Der beste Ansatz zur Aufrechterhaltung der Sauberkeit am Arbeitsplatz

Wie Studien gezeigt haben, verliert ein Mensch aufgrund der Störung täglich etwa eine Stunde seiner Zeit - Sie müssen diese motivierende Horrorgeschichte mehr als einmal gehört haben. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass das Chaos einem nur auf die Nerven geht: Alles scheint in greifbarer Nähe zu sein, aber man muss ständig nach etwas suchen. Es ist sehr wichtig, Ihren Arbeitsplatz sauber zu halten, aber nicht so einfach, wie es sich anhört. Die Aufgabe scheint einfach zu sein, aber auch große Unternehmen, deren Management von Ordnung besessen ist und bereit ist, viel Geld zu investieren, haben die Mission nicht bestanden.

Ziele

Beantworten Sie Ihre einfache Frage, bevor Sie mit der Zähmung des von Ihnen verursachten Chaos beginnen: Warum? Was möchten Sie damit erreichen?

Der Gedanke wurde von Marie Kondo perfekt formuliert: "Der Zweck der Reinigung ist die Rückkehr zu einem natürlichen, ruhigen Zustand."

Wir bringen Reinheit nicht um der Reinheit willen, sondern um der inneren Harmonie willen. Am Arbeitsplatz sollte eine Person ruhig und bequem sein. Was wird dafür benötigt?

• Reinigen Sie den Informationsraum.

Büroangestellte arbeiten normalerweise mit Informationen. Je größer und vielfältiger der Informationsfluss ist, desto schwieriger ist es für einen Menschen, die ihm übertragene Aufgabe zu erfüllen. Daher ist es eine erfolglose Taktik, alle Arbeitsdokumente in Sichtweite zu lassen oder den Monitor mit vielen Aufklebern mit Erinnerungen aufzuhängen. Gleiches gilt für Popup-Benachrichtigungen von Instant Messenger oder E-Mail.

• Das Fehlen von Dingen, die den Fokus beeinträchtigen oder die Bewegung einschränken.

Zum Arbeiten braucht man zunächst ein freies Arbeitsfeld. Wenn Sie zum Signieren eines Dokuments im A4-Format einen Klumpen drücken und Ihre störenden Objekte mit dem Ellbogen berühren müssen, muss Ihr Arbeitsplatz neu organisiert werden.

Zweitens sollte das Personal den Arbeiter nicht stören. Bilderrahmen mit Familienfotos und Souvenirs aus dem Urlaub ermöglichen es Ihnen nicht, sich voll und ganz zu konzentrieren - das ist eine Tatsache. Auch wenn wir dies nicht bemerken, erfasst das Gehirn dennoch Bilder und verwendet Ressourcen für deren Verarbeitung, da Familie und Entspannung Begriffe aus der Kategorie „Wichtig“ sind.

Wo soll ich anfangen?

Wenn Sie Objekte auf Ihrem Desktop einfach neu anordnen und versuchen, sie effektiv zu gruppieren, verlieren Sie definitiv diese berüchtigte Stunde. Sie müssen anders handeln.

Die Aufgabe ist es, den Arbeitsplatz vollständig zu befreien und zu reinigen. Ihre Ziele:

• Reinheit der Gegenstände;
• optische Sauberkeit;
• Reinheit des Informationsfeldes.

Dies bedeutet, dass Sie zuerst alles vom Tisch und vom Nachttisch entfernen müssen. Stellen Sie die Sachen in eine große Kiste, auf einen Stuhl, neben den Tisch.

Nehmen Sie nun ein feuchtes Tuch oder Spezialtücher und wischen Sie den Monitor, die Tastatur, die Maus, die Arbeitsplatte und den Nachttisch (innen und außen) vorsichtig ab.

Vergessen Sie nicht, den Mülleimer daneben zu stellen - alles Unnötige wird sicher schon in der Vorbereitungsphase hineinfliegen.

Platzieren Sie alles, was Sie brauchen

Zunächst legen wir den Monitor, die Tastatur und die Maus wieder auf den Tisch. Ordnen Sie sie so an, dass sich der Bildschirm in einem Abstand von 45-50 cm von den Augen befindet, und Eingabegeräte sollten Sie nicht zum Buckeln bringen.

Jetzt ist die Zeit anzuhalten und nachzudenken. Was brauchst du sonst noch für die Arbeit?

• Schreibwaren. Wenn Sie 10 Kugelschreiber haben, lassen Sie einen. Ein paar Stifte und einen Anspitzer? Spitzen Sie einen Bleistift an und legen Sie den Spitzer in die Schublade des Nachttisches. Radiergummi? Wenn Sie es brauchen, befindet es sich neben dem Bleistift. Kurz gesagt, lassen Sie das gesamte Briefpapier, das Sie täglich verwenden, auf dem Tisch liegen, jedoch in einer Kopie. Es kann sich um eine Schere, eine Korrekturflüssigkeit, Farbmarkierungen oder Büroklammern handeln.Legen Sie sie in ein Glas oder einen Organizer und den Rest in ein Federmäppchen oder eine Schachtel. Wir werden uns später mit Überbeständen befassen.
• Werkzeuge Geräte, die viel Platz beanspruchen, sollten nicht auf einem Tisch aufbewahrt werden. Höchstwahrscheinlich verwenden Sie nicht jede Stunde einen Puncher und Siegel - sie können in einem Nachttisch aufbewahrt werden. Aber der kleine Hefter tut nicht weh - wir belassen ihn im Desktop Organizer. Der Platz für den Taschenrechner wird unter Berücksichtigung der Art der Arbeit festgelegt: Wenn er ständig verwendet wird, lohnt es sich, ihn auf dem Desktop zu belassen.
• Telefon. Natürlich sollte das Kommunikationsmittel in der Nähe sein. Wenn das Telefon stationär ist, stellen Sie es so ein, dass beim Abheben des Hörers das Kabel keine anderen Gegenstände berührt.
• Tagebuch, Segelflugzeug. Ein Magazin mit einem Arbeitsplan wird normalerweise in die linke Ecke des Tisches gelegt - dort wird es nicht stören, aber es wird immer zur Hand sein.
• Die Lampe. Wenn Sie eine Tischleuchte benötigen, ordnen Sie diese nach Ihren Wünschen (für Rechtshänder - links, für Linkshänder - rechts). Nicht mit überschüssigen Gegenständen daran festhalten!

Danach bleibt noch die Aufbewahrung der Arbeitsmaterialien zu erledigen - und Ordnung auf den Tisch zu bringen, kann als erledigt betrachtet werden.

Reorganisation Nachttische

In einem Büro-Nachttisch befinden sich normalerweise drei Schubladen. Jeder von ihnen sollte verwendet werden, um eine bestimmte Kategorie von Gegenständen zu speichern.

Die oberste Schublade benutzen wir öfter als einmal pro Woche. Es kann sein:

• Drucken
• Locher
• Schere
• Anspitzer
• Aufkleber
• Servietten für Büroausstattung,
• Büroklammern.

Mittelkasten - Ersatzmaterial und was selten verwendet wird:

• neues Büro "in Reserve" - ​​Notizbücher, Aufkleber, Papier usw .;
• Ersatzstifte, Bleistifte und Marker, die Sie vom Tisch entfernt haben.

Wenn Sie die zweite Schublade bemannen, müssen Sie sich mit den Gegenständen befassen, die im vorherigen Schritt keinen Platz auf dem Tisch gefunden haben:

1. Alle ausgetrockneten Stifte und Marker, Bleistifte, Papierkritzeleien und schmutzigen Radiergummis werden gnadenlos weggeworfen - sie sind definitiv nicht mehr brauchbar.
2. Stecke das brauchbare Büro in ein Federmäppchen oder eine kleine Schachtel (das ist wichtig!) Und schicke es in die mittlere Schachtel.

Die unterste Schublade ist privat:

• Papierschals;
• Feuchttücher;
• Tee, Kaffee, Zucker;
• eine Tasse;
• Medikamente;
• Kosmetika.

Ein Sturm der Empörung kann über dem Becher ausbrechen: Wenige Menschen sind bereit, sich mit seiner Abwesenheit auf dem Tisch abzufinden. Nun, wenn es Sie nicht stört, lassen Sie es zur Hand, aber vergessen Sie nicht, es sauber zu halten.

Parsing Papier

Das Aufräumen der Papiere ist ein heikles Thema, da es hier schwierig ist, allgemeine Ratschläge zu geben. Es hängt alles davon ab, wie Ihre Arbeit angeordnet ist.

Das Wichtigste, an das Sie beim Analysieren von Papieren denken sollten: Ihr Ziel ist die Optimierung von Arbeitsabläufen.

Drei Haupttipps, die für fast jeden geeignet sind:

• Kaufen Sie einen Organizer, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Dokumente müssen in jedem Fall in Gruppen eingeteilt werden. Zum Beispiel sofortige Aufmerksamkeit, nicht dringende, Berichterstattung, Archivierung und solche, die irgendwohin geschickt werden müssen.
• Bewahren Sie Dokumente vertikal auf, nicht in Stapeln. Verwenden Sie am besten mehrfarbige Ordner und platzieren Sie sie in einem Organizer mit vertikalen Abschnitten, sodass die „Wurzeln“ sichtbar sind.
• Richten Sie eine „Pufferzone“ ein. Wenn Sie etwas organisieren, ist es schwierig, auf den Ordner "Verschiedenes" zu verzichten. Besorgen Sie sich eine Schachtel, einen Korb oder eine Schachtel, in die alle Papiere oder Gegenstände fallen, die Sie nicht gefunden haben. Und machen Sie eine Regel: Zerlegen Sie diese Schachtel einmal am Tag oder einmal in der Woche.

Nagelneuer Computer

Vergessen Sie nicht, dass Sie einen anderen Desktop haben - auf dem Monitorbildschirm.

• Erstellen Sie mehrere Ordner und verteilen Sie elektronische Dokumente wie Papier. Vergessen Sie nicht, einen "Buffer" -Ordner anzulegen.
• Entfernen Sie Verknüpfungen von Programmen, die Sie nicht verwenden, vom Desktop.
• Wenn ein persönliches Foto als Hintergrund verwendet wird, wissen Sie bereits, dass dies eine schlechte Idee ist. Wählen Sie etwas Neutrales, ohne leuchtende Farben, starken Kontrast und eine Mischung aus Formen.
• Schließen Sie nicht benötigte Registerkarten im Browser.

Übertreib es nicht

Vergessen Sie nicht, dass sich der fanatische Ansatz in dieser Angelegenheit nie rechtfertigt hat.Unternehmen, in denen das Management die „sterile“ Sauberkeit von Arbeitsplätzen und das Fehlen persönlicher Gegenstände auf den Tischen der Mitarbeiter streng überwacht, zeigen keine beeindruckenden Ergebnisse. Im Gegenteil, mit der Einführung solcher Aufträge sinkt die Produktivität der Büroangestellten um etwa 15%.

Psychologen empfehlen, im Arbeitsbereich einen Platz für Objekte zu finden, die beruhigend wirken. Es kann eine Pflanze in einem kleinen Topf sein, ein Tischteller mit einer motivierenden Aufschrift, eine Figur, die nicht mit Details übersättigt ist, oder ein weiches Kissen auf einem Bürostuhl. Die Hauptsache ist, eine Sache zu wählen, die Ihre Aufmerksamkeit nicht erregt.

Zu dem Schlamassel kam es nicht zurück

Das Hauptgeheimnis, um dem Chaos am Arbeitsplatz zu begegnen, ist, den Überschuss wegzuwerfen und nicht mit Neuem zu überwachsen. Wir unterschätzen manchmal den enormen Prozentsatz an emotionalen Ressourcen, die mit nutzlosen Dingen verbunden sind.

Eine interessante Studie wurde an einer US-amerikanischen Universität durchgeführt. In einer Gruppe von Menschen wurde jedem eine Tasse gereicht und er wurde gebeten, sie eine Weile in den Händen zu halten. Dann kündigten sie an, dass die Pokale zu einem großen Teil der Auktion werden, an der die Probanden teilnehmen werden. Das Experiment zeigte: Je länger eine Person einen Becher in den Händen hielt, desto mehr war sie bereit, dafür zu bezahlen. Und das trotz der Tatsache, dass er vorher keine Tasse brauchte.

Ordnung zu halten muss ein bewusster Prozess sein. Analysiere, was du vor dir siehst und nimm die Dinge weg, die Chaos verursachen. Verlassen Sie am Ende des Tages das Büro, schauen Sie sich am Tisch um und stellen Sie sich die Frage: Welche davon hindert mich daran, mich morgen zu konzentrieren?