Det bästa sättet att upprätthålla renheten på arbetsplatsen

Som studier har visat, på grund av störningen, tappar en person ungefär en timme av sin tid varje dag - du måste ha hört den här motiverande skräckhistorien mer än en gång. För att inte nämna det faktum att kaos bara får nerven: allt verkar vara till hands, men du måste ständigt leta efter något. Att hålla din arbetsplats ren är verkligen viktigt, men inte så enkelt som det låter. Uppgiften verkar vara enkel, men även stora företag vars ledning är besatt av ordning och är redo att investera mycket pengar misslyckades med uppdraget.

mål

Innan du börjar tämningen av kaoset som du skapade, svara på din enkla fråga: varför? Vad vill du uppnå som ett resultat?

Tanken formulerades perfekt av Marie Kondo: "Syftet med rengöring är en återgång till ett naturligt lugnt tillstånd."

Vi tar med renhet inte för renhetens skull utan för den inre harmoniens skull. På arbetsplatsen ska en person vara lugn och bekväm. Vad behövs för detta?

• Rent informationsutrymme.

Kontorsanställda arbetar vanligtvis med information. Ju större och mer mångfaldig informationsflödet är, desto svårare är det för en person att slutföra uppgiften som tilldelats honom. Därför är det en misslyckad taktik att lämna alla arbetsdokument i sikte eller hänga bildskärmen med många klistermärken med påminnelser. Detsamma gäller popup-aviseringar från snabbmeddelanden eller e-post.

• Frånvaron av saker som stör störning eller begränsar rörelse.

För det första, för att arbeta behöver du ett fritt arbetsfält. Om du måste klämma in i en klump för att skriva under ett dokument i A4-format måste du pressa dina störande föremål med din armbåge, kräver din arbetsplats omorganisation.

För det andra bör den personliga inte störa arbetaren. Ramar med familjefoton och souvenirer från semestern tillåter dig inte att koncentrera dig helt - det är ett faktum. Även om vi inte märker detta, tar hjärnan fortfarande bilder och spenderar resurser på deras bearbetning, eftersom familj och fritid är begrepp från kategorin “viktigt”.

Var ska jag börja?

Om du helt enkelt ordnar om objekt på skrivbordet och försöker gruppera dem effektivt kommer du definitivt att förlora den ökända timmen. Du måste agera annorlunda.

Uppgiften är att helt frigöra och rengöra arbetsplatsen. Dina mål:

• föremålens renhet;
• visuell renhet;
• informationsfältets renhet.

Det betyder att du först måste ta bort allt från bordet och från nattbordet. Lägg saker i en stor låda, på en stol, bredvid bordet.

Ta nu en fuktig trasa eller specialtorkar och torka försiktigt av skärmen, tangentbordet, musen, bänkskivan, nattduksbordet (inifrån och ut).

Glöm inte att lägga papperskorgen bredvid - allt som är onödigt kommer säkert att flyga in i det på förberedelsesteget.

Placera allt du behöver på platser

Först och främst returnerar vi skärmen, tangentbordet och musen till bordet. Ordna dem så att skärmen ska ligga på 45-50 cm från ögonen, och ingångsenheter ska inte få dig att kliva.

Och nu är det dags att stoppa och tänka. Vad behöver du mer för arbete?

• The Office. Om du har 10 kulpennor, lämna en. Några blyertspennor och en slipare? Vässa en penna och lägg sliparen i nattlådans låda. Eraser? Om du behöver det, är dess plats bredvid blyertspennan. Med ett ord, lämna på bordet alla brevpapper som du använder varje dag, men i en kopia. Det kan vara sax, korrigeringsvätska, färgmarkörer, gem.Lägg dem i ett glas eller en arrangör, och resten i ett pennfodral eller låda. Vi kommer att ta itu med överskottsföremål senare.
• Verktyg. Enheter som tar mycket plats ska inte förvaras på ett bord. Troligtvis använder du inte en puncher och tätningar varje timme - de kan förvaras i en nattduksbord. Men den lilla häftapparaten skadar inte - vi lämnar den i skrivbordets arrangör. Platsen för kalkylatorn bestäms med hänsyn till arbetets art: om den används kontinuerligt, är det värt att hålla det på skrivbordet.
• Phone. Naturligtvis bör kommunikationsmedlen vara i närheten. Om telefonen är stillastående, ställ in den så att kabeln inte vidrör andra objekt när du lyfter luren.
• Dagbok, glidflygplan. En tidning med en arbetsplan läggs vanligtvis i bordets vänstra hörn - där kommer det inte att störa, men det kommer alltid att vara till hands.
• Lampan. Om du behöver en bordlampa, ordna den efter dina egenskaper (för högerhänta - till vänster, för vänsterhänta - till höger). Håll inte fast vid det med överflödiga föremål!

Därefter återstår det att hantera lagring av arbetsmaterial - och att ordna saker på bordet kan betraktas som färdig.

Omorganisation av sängbord

På ett sängbord på kontoret finns det vanligtvis tre lådor. Var och en av dem bör användas för att lagra en viss kategori av artiklar.

Den översta lådan är det vi använder oftare än en gång i veckan. Det kan vara:

• Skriv,
• hålslag
• sax,
• slip
• klistermärken,
• servetter för kontorsutrustning,
• gem.

Mittlåda - reservmaterial och vad som sällan används:

• nytt kontor "i reserv" - anteckningsböcker, klistermärken, papper osv.;
• reservpennor, pennor och markörer som du tog bort från bordet.

När du bemannar den andra lådan måste du ta itu med de objekt som inte hittade utrymme på bordet i föregående steg:

1. Alla uttorkade pennor och markörer, "bitar" av pennor, klottrade papper och smutsiga radergubbar kastas nådelöst - de kommer definitivt inte längre att vara användbara.
2. Lägg ett användbart kontor i ett pennfodral eller en liten låda (det här är viktigt!) Och skicka det till mittlådan.

Den nedre lådan är privat:

• pappersdukar;
• våtservetter;
• te, kaffe, socker;
• en mugg;
• mediciner;
• kosmetika.

En storm av förargelse kan bryta ut över muggen: få människor är redo att möta sin frånvaro på bordet. Tja, om det inte stör dig, lämna det till hands, men glöm inte att hålla det rent.

Analyspapper

Att rensa upp tidningarna är ett halt ämne, eftersom det är svårt att ge allmänna råd här. Det beror på hur ditt arbete är ordnat.

Det viktigaste att komma ihåg när du analyserar papper: ditt mål är att effektivisera arbetsflöden.

Tre huvudtips som passar nästan alla:

• Köp en arrangör som passar dina behov. Dokument måste i alla fall delas upp i grupper. Till exempel kräva omedelbar uppmärksamhet, icke-brådskande, rapportering, arkivering och de som behöver skickas någonstans.
• Förvara dokument vertikalt, inte i staplar. Det är bäst att använda flerfärgade mappar och placera dem i en arrangör med vertikala sektioner så att "rötter" är synliga.
• Ordna en "buffertzon". När du organiserar någonting är det svårt att göra utan mappen Diverse. Skaffa dig en låda, korg eller låda där alla papper eller objekt som du inte har räknat ut kommer att falla. Och gör en regel: ta isär denna ruta en gång om dagen eller en gång i veckan.

Helt ny dator

Glöm inte att du har ett annat skrivbord - på skärmen.

• Skapa flera mappar och distribuera elektroniska dokument på samma sätt som papper. Glöm inte att skapa en "buffert" -mapp.
• Ta bort genvägar från program som du inte använder från skrivbordet.
• Om ett personligt foto används som bakgrundsbild vet du redan att det är en dålig idé. Välj något neutralt, utan ljusa färger, stark kontrast och en blandning av former.
• Stäng onödiga flikar i webbläsaren.

Överdriv inte det

Efter att ha kastat sig in i processen att ordna saker, glöm inte att den fanatiska metoden i denna fråga aldrig har rättfärdigat sig.Företag där ledningen strikt övervakar den "sterila" renheten för jobb och frånvaron av personliga föremål på borden hos anställda visar inte imponerande resultat. Tvärtom, med införandet av sådana order sjunker produktiviteten för kontorsarbetare med cirka 15%.

Psykologer rekommenderar att du hittar en plats i arbetsområdet för objekt som kommer att agera på ett lugnande sätt. Det kan vara en växt i en liten kruka, en bordskylt med en motiverande inskription, någon figur som inte är övermättad med detaljer eller en mjuk kudde på en kontorsstol. Det viktigaste är att välja en sak som inte kommer att locka din uppmärksamhet.

Till röran kom inte tillbaka

Den främsta hemligheten för att konfrontera kaos på arbetsplatsen är att kasta bort överskottet och inte överväxa med nytt. Vi underskattar ibland den enorma andelen känslomässiga resurser som går i koppling till värdelösa saker.

En intressant studie genomfördes vid ett amerikanskt universitet. I en grupp människor fick alla en kopp och bad en stund att hålla den i sina händer. Sedan tillkännagav de att kopparna skulle bli mycket av auktionen, där ämnena kommer att delta. Experimentet visade: ju längre en person höll en kopp i sina händer, desto större belopp var han redo att betala för det. Och detta trots att han tidigare inte behövde en kopp.

Att hålla ordning måste vara en medveten process. Analysera vad du ser framför dig och ta bort de saker som skapar kaos. När du lämnar kontoret i slutet av dagen, titta runt bordet och ställa dig själv frågan: vilken av dessa kommer att förhindra mig att koncentrera mig imorgon?