerului” care nu permit amestecarea folderelor. În același timp, trebuie să vă asigurați că locația de depozitare nu este accesibilă copiilor și animalelor, ci amplasată convenabil pentru utilizare.

Este o idee bună să stocați separat documentele personale utilizate frecvent. Pașaportul, cardul medical, TIN și certificatul de pensie vor fi aranjate confortabil în pungi de plastic, care sunt blocate pe glisier.Astfel de pachete sunt etanșe și vor păstra conținutul în ordine perfectă, împiedicând, să zicem, să se ude. În același timp, documentele legate de sănătate ar trebui să fie stocate cât mai accesibil - pentru a nu pierde timp dacă sunt necesare în mod urgent.

Este corect să aveți întotdeauna fotocopii de hârtii importante acasă. Există tot felul de cazuri și o astfel de rezervă poate ajuta într-o situație neprevăzută.

Documente deosebit de importante pot fi plasate într-un seif. Piața modernă oferă o gamă largă de depozite, astfel încât orice cumpărător poate alege ceva potrivit pentru el însuși. Doar că este mai bine să păstrați documentele într-un loc sigur, nu în dosarele de plastic - în caz de incendiu, materialul care le compune se topește mai repede decât hârtia.

Modalități non-banale de stocare a documentelor

Ți se pare descris plictisitor? Nu contează! Există modalități mai interesante și mai convenabile de a păstra hârtiile.

• • Consiliul de organizare. Există multe opțiuni pentru un astfel de dispozitiv. În forma sa cea mai simplă, este un panou la care este atașată hârtie cu butoane. În versiuni mai complexe, placa poate avea sertare mici și suporturi suspendate.

• • Mini sertar. Este exact la fel ca un sertar obișnuit, dar mult mai mic. Este foarte convenabil să stocați documente în ea. Fiind sortate în diferite compartimente, nu se vor pierde niciodată! Sertarele din sertare pot avea dimensiuni diferite: mici - pentru bucăți mici de hârtie, mari - pentru desene.

• • Cutie agățată. Doar o cutie mică sau un coș atașat la perete în modul unei căsuțe poștale. Într-un astfel de lucru, situat pe hol, este convenabil să stocați scrisorile și chitanțele aduse.

• • Plic de buzunar. Este similar cu versiunea anterioară, dar nu este o cutie, ci un plic. Îl puteți atașa la masă, frigider, dulap. Vă permite să stocați documentele necesare temporar, fără a ocupa spațiul valoros.

• • Coș de hârtie uzată. Nu, nu este un coș de gunoi - special, pentru depozitare. Este pus pe o masă sau într-un dulap, poate avea mai multe compartimente. O modalitate simplă, ieftină, dar eficientă de a stoca documente.

• • Hârtiile frecvent utilizate pot fi păstrate într-un folder de portofoliu. Are mâner de transport. Proiectat astfel încât documentele să nu fie ridate în el. De obicei proiectat pentru hârtie A4. Dacă este necesar, pentru a nu pierde timpul în căutarea crustelor potrivite, puteți apuca doar folderul de portofoliu și alergați.

Folosim tehnologie digitală

Instrucțiunile pentru medicamente, dispozitive și echipamente de birou ocupă mult spațiu. Este mult mai ușor să le depozitați electronic. Pentru a face acest lucru, trebuie să găsiți aceleași informații pe Internet și să le comparați cu informațiile disponibile pe o sursă materială, pentru a vă asigura de identitate. Puteți fotografia pur și simplu instrucțiunile și le puteți salva într-un folder de pe computer. Selectați-l doar pe acesta din urmă, astfel încât să nu-l ștergeți din greșeală din greșeală. O altă copie a fișierelor rezultate este mai bine să scrieți pe suporturi externe, cum ar fi un card de memorie sau să trimiteți la stocarea în cloud.

În caz, puteți scana restul documentelor. Dar atunci ar trebui să aveți grijă de securitatea sistemului electronic în urma unui eventual atac de hackeri. Nimănui nu-i va plăcea scurgerea de date cu caracter personal pe Internet.

Apropo, utilizarea unui computer sau a unui telefon mobil este convenabilă pentru urmărirea perioadei de valabilitate a valorilor mobiliare. Este suficient să introduceți pur și simplu datele necesare în „calendar”, astfel încât dispozitivul electronic să notifice sfârșitul perioadei de relevanță a unei anumite cruste. Apoi rămâne doar să scapi de hârtia inutilă.

Poate că principala regulă pentru păstrarea documentelor la domiciliu sună simplă: minuțiozitatea și regularitatea lucrării cu hârtiile casnice este o garanție că documentul potrivit nu se va pierde în cel mai important moment.

Nu toate documentele merită stocate. Dar sunt multe lucrări pe care fiecare dintre noi ar trebui să le avem cu noi. Trebuie să fie păstrate în locuri sigure și retrase, dar destul de ușor accesibile. Puteți face copii electronice și obișnuite ale documentelor - acestea vor veni probabil la îndemână. În orice caz, stocarea corectă și sortarea atentă a hârtiilor vor ajuta la păstrarea lor intactă.