Làm thế nào thuận tiện để giữ tài liệu ở nhà?

Có nhiều tình huống chúng tôi sử dụng các chính sách bảo hiểm, chứng chỉ, chứng chỉ. Do đó, để các giấy tờ cần thiết trong tầm tay, mọi người buộc phải giữ tài liệu ở nhà. Nhưng làm thế nào để làm điều đó một cách chính xác để không có gì bị mất hoặc hư hỏng?

Những tài liệu nào cần được lưu trữ?

Bất kỳ người hiện đại nào cũng có rất nhiều mảnh giấy cho tất cả các dịp. Nhưng không phải ai trong số họ cũng đáng để giữ.

Chúng tôi liệt kê các tài liệu mà bạn phải có ở nhà:

• Danh sách được mở bằng hộ chiếu và các tài liệu gia đình khác. Chẳng hạn, di chúc, lời chứng.
• Thắc mắc, quyền hạn của luật sư, biên lai và khác liên quan đến bất động sản và vận tải.
• Văn bằng, văn bằng, chứng chỉ, chứng chỉ xác nhận sự sẵn có của giáo dục.
• Giấy liên quan đến hoạt động nghề nghiệp: sổ làm việc, hợp đồng, hợp đồng.
• Kết quả khảo sát, chính sách y tế và thẻ.
• Thẻ bảo hành, kiểm tra đồ gia dụng và nội thất.
• Giấy tờ liên quan đến thuế.

Một cách riêng biệt, bạn có thể chọn tài liệu điện tử hoặc chỉ dữ liệu ở định dạng kỹ thuật số. Theo quy định, chúng tương ứng với một trong các mục trên và cũng có thể được lưu trữ.

Nên lưu trữ giấy trong bao lâu?

Tài liệu có thể được chia theo thời gian lưu trữ. Nó phụ thuộc vào thời gian của từng lớp vỏ cụ thể.

• Vĩnh viễn. Những giấy tờ như vậy phải luôn luôn trong tầm tay. Đó là các giấy chứng nhận kết hôn, sinh, bằng cấp xác nhận giáo dục, dữ liệu y tế, thông tin công chứng, di chúc, giấy chứng nhận lương hưu.
• Lâu dài. Tài liệu cho bất động sản, xe hơi và những thứ đắt tiền. Họ cũng bao gồm các giấy tờ chuyên nghiệp. Tại đây bạn cũng có thể xác định séc, biên lai. Đây là một cái gì đó được lưu trữ trong một thời gian dài và vẫn có liên quan trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngắn hạn. Thắc mắc về các dịch vụ của bác sĩ, luật sư và giáo viên được khuyến nghị giữ trong ba năm. Thỏa thuận tiện ích và trích xuất giả định cùng kỳ.
• Vô dụng. Bạn có thể ngay lập tức vứt bỏ đào tạo không cần thiết, tài liệu thông tin, hướng dẫn cho những thứ được nghiên cứu kỹ lưỡng, bảng lương và nhiều hơn nữa.

Một cách riêng biệt, các tài liệu tùy chọn có thể được lưu ý, tuy nhiên, có tầm quan trọng lớn đối với chủ sở hữu của chúng. Chúng bao gồm nhật ký cá nhân, ghi chú, hình ảnh và ghi nhớ khác. Thông thường những thứ như vậy cũng được lưu trữ trong một thời gian dài.

Do đó, mong muốn vứt bỏ mọi thứ không được sử dụng tại thời điểm này và không thể hữu ích trong tương lai. Để duy trì trật tự, bạn cần thường xuyên dọn dẹp thùng rác của bạn và loại bỏ các mảnh vụn tích lũy, trong khi phân tích các tài liệu thực sự quan trọng.

Mẹo lưu trữ

Theo quy định, trong hầu hết các gia đình, giấy được lưu trữ theo tiêu chuẩn.

1. Đầu tiên, các tài liệu được sắp xếp theo hướng: nhà, công nhân, y tế và những người khác.
2. Sau đó, chúng được đặt trong các thư mục đã ký, chắc chắn sẽ không để bạn bị nhầm lẫn trong các giấy tờ.
3. Các bộ kết quả được đặt trong một hộp hoặc túi riêng biệt. Nhân tiện, để thuận tiện, các phân vùng thường được tạo bên trong "thùng chứa" không cho phép các thư mục trộn lẫn. Đồng thời, bạn cần đảm bảo rằng vị trí lưu trữ không thể tiếp cận với trẻ em và động vật, nhưng được đặt thuận tiện để sử dụng.

Đó là một ý tưởng tốt để lưu trữ các tài liệu cá nhân thường xuyên sử dụng riêng biệt. Hộ chiếu, thẻ y tế, TIN và giấy chứng nhận lương hưu sẽ được sắp xếp thoải mái trong túi nhựa, được khóa trên thanh trượt.Các gói như vậy là kín khí và sẽ giữ cho các nội dung theo thứ tự hoàn hảo, ngăn chặn nó, khỏi bị ướt. Đồng thời, các tài liệu liên quan đến sức khỏe nên được lưu trữ càng dễ truy cập càng tốt - để không mất thời gian nếu chúng cần thiết.

Đó là chính xác để luôn luôn có bản sao của các giấy tờ quan trọng ở nhà. Có tất cả các loại trường hợp, và một dự trữ như vậy có thể giúp đỡ trong một tình huống không lường trước.

Tài liệu đặc biệt quan trọng có thể được đặt trong một két sắt. Thị trường hiện đại cung cấp nhiều lựa chọn kho, để bất kỳ người mua nào cũng có thể chọn thứ gì đó phù hợp với mình. Chỉ tốt hơn là giữ tài liệu an toàn không trong các thư mục bằng nhựa - trong trường hợp hỏa hoạn, vật liệu cấu thành chúng tan chảy nhanh hơn giấy.

Những cách không tầm thường để lưu trữ tài liệu

Liệu mô tả có vẻ nhàm chán? Nó không quan trọng! Có nhiều cách thú vị, thuận tiện để lưu trữ giấy tờ.

• • Ban tổ chức. Có nhiều lựa chọn cho một thiết bị như vậy. Ở dạng đơn giản nhất, nó là một bảng mà giấy được gắn với các nút. Trong các phiên bản phức tạp hơn, bảng có thể có các ngăn kéo nhỏ và giá treo.

• • Tủ nhỏ ngăn kéo. Nó chính xác giống như một ngăn kéo thông thường, nhưng nhỏ hơn nhiều. Nó rất thuận tiện để lưu trữ tài liệu trong đó. Được sắp xếp vào các ngăn khác nhau, chúng sẽ không bao giờ bị lạc! Các ngăn kéo trong một ngăn kéo có thể có các kích cỡ khác nhau: nhỏ - cho các mảnh giấy nhỏ, lớn - cho các bản vẽ.

• • Hộp treo. Chỉ cần một hộp nhỏ hoặc giỏ gắn vào tường theo cách của hộp thư. Trong một điều như vậy, nằm ở hành lang, thuận tiện để lưu trữ các chữ cái và biên lai mang theo.

• • Túi phong bì. Nó tương tự như phiên bản trước, nhưng nó không phải là một hộp, mà là một phong bì. Bạn có thể gắn nó vào bàn, tủ lạnh, tủ. Cho phép bạn lưu trữ các tài liệu cần thiết tạm thời mà không chiếm không gian có giá trị.

• • Giỏ đựng nước thải. Không, không phải thùng rác - đặc biệt, để lưu trữ. Nó được đặt trên bàn hoặc trong tủ, nó có thể có nhiều ngăn. Một cách đơn giản, rẻ tiền, nhưng hiệu quả để lưu trữ tài liệu.

• • Giấy tờ thường được sử dụng có thể được giữ trong một thư mục danh mục đầu tư. Nó có một tay cầm mang. Được thiết kế sao cho các tài liệu không bị nhăn trong đó. Thường được thiết kế cho giấy A4. Nếu cần thiết, để không lãng phí thời gian tìm kiếm các lớp vỏ phù hợp, bạn có thể lấy thư mục danh mục đầu tư và chạy về.

Chúng tôi sử dụng công nghệ kỹ thuật số

Hướng dẫn về thuốc, thiết bị và thiết bị văn phòng chiếm rất nhiều không gian. Nó dễ dàng hơn nhiều để lưu trữ chúng điện tử. Để làm điều này, bạn cần tìm cùng một thông tin trên Internet và so sánh nó với thông tin có sẵn trên một nguồn nguyên liệu, để đảm bảo nhận dạng. Bạn chỉ có thể chụp ảnh hướng dẫn và lưu chúng vào một thư mục trên máy tính của bạn. Chỉ chọn cái sau để bạn không vô tình xóa nó. Một bản sao khác của các tệp kết quả tốt hơn là ghi vào phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như thẻ nhớ hoặc gửi đến bộ lưu trữ đám mây.

Chỉ trong trường hợp, bạn có thể quét phần còn lại của tài liệu. Nhưng sau đó, bạn nên quan tâm đến sự bảo mật của hệ thống điện tử khỏi một cuộc tấn công của hacker. Không ai sẽ thích rò rỉ dữ liệu cá nhân trên Internet.

Nhân tiện, sử dụng máy tính hoặc điện thoại di động thuận tiện cho việc theo dõi thời gian hiệu lực của chứng khoán. Chỉ cần nhập các ngày cần thiết trong lịch Lịch là để thiết bị điện tử thông báo kết thúc thời gian phù hợp của một lớp vỏ cụ thể. Sau đó, nó vẫn chỉ để loại bỏ các giấy tờ không cần thiết.

Có lẽ quy tắc chính để lưu trữ tài liệu tại nhà nghe có vẻ đơn giản: sự kỹ lưỡng và đều đặn khi làm việc với giấy tờ gia đình là một sự đảm bảo rằng tài liệu phù hợp sẽ không bị mất vào thời điểm quan trọng nhất.

Không phải tất cả các tài liệu đều có giá trị lưu trữ. Nhưng có nhiều giấy tờ mà mỗi chúng ta nên có với chúng tôi. Chúng cần được giữ ở những nơi an toàn và kín đáo, nhưng khá dễ tiếp cận. Bạn có thể tạo các bản sao điện tử và thông thường của tài liệu - chúng có thể sẽ có ích. Trong mọi trường hợp, lưu trữ chính xác và phân loại giấy tờ cẩn thận sẽ giúp giữ nguyên chúng.