Najlepší prístup k udržiavaniu čistoty na pracovisku

Ako ukazujú štúdie, v dôsledku poruchy človek stráca každý deň asi hodinu svojho času - tento motivačný horor musíte počuť viackrát. Nehovoriac o tom, že chaos sa vám práve dostáva do nervov: všetko sa zdá byť po ruke, ale stále musíte niečo hľadať. Udržiavanie čistého pracoviska je naozaj dôležité, ale nie také jednoduché, ako to znie. Úloha sa zdá byť jednoduchá, misii však zlyhali dokonca aj veľké spoločnosti, ktorých vedenie je posadnuté poriadkom a je pripravené do neho investovať veľa peňazí.

ciele

Predtým, ako začnete krotiť chaos, ktorý ste vytvorili, odpovedzte na svoju jednoduchú otázku: prečo? Čo chcete dosiahnuť ako výsledok?

Túto myšlienku dokonale formulovala Marie Kondo: „Účelom čistenia je návrat do prirodzeného pokojného stavu.“

Čistotu neprinášame kvôli čistote, ale kvôli vnútornej harmónii. Na pracovisku by mal byť človek pokojný a pohodlný. Čo je na to potrebné?

• Čistý informačný priestor.

Zamestnanci úradu zvyčajne pracujú s informáciami. Čím väčší a rôznorodejší tok informácií, tým ťažšie je, aby osoba splnila úlohu, ktorá mu bola pridelená. Preto je ponechanie všetkých pracovných dokumentov na dohľad alebo zavesenie monitora s mnohými nálepkami s upomienkami neúspešnou taktikou. To isté platí pre kontextové oznámenia od okamžitých správ alebo e-mailu.

• Absencia vecí, ktoré narúšajú zameranie alebo obmedzujú pohyb.

Po prvé, na prácu potrebujete voľné pracovné pole. Ak na podpísanie dokumentu vo formáte A4 musíte stlačiť hrudku a tlačiť rušivé predmety loktom, vaše pracovisko si vyžaduje reorganizáciu.

Po druhé, pracovník by nemal zasahovať do pracovníkov. Rámčeky s rodinnými fotografiami a suvenírmi prinesené z dovolenky vám nedovoľujú plne sa sústrediť - to je skutočnosť. Aj keď si to nevšimneme, mozog stále zachytáva obrázky a vynakladá prostriedky na ich spracovanie, pretože rodina a voľný čas sú koncepty z kategórie „dôležité“.

Kde začať?

Ak jednoducho zmeníte usporiadanie objektov na pracovnej ploche a pokúsite sa ich zoskupiť efektívne, určite stratíte túto notoricky známu hodinu. Musíte konať inak.

Úlohou je úplne uvoľniť a vyčistiť pracovisko. Vaše ciele:

• čistota predmetov;
• vizuálna čistota;
• čistota informačného poľa.

To znamená, že najskôr musíte odstrániť všetko zo stola az nočného stolíka. Položte veci do veľkej skrinky na stoličku, vedľa stola.

Teraz odoberte navlhčenú utierku alebo špeciálne utierky a pozorne utrite monitor, klávesnicu, myš, dosku, nočný stolík (zvnútra a von).

Nezabudnite umiestniť kôš na odpadky vedľa nej - všetko, čo je zbytočné, do neho určite v prípravnej fáze priletí.

Vloženie všetkého, čo potrebujete, na miesto

Najprv vrátime monitor, klávesnicu a myš na stôl. Usporiadajte ich tak, aby obrazovka bola vo vzdialenosti 45 - 50 cm od očí a aby vstupné zariadenia nespôsobili hrb.

A teraz je čas prestať a premýšľať. Čo ešte potrebujete pre prácu?

• Úrad. Ak máte 10 guľôčkových pier, jednu nechajte. Niekoľko ceruziek a orezávátko? Naostrte jednu ceruzku a vložte orezávač do zásuvky nočného stolíka. Eraser? Ak to potrebujete, potom je jeho miesto vedľa ceruzky. Jedným slovom nechajte na stole všetky písacie potreby, ktoré používate každý deň, ale v jednej kópii. Môžu to byť nožnice, korekčná tekutina, farebné značky, kancelárske sponky.Vložte ich do pohára alebo organizátora a zvyšok do puzdra na ceruzku alebo do škatule. S nadbytočnými položkami sa budeme zaoberať neskôr.
• Nástroje. Zariadenia, ktoré zaberajú veľa miesta, by sa nemali ukladať na stôl. S najväčšou pravdepodobnosťou nepoužívate razidlo a tesnenia každú hodinu - môžu byť uložené na nočnom stolíku. Malý zošívačka to však neublíži - ponecháme ho v organizátore pracovnej plochy. Miesto pre kalkulačku sa určuje s prihliadnutím na povahu práce: ak sa používa neustále, potom sa oplatí ponechať ju na pracovnej ploche.
• Phone. Komunikačné prostriedky by samozrejme mali byť v blízkosti. Ak je telefón nehybný, nastavte ho tak, aby sa kábel pri zdvíhaní mikrotelefónu nedotýkal iných predmetov.
• Denník, klzák. Časopis s pracovným plánom sa zvyčajne umiestňuje do ľavého rohu stola - tam to nebude zasahovať, ale vždy bude vždy po ruke.
• Lampa. Ak potrebujete stolovú lampu, usporiadajte ju podľa svojich charakteristík (pre pravákov - vľavo, pre ľavákov - vpravo). Nezdržujte sa na ňom s prebytočnými predmetmi!

Potom sa musí zaoberať skladovaním pracovných materiálov - a uvedenie vecí do poriadku na stole možno považovať za dokončené.

Nočné stolíky na reorganizáciu

V nočnom stolíku v kancelárii sú zvyčajne tri zásuvky. Každá z nich by sa mala použiť na uloženie určitej kategórie položiek.

Horná zásuvka je to, čo používame častejšie ako raz týždenne. Môže to byť:

• vytlačiť
• dierovač
• nožnice,
• orezávatko
• samolepky,
• obrúsky pre kancelársku techniku,
• kancelárske sponky.

Stredný box - náhradné materiály a to, čo sa zriedka používa:

• nová kancelária "v rezerve" - ​​zápisníky, nálepky, papier atď .;
• náhradné perá, ceruzky a značky, ktoré ste odstránili zo stola.

Spravujete druhú zásuvku, budete sa musieť vysporiadať s položkami, ktoré v predchádzajúcom kroku nenašli na stole miesto:

1. Všetky vyschnuté perá a značky, „kúsky“ ceruziek, načmárané papiere a špinavé gumy sa nemilosrdne vyhodia - určite už nebudú užitočné.
2. Použite kanceláriu do puzdra na ceruzku alebo do malej škatule (je to dôležité!) A pošlite ju do strednej škatule.

Spodná zásuvka je súkromná:

• papierové šatky;
• mokré obrúsky;
• čaj, káva, cukor;
• hrnček;
• lieky;
• kozmetiky.

Na hrnček môže vypuknúť búrka rozhorčenia: málokto je pripravený zmieriť sa s jeho neprítomnosťou na stole. Ak vás to neobťažuje, nechajte ho po ruke, ale nezabudnite ho udržiavať v čistote.

Parsovací papier

Čistenie papierov je klzká téma, pretože je ťažké poskytnúť všeobecnú radu. Všetko záleží na usporiadaní vašej práce.

Pri analýze dokumentov je potrebné pamätať na hlavnú vec: Vaším cieľom je zefektívniť pracovné postupy.

Tri hlavné tipy, ktoré budú vyhovovať takmer všetkým:

• Kúpte si organizátora podľa svojich potrieb. Dokumenty je v každom prípade potrebné rozdeliť do skupín. Napríklad vyžadovanie okamžitej pozornosti, nie súrne, ohlasovacie, archívne a tie, ktoré je potrebné niekde poslať.
• Dokumenty ukladajte zvisle, nie v stohoch. Najlepšie je používať viacfarebné priečinky a umiestniť ich do organizátora so zvislými rezmi tak, aby boli viditeľné „korene“.
• Usporiadajte „nárazníkovú zónu“. Pri organizovaní čohokoľvek je ťažké robiť bez priečinka Rôzne. Kúpte si krabicu, kôš alebo krabicu, kde padnú všetky papiere alebo predmety, na ktoré ste neprišli. A urobte pravidlo: rozoberte tento box raz denne alebo raz týždenne.

Úplne nový počítač

Nezabudnite, že máte inú pracovnú plochu - na obrazovke monitora.

• Vytvorte niekoľko priečinkov a distribuujte elektronické dokumenty rovnakým spôsobom ako papier. Nezabudnite vytvoriť priečinok „buffer“.
• Odstráňte odkazy z programov, ktoré nepoužívate z pracovnej plochy.
• Ak sa ako tapeta použije osobná fotografia, už viete, že je to zlý nápad. Vyberte si niečo neutrálne, bez jasných farieb, silného kontrastu a zmesi tvarov.
• Zatvorte nepotrebné karty v prehliadači.

Nepreháňajte to

Po ponorení sa do procesu usporiadania vecí nezabudnite, že fanatický prístup v tejto veci sa nikdy neodôvodnil.Spoločnosti, v ktorých vedenie striktne monitoruje „sterilnú“ čistotu pracovných miest a neprítomnosť osobných vecí na stole u zamestnancov, nevykazujú pôsobivé výsledky. Naopak, so zavedením takýchto objednávok klesá produktivita administratívnych pracovníkov približne o 15%.

Psychológovia odporúčajú nájsť miesto v pracovnom priestore pre objekty, ktoré budú pôsobiť pokojne. Môže to byť rastlina v malom hrnci, stolová doska s motivačným nápisom, figúrka, ktorá nie je presýtená detailami, alebo mäkký vankúš na kancelárskej stoličke. Hlavnou vecou je vybrať si vec, ktorá nebude priťahovať vašu pozornosť.

Do neporiadku sa nevrátil

Hlavným tajomstvom konfrontácie s chaosom na pracovisku je vyhodiť nadbytočné množstvo a nie zarastať novými. Niekedy podceňujeme enormné percento emocionálnych zdrojov, ktoré sa pripútavajú k zbytočným veciam.

Na americkej univerzite sa uskutočnila zaujímavá štúdia. V skupine ľudí dostali všetci pohár a požiadali o chvíľu, aby ho držali v rukách. Potom oznámili, že šálky sa stanú množstvom aukcií, na ktorých sa zúčastnia subjekty. Experiment ukázal: čím dlhšie človek držal pohár vo svojich rukách, tým vyššia bola suma, za ktorú bol pripravený ho zaplatiť. A to napriek skutočnosti, že predtým nepotreboval pohár.

Udržiavanie poriadku musí byť vedomým procesom. Analyzujte, čo vidíte pred vami, a odneste veci, ktoré vytvárajú chaos. Na konci dňa opustíte kanceláriu, rozhliadnite sa okolo stola a opýtajte sa sami seba: ktorá z nich mi zabráni sústrediť sa zajtra?