Колко удобно е да съхранявате документи у дома?

Има много ситуации, в които използваме застрахователни полици, сертификати, сертификати. Следователно, за да са под ръка необходимите документи, хората са принудени да съхраняват документи у дома. Но как да го направите правилно, така че нищо да не се загуби или развали?

Какви документи трябва да се съхраняват?

Всеки съвременен човек има много парчета хартия за всички поводи. Но не всеки от тях си струва да се пази.

Ние изброяваме документите, които трябва да имате у дома:

• Списъкът се отваря с паспорти и други семейни документи. Например завещания, свидетелства.
• Запитвания, пълномощни, разписки и други, свързани с недвижими имоти и транспорт.
• Дипломи, грамоти, сертификати, сертификати, потвърждаващи наличието на образование.
• Хартия, свързана с професионални дейности: трудови книжки, договори, договори.
• Резултати от проучване, медицински политики и карти.
• Гаранционни карти, чекове за домакински уреди и мебели.
• Данъчна хартия.

Отделно можете да изберете електронни документи или само данни в цифров формат. По правило те съответстват на един от горните артикули и също подлежат на съхранение.

Колко дълго трябва да се съхранява хартията?

Документите могат да бъдат разделени по време на съхранение. Зависи от продължителността на всяка конкретна кора.

• Постоянна. Такива документи винаги трябва да са под ръка. Това са удостоверения за брак, раждане, дипломи, потвърждаващи образованието, медицински данни, нотариално заверена информация, завещания, пенсионни удостоверения.
• Дългосрочен план. Документи за недвижими имоти, кола и скъпи неща. Те включват и професионални документи. Тук можете също да определите чекове, разписки. Това е нещо, което се съхранява дълго време и остава актуално за определен период от време.
• Краткосрочен план. Запитването относно услугите на лекари, адвокати и учители се препоръчва да се съхранява в продължение на три години. Договорите за комунални услуги и извлеченията приемат същия период.
• Безполезни. Веднага можете да изхвърлите ненужно обучение, информационни материали, инструкции за старателно проучени неща, заплати и др.

Отделно могат да се отбележат незадължителни документи, които обаче са от голямо значение за техния собственик. Те включват лични дневници, бележки, снимки и други мемориали. Обикновено такива неща също се съхраняват дълго време.

Затова е желателно да изхвърлите всичко, което не се използва в момента и не може да бъде полезно в бъдеще. За да поддържате реда, трябва редовно да почиствате „кошчетата“ и да се освобождавате от натрупаните отпадъци, докато анализирате наистина важни документи.

Съвети за съхранение

По правило в повечето домове хартията се съхранява като стандарт.

1. Първо, документите са сортирани по направление: дом, работници, медицински и други.
2. Тогава те се поставят в подписани папки, което определено няма да ви позволи да се объркате в документите.
3. Получените комплекти се поставят в отделна кутия или торба. Между другото, за удобство често се правят дялове вътре в "контейнера", които не позволяват на папките да се смесват. В същото време трябва да сте сигурни, че мястото за съхранение е недостъпно за деца и животни, но разположено удобно за употреба.

Добре е да съхранявате често използвани лични документи отделно. Паспорт, медицинска карта, TIN и пенсионно свидетелство ще бъдат удобно подредени в найлонови торбички, които са заключени на плъзгача.Такива опаковки са въздухонепроницаеми и ще поддържат съдържанието в идеален ред, предотвратявайки, да речем, да се намокри. В същото време документите, свързани със здравето, трябва да се съхраняват възможно най-достъпно - за да не се губи време, ако са спешно необходими.

Правилно е винаги да имате вкъщи фотокопии от важни документи. Има всевъзможни случаи и такъв резерв може да помогне в непредвидена ситуация.

Особено важни документи могат да бъдат поставени в сейф. Съвременният пазар предлага богат избор от складове, така че всеки купувач да избере нещо подходящо за себе си. Само че е по-добре документите да се съхраняват в сейф, а не в пластмасови папки - в случай на пожар материалът, който ги съставя, се стопява по-бързо от хартията.

Нетривиални начини за съхраняване на документи

Описаното изглежда скучно? Няма значение! Има по-интересни, удобни начини за съхранение на хартия.

• • Организационен съвет. Има много опции за такова устройство. В най-простата си форма това е панел, към който хартията е прикрепена с бутони. В по-сложните версии дъската може да има малки чекмеджета и висящи стойки.

• • Мини скрин. Съвсем същото е като обикновения скрин, но много по-малък. Много е удобно да съхранявате документи в него. Сортирани в различни отделения, те никога няма да се изгубят! Чекмеджетата в скрин могат да имат различни размери: малки - за малки парчета хартия, големи - за рисунки.

• • Висяща кутия. Само малка кутия или кошница, прикрепена към стената по начина на пощенска кутия. В такова нещо, разположено в коридора, е удобно да съхранявате донесените писма и разписки.

• • Джобен плик. Тя е подобна на предишната версия, но не е кутия, а плик. Можете да го прикрепите към масата, хладилника, шкафа. Позволява ви да съхранявате временно необходими документи, без да заемате ценно място.

• • Кош за отпадъци. Не, не кош за боклук - специален, за съхранение. Слага се на маса или в шкаф, може да има няколко отделения. Прост, евтин, но ефективен начин за съхранение на документи.

• • Често използваните документи могат да се съхраняват в папка с портфолио. Има дръжка за носене. Проектиран така, че документите да не са набръчкани в него. Обикновено е проектиран за хартия A4. Ако е необходимо, за да не губите време за търсене на правилните корички, можете просто да вземете папката с портфолио и да стартирате.

Използваме цифрови технологии

Инструкциите за лекарства, устройства и офис техника заемат много място. Много по-лесно е да ги съхранявате по електронен път. За да направите това, трябва да намерите същата информация в Интернет и да я сравните с информацията, налична в материален източник, за да сте сигурни в идентичността. Можете просто да снимате инструкциите и да ги запишете в папка на вашия компютър. Изберете само последната, за да не я изтриете случайно по невнимание. Друго копие на получените файлове е по-добре да запишете на външни носители, като карта с памет или да изпратите в облачното хранилище.

За всеки случай можете да сканирате останалите документи. Но тогава трябва да се погрижите за сигурността на електронната система от възможна хакерска атака. Никой няма да хареса изтичането на лични данни в Интернет.

Между другото, използването на компютър или мобилен телефон е удобно за проследяване на периода на валидност на ценните книжа. Достатъчно е просто да въведете необходимите дати в „календара“, така че електронното устройство да уведоми края на периода на релевантност на определена кора. Тогава остава само да се отървете от ненужната хартия.

Може би основното правило за съхранение на документи у дома звучи просто: задълбочеността и редовността на работата с домакинските документи е гаранция, че правилният документ няма да бъде загубен в най-важния момент.

Не всички документи си струва да се съхраняват. Но има много документи, които всеки от нас трябва да има. Те трябва да се съхраняват на сигурни и усамотени, но доста лесно достъпни места. Можете да направите електронни и обикновени копия на документи - те вероятно ще ви бъдат полезни. Във всеки случай, точното съхранение и внимателното сортиране на документите ще ви помогнат да ги запазите непокътнати.