Ako pohodlné je uchovávať dokumenty doma?

Existuje veľa situácií, v ktorých používame poistné zmluvy, certifikáty, certifikáty. Z tohto dôvodu sú ľudia nútení uchovávať dokumenty doma, aby boli k dispozícii potrebné dokumenty. Ale ako to urobiť správne, aby sa nič nestratilo alebo nezkazilo?

Aké dokumenty je potrebné uložiť?

Každý moderný človek má veľa kusov papiera pre všetky príležitosti. Ale nie každý z nich stojí za to si ho udržať.

Uvádzame zoznam dokumentov, ktoré musíte mať doma:

• Zoznam sa otvára pasmi a inými rodinnými dokladmi. Napríklad závety, svedectvá.
• Otázky, splnomocnenia, príjmy a iné súvisiace s nehnuteľnosťami a dopravou.
• Diplomy, diplomy, osvedčenia, osvedčenia potvrdzujúce dostupnosť vzdelania.
• Príspevok súvisiaci s odbornou činnosťou: pracovné zošity, zmluvy, zmluvy.
• Výsledky prieskumu, lekárske politiky a karty.
• Záručné karty, šeky pre domáce spotrebiče a nábytok.
• Papier súvisiaci s daňami.

Samostatne môžete vybrať elektronické dokumenty alebo len údaje v digitálnom formáte. Spravidla zodpovedajú jednej z vyššie uvedených položiek a tiež podliehajú skladovaniu.

Ako dlho by sa mal papier skladovať?

Dokumenty je možné rozdeliť podľa času uloženia. Závisí to od trvania každej konkrétnej kôry.

• Trvalá. Takéto dokumenty by mali byť vždy po ruke. Sú to osvedčenia o sobáši, narodení, diplomy potvrdzujúce vzdelanie, lekárske údaje, notárske údaje, závety, osvedčenia o dôchodku.
• Dlhodobé. Dokumenty týkajúce sa nehnuteľností, automobilov a drahých vecí. Zahŕňajú aj odborné práce. Tu môžete definovať aj šeky, účtenky. Je to niečo, čo sa uchováva na dlhú dobu a zostane relevantné na určité časové obdobie.
• Krátkodobé. Otázky týkajúce sa služieb lekárov, právnikov a učiteľov sa odporúča uchovávať tri roky. Dohody a prospešné služby sa predpokladajú v rovnakom období.
• Ničomu. Okamžite môžete zahodiť zbytočné školenia, informačné materiály, pokyny pre dôkladne študované veci, mzdy a ďalšie.

Samostatne je možné zaznamenať nepovinné dokumenty, ktoré sú však pre ich majiteľa veľmi dôležité. Patria k nim osobné denníky, poznámky, fotografie a ďalšie memorabílie. Zvyčajne sa také veci ukladajú aj na dlhú dobu.

Preto je žiaduce vyhodiť všetko, čo sa v súčasnosti nepoužíva a nemôže byť v budúcnosti užitočné. Ak chcete zachovať poriadok, musíte pravidelne čistiť svoje „koše“ a zbaviť sa nahromadeného odpadu a súčasne analyzovať skutočne dôležité dokumenty.

Tipy na skladovanie

Vo väčšine domácností sa papier spravidla ukladá ako štandard.

1. Po prvé, dokumenty sú usporiadané podľa smeru: domov, pracovníci, lekári a iní.
2. Potom sa umiestnia do podpísaných priečinkov, ktoré vás určite nenechajú zmiasť v novinách.
3. Výsledné sady sa uložia do samostatnej škatule alebo vrecka. Mimochodom, v záujme lepšej prehľadnosti sa oddiely často vyrábajú vo vnútri „kontajnera“, ktorý neumožňuje miešanie priečinkov. Zároveň sa musíte uistiť, že skladovacie miesto nie je prístupné deťom a zvieratám, ale je umiestnené pohodlne na použitie.

Je dobré uchovávať často používané osobné dokumenty osobitne. Pasy, lekárske preukazy, DIČ a dôchodkové osvedčenie sa pohodlne usadia v plastových vreckách, ktoré sú uzamknuté na jazdci.Takéto obaly sú vzduchotesné a udržujú obsah v perfektnom poradí, čo mu zabráni napríklad zvlhnúť. Zároveň by sa dokumenty týkajúce sa zdravia mali uchovávať čo najprístupnejšie - aby sa nestratili čas, ak sú naliehavo potrebné.

Je správne mať doma fotokópie dôležitých dokumentov. Existujú najrôznejšie prípady a takáto rezerva môže pomôcť v nepredvídanej situácii.

Obzvlášť dôležité dokumenty môžu byť umiestnené v trezore. Moderný trh ponúka široký výber skladov, takže si každý kupujúci môže vybrať niečo, čo mu vyhovuje. Iba je lepšie uchovávať dokumenty v bezpečí, nie v plastových priečinkoch - v prípade požiaru sa materiál, z ktorého sa skladajú, topí rýchlejšie ako papier.

Netriviálne spôsoby ukladania dokumentov

Vyzerá to opísane nudne? Na tom nezáleží! Existuje viac zaujímavých a pohodlnejších spôsobov ukladania papierov.

• • Doska organizátora. Pre takéto zariadenie existuje veľa možností. Vo svojej najjednoduchšej podobe je to panel, na ktorý je papier pripevnený pomocou gombíkov. V zložitejších verziách môže mať doska malé zásuvky a závesné držiaky.

• • Mini komoda. Je to úplne rovnaké ako bežné komody, ale oveľa menšie. Je veľmi vhodné do nej ukladať dokumenty. Keďže sú rozdelené do rôznych oddielov, nikdy sa nestratia! Zásuvky v komore môžu mať rôzne veľkosti: malé - pre malé kúsky papiera, veľké - pre kresby.

• • Závesný box. Iba malá škatuľa alebo kôš pripevnený k stene ako poštová schránka. V takom prípade, ktorý sa nachádza na chodbe, je vhodné ukladať doručené listy a potvrdenky.

• • Vrecká na vrecká. Je to podobné ako v predchádzajúcej verzii, ale nejde o krabicu, ale o obálku. Môžete ho pripevniť na stôl, chladničku, skrinku. Umožňuje ukladať dočasne potrebné dokumenty bez toho, aby sa zaberalo cenné miesto.

• • Odpadkový kôš. Nie, nie kôš - špeciálne, na skladovanie. Postaví sa na stôl alebo do skrinky, môže mať niekoľko priehradiek. Jednoduchý, lacný, ale efektívny spôsob ukladania dokumentov.

• • Často používané papiere môžete uchovávať v zložke portfólia. Má rukoväť na prenášanie. Navrhnuté tak, aby v ňom dokumenty neboli zvrásnené. Zvyčajne je určený pre papier A4. Ak je to potrebné, aby ste nestratili čas hľadaním potrebných krustov, môžete jednoducho chytiť priečinok portfólia a pobehovať.

Používame digitálnu technológiu

Pokyny pre lieky, prístroje a kancelárske vybavenie zaberajú veľa miesta. Je oveľa ľahšie ich uchovávať elektronicky. Ak to chcete urobiť, musíte nájsť rovnaké informácie na internete a porovnať ich s informáciami, ktoré sú k dispozícii na zdroji materiálu, aby ste sa ubezpečili o totožnosti. Môžete jednoducho fotografovať a uložiť ich do priečinka v počítači. Vyberte iba druhú možnosť, aby ste ju náhodou neodstránili omylom. Ďalšou kópiou výsledných súborov je lepšie zapísať na externé médium, napríklad na pamäťovú kartu, alebo odoslať do cloudového úložiska.

Len v prípade, môžete skenovať ostatné dokumenty. Potom by ste sa však mali postarať o bezpečnosť elektronického systému pred možným útokom hackerov. Nikto nebude mať rád únik osobných údajov na internete.

Mimochodom, použitie počítača alebo mobilného telefónu je vhodné na sledovanie doby platnosti cenných papierov. Stačí len jednoducho zadať požadované dátumy do „kalendára“, aby elektronické zariadenie oznámilo koniec obdobia relevantnosti konkrétnej kôry. Potom zostáva len zbaviť sa nepotrebného papiera.

Možno, že hlavné pravidlo ukladania dokumentov doma znie jednoducho: dôkladnosť a pravidelnosť práce s domácimi papiermi je zárukou, že ten správny dokument sa nestratí v najdôležitejšom okamihu.

Nie všetky dokumenty sa oplatí uchovávať. Existuje však veľa dokladov, ktoré by mal mať každý z nás. Musia sa uchovávať na bezpečných a odľahlých miestach, ale pomerne ľahko prístupných miestach. Môžete vytvárať elektronické a bežné kópie dokumentov - pravdepodobne sa vám budú hodiť. V každom prípade presné uloženie a starostlivé triedenie papierov pomôže udržať ich neporušené.