ما مدى ملاءمة الاحتفاظ بالوثائق في المنزل؟

هناك العديد من الحالات التي نستخدم فيها بوالص التأمين والشهادات والشهادات. لذلك ، حتى تكون الأوراق اللازمة في متناول اليد ، يُجبر الناس على الاحتفاظ بالوثائق في المنزل. ولكن كيف نفعل ذلك بشكل صحيح بحيث لا يضيع شيء أو يفسد؟

ما المستندات التي يجب تخزينها؟

أي شخص حديث لديه الكثير من قطع الورق لجميع المناسبات. ولكن ليس كل واحد منهم يستحق الحفظ.

نحن ندرج الوثائق التي يجب أن تمتلكها في المنزل:

• يتم فتح القائمة عن طريق جوازات السفر وغيرها من الوثائق العائلية. على سبيل المثال ، الوصايا ، والشهادات.
• الاستفسارات ، توكيل ، إيصالات وغيرها من المتعلقة العقارات والنقل.
• الدبلومات والدبلومات والشهادات والشهادات التي تؤكد توافر التعليم.
• ورقة متعلقة بالأنشطة المهنية: كتب العمل ، العقود ، العقود.
• نتائج المسح والسياسات الطبية والبطاقات.
• بطاقات الضمان ، والشيكات للأجهزة المنزلية والأثاث.
• ورقة الضرائب ذات الصلة.

بشكل منفصل ، يمكنك تحديد المستندات الإلكترونية أو مجرد بيانات بالتنسيق الرقمي. وكقاعدة عامة ، فهي تتوافق مع أحد العناصر المذكورة أعلاه وتخضع أيضًا للتخزين.

كم من الوقت يجب تخزين الورق؟

يمكن تقسيم المستندات حسب وقت التخزين. ذلك يعتمد على مدة كل قشرة معينة.

• الدائم. يجب أن تكون هذه الأوراق دائما في متناول اليد. هذه هي شهادات الزواج والولادة والدبلومات التي تؤكد التعليم والبيانات الطبية والمعلومات الموثقة والوصايا وشهادات التقاعد.
• طويل الأجل. وثائق عن العقارات والسيارات والأشياء باهظة الثمن. كما تشمل الأوراق المهنية. هنا يمكنك أيضًا تحديد الشيكات والإيصالات. هذا شيء يتم تخزينه لفترة طويلة ويبقى ذا صلة لفترة زمنية معينة.
• المدى القصير. يوصى بالإبقاء على الاستفسارات المتعلقة بخدمات الأطباء والمحامين والمدرسين لمدة ثلاث سنوات. اتفاقيات المنفعة والمستخلصات تفترض نفس الفترة.
• عديمة الفائدة. يمكنك التخلص فورًا من التدريب غير الضروري والمواد الإعلامية والتعليمات الخاصة بالأشياء التي تمت دراستها بشكل دقيق وجداول الرواتب والمزيد.

بشكل منفصل ، يمكن ملاحظة المستندات الاختيارية ، والتي ، مع ذلك ، ذات أهمية كبيرة لمالكها. وتشمل هذه اليوميات الشخصية والملاحظات والصور الفوتوغرافية وغيرها من التذكارات. عادة ما يتم تخزين هذه الأشياء أيضا لفترة طويلة.

لذلك ، من المستحسن التخلص من كل ما لم يتم استخدامه في الوقت الحالي ولا يمكن أن يكون مفيدًا في المستقبل. للحفاظ على النظام ، تحتاج إلى تنظيف "صناديقك" بانتظام والتخلص من الحطام المتراكم ، مع تحليل الوثائق المهمة حقًا.

نصائح التخزين

كقاعدة عامة ، في معظم المنازل ، يتم تخزين الورق بشكل قياسي.

1. أولاً ، يتم فرز المستندات حسب الاتجاه: المنزل ، العمال ، الخدمات الطبية وغيرها.
2. ثم يتم وضعها في مجلدات موقعة ، والتي لن تسمح لك بالتشويش في الأوراق.
3. توضع المجموعات الناتجة في صندوق أو كيس منفصل. بالمناسبة ، للراحة ، غالبًا ما تصنع الأجزاء داخل "الحاوية" التي لا تسمح للمجلدات بالخلط. في الوقت نفسه ، تحتاج إلى التأكد من أن موقع التخزين لا يمكن الوصول إليه من قبل الأطفال والحيوانات ، ولكن موقعه مناسب للاستخدام.

من المستحسن تخزين المستندات الشخصية بشكل متكرر بشكل منفصل. سيتم ترتيب جواز السفر والبطاقة الطبية ورقم التعريف الشخصي وشهادة المعاشات التقاعدية بشكل مريح في أكياس بلاستيكية ، مقفلة على شريط التمرير.هذه الحزم محكمة الإغلاق وستبقي المحتويات في حالة ممتازة ، مما يمنعها من التبلل ، على سبيل المثال. في الوقت نفسه ، يجب تخزين المستندات المتعلقة بالصحة في متناول الجميع قدر الإمكان - حتى لا تضيع الوقت إذا كانت هناك حاجة ماسة إليها.

من الصحيح دائمًا الحصول على نسخ من الأوراق المهمة في المنزل. هناك كل أنواع الحالات ، ويمكن لمثل هذا الاحتياطي أن يساعد في موقف غير متوقع.

يمكن وضع المستندات المهمة بشكل خاص في مكان آمن. يقدم السوق الحديث مجموعة واسعة من المخازن ، بحيث يمكن لأي مشتر اختيار شيء مناسب له. من الأفضل الاحتفاظ بالمستندات في مكان آمن وليس في مجلدات بلاستيكية - في حالة نشوب حريق ، فإن المواد التي تتكون منها تذوب بشكل أسرع من الورق.

طرق غير تافهة لتخزين المستندات

هل الموصوفة تبدو مملة؟ لا يهم! هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام ومريحة لتخزين الأوراق.

• • مجلس منظم. هناك العديد من الخيارات لمثل هذا الجهاز. في أبسط أشكاله ، هي لوحة يتم إرفاق الورق بها بأزرار. في الإصدارات الأكثر تعقيدًا ، قد يكون للوحة أدراج صغيرة وحوامل تعليق.

• • خزانة صغيرة من الأدراج. إنها بالضبط نفس خزانة الأدراج العادية ، ولكنها أصغر من ذلك بكثير. أنها مريحة للغاية لتخزين الوثائق فيه. يجري فرزها في مقصورات مختلفة ، فإنها لن تضيع! يمكن أن يكون للأدراج في خزانة ذات أدراج أحجام مختلفة: صغيرة - للقطع الصغيرة من الورق ، كبيرة للرسومات.

• • مربع معلقة. مجرد مربع صغير أو سلة تعلق على الحائط بطريقة صندوق بريد. في مثل هذا الشيء ، الموجود في الرواق ، من المريح تخزين الرسائل والإيصالات التي يتم إحضارها.

• • مغلف الجيب. إنه مشابه للإصدار السابق ، ولكنه ليس مربعًا ، ولكنه مظروف. يمكنك إرفاقه إلى الطاولة ، الثلاجة ، مجلس الوزراء. يتيح لك تخزين المستندات الضرورية مؤقتًا دون شغل مساحة قيمة.

• • سلة المهملات. لا ، لا علبة القمامة - خاص ، للتخزين. يتم وضعها على طاولة أو في خزانة ، ويمكن أن تحتوي على عدة مقصورات. طريقة بسيطة وغير مكلفة لكنها فعالة لتخزين المستندات.

• • يمكن حفظ الأوراق المستخدمة بشكل متكرر في مجلد محفظة. لديها مقبض حمل. مصممة بحيث لا يتم تجعد المستندات فيه. عادة ما تكون مصممة للورق A4. إذا لزم الأمر ، حتى لا نضيع الوقت في البحث عن القشور اللازمة ، يمكنك ببساطة الاستيلاء على مجلد الحافظة والتشغيل.

نحن نستخدم التكنولوجيا الرقمية

تعليمات للأدوية والأجهزة والمعدات المكتبية تأخذ مساحة كبيرة. من الأسهل تخزينها إلكترونيًا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى العثور على نفس المعلومات على الإنترنت ومقارنتها بالمعلومات المتوفرة على مصدر المواد ، للتأكد من الهوية. يمكنك ببساطة تصوير التعليمات وحفظها في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. حدد الأخير فقط حتى لا تحذفه عن غير قصد. من الأفضل الكتابة نسخة أخرى من الملفات الناتجة إلى الوسائط الخارجية ، مثل بطاقة الذاكرة ، أو إرسالها إلى وحدة التخزين السحابية.

فقط في حالة ، يمكنك مسح بقية الوثائق. ولكن بعد ذلك يجب أن تهتم بأمان النظام الإلكتروني من أي هجوم قراصنة محتمل. لن يحب أي شخص تسرب البيانات الشخصية على الإنترنت.

بالمناسبة ، يعد استخدام الكمبيوتر أو الهاتف المحمول مناسبًا لتتبع فترة صلاحية الأوراق المالية. يكفي إدخال التواريخ الضرورية في "التقويم" حتى يخطر الجهاز الإلكتروني نهاية فترة صلاحية قشرة معينة. ثم يبقى فقط للتخلص من ورقة غير ضرورية.

ربما تبدو القاعدة الرئيسية لتخزين المستندات في المنزل بسيطة: دقة وانتظام التعامل مع الأوراق المنزلية هي ضمان عدم ضياع المستند الصحيح في اللحظة الأكثر أهمية.

ليست كل المستندات تستحق التخزين. ولكن هناك العديد من الأوراق التي ينبغي أن يكون كل واحد منا معنا. يجب أن تبقى في أماكن آمنة ومعزولة ، ولكن يسهل الوصول إليها بسهولة. يمكنك عمل نسخ إلكترونية وعادية من المستندات - ربما تكون في متناول اليد. في أي حال ، سيساعد التخزين الدقيق والفرز الدقيق للأوراق في الحفاظ على حالتها.