¿Qué tan conveniente es guardar documentos en casa?

Hay muchas situaciones en las que usamos pólizas de seguro, certificados, certificados. Por lo tanto, para tener a mano los documentos necesarios, las personas se ven obligadas a guardar documentos en casa. Pero, ¿cómo hacerlo correctamente para que nada se pierda o se estropee?

¿Qué documentos deben almacenarse?

Cualquier persona moderna tiene muchos papeles para todas las ocasiones. Pero no todos vale la pena conservar.

Enumeramos los documentos que debe tener en casa:

• La lista se abre con pasaportes y otros documentos familiares. Por ejemplo, testamentos, testimonios.
• Consultas, poderes, recibos y otros relacionados con bienes inmuebles y transporte.
• Diplomas, diplomas, certificados, certificados que confirman la disponibilidad de la educación.
• Documento relacionado con actividades profesionales: libros de trabajo, contratos, contratos.
• Resultados de la encuesta, políticas médicas y tarjetas.
• Tarjetas de garantía, cheques para electrodomésticos y muebles.
• Papel relacionado con impuestos.

Por separado, puede seleccionar documentos electrónicos o solo datos en formato digital. Como regla, corresponden a uno de los elementos anteriores y también están sujetos a almacenamiento.

¿Cuánto tiempo debe almacenarse el papel?

Los documentos se pueden dividir por tiempo de almacenamiento. Depende de la duración de cada corteza particular.

• Permanente. Dichos documentos siempre deben estar a la mano. Estos son certificados de matrimonio, nacimiento, diplomas que confirman educación, datos médicos, información notariada, testamentos, certificados de pensión.
• A largo plazo Documentos para bienes inmuebles, automóviles y cosas caras. También incluyen documentos profesionales. Aquí también puede definir cheques, recibos. Esto es algo que se almacena durante mucho tiempo y sigue siendo relevante durante un cierto período de tiempo.
• Corto plazo Se recomienda mantener las consultas sobre los servicios de médicos, abogados y maestros durante tres años. Los acuerdos y extractos de servicios públicos asumen el mismo período.
• Inútil Puede tirar inmediatamente a la basura capacitación innecesaria, materiales informativos, instrucciones para cosas estudiadas a fondo, nóminas y más.

Por separado, se pueden observar documentos opcionales que, sin embargo, son de gran importancia para su propietario. Estos incluyen diarios personales, notas, fotografías y otros recuerdos. Por lo general, estas cosas también se almacenan durante mucho tiempo.

Por lo tanto, es deseable tirar todo lo que no se usa en este momento y que no puede ser útil en el futuro. Para mantener el orden, debe limpiar regularmente sus "contenedores" y deshacerse de los desechos acumulados, mientras analiza documentos realmente importantes.

Consejos de almacenamiento

Como regla general, en la mayoría de los hogares, el papel se almacena como estándar.

1. Primero, los documentos están ordenados por dirección: hogar, trabajadores, médicos y otros.
2. Luego se colocan en carpetas firmadas, lo que definitivamente no te dejará confundirte en los documentos.
3. Los conjuntos resultantes se colocan en una caja o bolsa separada. Por cierto, por conveniencia, las particiones a menudo se hacen dentro del "contenedor" que no permiten que las carpetas se mezclen. Al mismo tiempo, debe asegurarse de que el lugar de almacenamiento sea inaccesible para niños y animales, pero que esté ubicado convenientemente para su uso.

Es una buena idea almacenar documentos personales de uso frecuente por separado. El pasaporte, la tarjeta médica, el TIN y el certificado de pensión se colocarán cómodamente en bolsas de plástico, que están bloqueadas en el control deslizante.Dichos paquetes son herméticos y mantendrán el contenido en perfecto orden, evitando que, por ejemplo, se moje. Al mismo tiempo, los documentos relacionados con la salud deben almacenarse de la manera más accesible posible, para no perder tiempo si se necesitan con urgencia.

Es correcto tener siempre fotocopias de documentos importantes en casa. Hay todo tipo de casos, y esa reserva puede ayudar en una situación imprevista.

Se pueden colocar documentos particularmente importantes en una caja fuerte. El mercado moderno ofrece una amplia selección de almacenes, de modo que cualquier comprador puede elegir algo adecuado para él. Solo que es mejor mantener los documentos en una caja fuerte, no en carpetas de plástico: en caso de incendio, el material que los compone se derrite más rápido que el papel.

Formas no triviales de almacenar documentos

¿Lo descrito parece aburrido? ¡No importa! Hay formas más interesantes y convenientes de almacenar documentos.

• • Organizador. Hay muchas opciones para tal dispositivo. En su forma más simple, es un panel al que se adjunta papel con botones. En versiones más complejas, el tablero puede tener cajones pequeños y soportes colgantes.

• • Mini cajonera. Es exactamente lo mismo que una cómoda normal, pero mucho más pequeña. Es muy conveniente almacenar documentos en él. Al ser clasificados en diferentes compartimentos, ¡nunca se perderán! Los cajones de una cómoda pueden tener diferentes tamaños: pequeño, para trozos pequeños de papel, grande, para dibujos.

• • Caja colgante Solo una pequeña caja o canasta pegada a la pared a la manera de un buzón. En tal cosa, ubicada en el pasillo, es conveniente guardar las cartas y recibos traídos.

• • Sobre de bolsillo. Es similar a la versión anterior, pero no es una caja, sino un sobre. Puede adjuntarlo a la mesa, refrigerador, gabinete. Le permite almacenar documentos temporalmente necesarios sin ocupar un espacio valioso.

• • Papelera. No, no un bote de basura - especial, para almacenamiento. Se coloca sobre una mesa o en un armario, puede tener varios compartimentos. Una forma simple, económica y efectiva de almacenar documentos.

• • Los documentos de uso frecuente se pueden guardar en una carpeta de cartera. Tiene un asa de transporte. Diseñado para que los documentos no se arruguen. Generalmente diseñado para papel A4. Si es necesario, para no perder el tiempo buscando las costras correctas, puede agarrar la carpeta de la cartera y correr.

Utilizamos tecnologia digital

Las instrucciones para medicamentos, dispositivos y equipos de oficina ocupan mucho espacio. Es mucho más fácil almacenarlos electrónicamente. Para hacer esto, necesita encontrar la misma información en Internet y compararla con la información disponible en una fuente material, para asegurarse de su identidad. Simplemente puede fotografiar las instrucciones y guardarlas en una carpeta en su computadora. Seleccione este último solo para que no lo elimine accidentalmente sin darse cuenta. Es mejor escribir otra copia de los archivos resultantes en medios externos, como una tarjeta de memoria, o enviarlos al almacenamiento en la nube.

Por si acaso, puede escanear el resto de los documentos. Pero entonces debe cuidar la seguridad del sistema electrónico ante un posible ataque de piratas informáticos. A nadie le gustará la filtración de datos personales en Internet.

Por cierto, usar una computadora o un teléfono móvil es conveniente para rastrear el período de validez de los valores. Es suficiente simplemente ingresar las fechas necesarias en el "calendario" para que el dispositivo electrónico notifique el final del período de relevancia de una corteza particular. Entonces solo queda deshacerse del papel innecesario.

Quizás la regla principal para almacenar documentos en casa suena simple: la minuciosidad y la regularidad de trabajar con papeles domésticos es una garantía de que el documento correcto no se perderá en el momento más importante.

No vale la pena almacenar todos los documentos. Pero hay muchos documentos que cada uno de nosotros debería tener con nosotros. Deben mantenerse en lugares seguros y apartados, pero de fácil acceso. Puede hacer copias electrónicas y ordinarias de documentos, probablemente serán útiles. En cualquier caso, el almacenamiento preciso y la clasificación cuidadosa de los papeles ayudarán a mantenerlos intactos.