Najbolji pristup održavanju čistoće na radnom mjestu

Kao što su pokazala istraživanja, osoba zbog poremećaja gubi svaki sat vremena svog sata - sigurno ste čuli ovu motivirajuću horor priču više od jednom. Da ne spominjem činjenicu da vam kaos samo ide na živce: čini se da vam je sve pri ruci, ali stalno morate nešto tražiti. Održavanje radnog mjesta čisto je zaista važno, ali ne tako jednostavno kao što zvuči. Čini se da je zadatak jednostavan, ali čak i velike tvrtke čiji je menadžment opsjednut redom i spremni uložiti puno novca nisu uspjeli u misiji.

ciljevi

Prije nego što započnete sa pripitomljavanjem kaosa koji ste stvorili, odgovorite na svoje jednostavno pitanje: zašto? Što želite postići kao rezultat?

Misao je savršeno formulirala Marie Kondo: "Svrha čišćenja je povratak u prirodno mirno stanje."

Čistoću donosimo ne radi čistoće, već radi unutarnje harmonije. Na radnom mjestu osoba bi trebala biti mirna i ugodna. Što je za to potrebno?

• Očistite informacijski prostor.

Uredsko osoblje obično radi s informacijama. Što je protok informacija veći i raznovrsniji, osoba je teže dovršiti zadatak koji mu je dodijeljen. Stoga je ostavljanje svih radnih dokumenata na vidiku ili vješanje monitora s mnogim naljepnicama s podsjetnicima neuspješna taktika. Isto se odnosi i na skočne obavijesti iz trenutačnih poruka ili e-pošte.

• Odsutnost stvari koje ometaju fokus ili ograničavaju kretanje.

Prvo, za rad vam treba besplatno radno polje. Ako se želite potpisati u dokumentu formata A4, morate gurnuti u grudu i lakat gurnuti svoje ometajuće predmete, tada vam je radno mjesto potrebno reorganizirati.

Drugo, osobno se ne smije miješati s radnikom. Okviri s obiteljskim fotografijama i suvenirima dovedeni s odmora ne dopuštaju vam da se u potpunosti koncentrirate - to je činjenica. Čak i ako to ne primjećujemo, mozak i dalje snima slike i troši resurse za njihovu obradu, jer su obitelj i opuštanje pojmovi iz kategorije „Važno“.

Gdje započeti?

Ako jednostavno preuredite predmete na radnoj površini, pokušavajući ih učinkovito grupirati, sigurno ćete izgubiti taj zloglasni sat. Trebate drugačije postupiti.

Zadatak je potpuno osloboditi i očistiti radno mjesto. Vaši ciljevi:

• čistoća predmeta;
• vizualna čistoća;
• čistoća informacijskog polja.

To znači da prvo trebate ukloniti sve sa stola i s noćnog ormarića. Stavite stvari u veliku kutiju, na stolicu, sljedeći stol.

Sada uzmite vlažnu krpu ili posebne maramice i pažljivo obrišite monitor, tipkovnicu, miš, countertop, noćni ormarić (iznutra i izvana).

Ne zaboravite staviti košaru za smeće pored nje - sve što je nepotrebno sigurno će letjeti u nju u pripremnoj fazi.

Stavite sve što vam treba na mjesta

Prije svega, vratimo monitor, tipkovnicu i miš na stol. Rasporedite ih tako da zaslon bude na udaljenosti od 45-50 cm od očiju, a uređaji za unos ne bi trebali da vas stvaraju.

A sada je vrijeme da se zaustavi i razmisli. Što još trebate za posao?

• Ured. Ako imate 10 kemijskih olovki, ostavite jednu. Nekoliko olovaka i oštrica? Oštrite jednu olovku i oštricu stavite u ladicu noćnog ormarića. Gumica? Ako vam treba, onda je njegovo mjesto pokraj olovke. Jednom riječju, ostavite na stolu sve pribor koji koristite svaki dan, ali u jednom primjerku. To mogu biti škare, tekućina za korekciju, markeri u boji, spajalice za papir.Stavite ih u čašu ili organizator, a ostatak u futrolu ili kutiju s olovkom. Kasnije ćemo se pozabaviti viškom predmeta.
• Alati. Uređaji koji zauzimaju puno prostora ne smiju se pohraniti na stol. Najvjerojatnije, ne koristite probijač i brtve svaki sat - mogu se držati u noćnom ormariću. Ali mali spenjač ne škodi - ostavljamo ga u organizatoru stolnih računala. Mjesto za kalkulator određuje se uzimajući u obzir prirodu rada: ako se koristi stalno, onda ga vrijedi držati na radnoj površini.
• Telefon. Naravno, sredstva komunikacije trebaju biti u blizini. Ako je telefon nepomičan, podesite ga tako da prilikom podizanja slušalice kabel ne dodiruje druge predmete.
• Dnevnik, jedrilica. Časopis s planom rada obično se stavlja u lijevi kut stola - tamo se neće miješati, ali uvijek će biti pri ruci.
• Svjetiljka. Ako vam je potrebna stolna svjetiljka, rasporedite je prema svojim karakteristikama (za ljude s desnicom - s lijeve strane, za ljevoruke - s desne strane). Nemojte se zalijepiti za to s viškom predmeta!

Nakon toga preostaje se baviti skladištenjem radnih materijala - i postavljanje reda na stol može se smatrati dovršenim.

Reorganizacija noćnih ormarića

U ormaričnom noćnom ormariću obično se nalaze tri ladice. Svaki od njih trebao bi se koristiti za pohranu određene kategorije predmeta.

Gornja ladica je ono što koristimo češće nego jednom tjedno. To može biti:

• ispis,
• probijanje rupa
• škare,
• šiljilo
• naljepnice,
• salvete za uredsku opremu,
• spajalice za papir.

Srednja kutija - rezervni materijali i ono što se rijetko koristi:

• novi ured "u rezervi" - bilježnice, naljepnice, papir itd .;
• rezervne olovke, olovke i markere koje ste uklonili sa stola.

Ako upravljate drugom ladicom, morat ćete se baviti onim stavkama koje u prethodnom koraku nisu našle prostor na stolu:

1. Sve osušene olovke i markere, „komadići“ olovaka, piskani papiri i prljavi gumice za brisanje nemilosrdno se bacaju - definitivno više neće biti korisni.
2. Stavite upotrebljivi ured u olovku ili malu kutiju (ovo je važno!) I pošaljite je u srednju kutiju.

Donja ladica je privatna:

• papirne marame;
• vlažne maramice;
• čaj, kava, šećer;
• krigla;
• lijekove;
• kozmetike.

Nad šalicom se može razbuktati oluja ogorčenja: malo je ljudi spremno odložiti je nepostojanje na stolu. Pa, ako vas to ne muči, ostavite to pri ruci, ali ne zaboravite da ga čistite.

Obrezivanje papira

Čišćenje papira klizava je tema, jer ovdje je teško dati opće savjete. Sve ovisi o tome kako je vaš posao uređen.

Glavno je imati na umu pri raščlanjivanju papira: vaš je cilj pojednostaviti tijekove rada.

Tri glavna savjeta koji će odgovarati gotovo svima:

• Kupite organizator koji odgovara vašim potrebama. Dokumente u svakom slučaju treba podijeliti u skupine. Na primjer, zahtijevaju neposrednu pozornost, ne hitno, izvještavanje, arhivske i one koje je potrebno negdje poslati.
• Spremite dokumente okomito, a ne u hrpe. Najbolje je koristiti raznobojne mape i smjestiti ih u organizator s vertikalnim odjeljcima, tako da su korijeni vidljivi.
• Organizirajte "međuspremnik". Kad organizirate bilo što, teško je učiniti bez mape Razno. Nabavite sebi kutiju, košaru ili kutiju u koju će pasti svi papiri ili predmeti koje još niste skužili. I napravite pravilo: rastavite ovaj okvir jednom dnevno ili jednom tjedno.

Potpuno novo računalo

Ne zaboravite da imate drugu radnu površinu - na ekranu monitora.

• Stvorite nekoliko mapa i distribuirajte elektroničke dokumente na isti način kao i papir. Ne zaboravite napraviti mapu "međuspremnik".
• Uklonite prečace iz programa koje ne koristite sa radne površine.
• Ako se osobna fotografija koristi kao pozadina, već znate da je to loša ideja. Odaberite nešto neutralno, bez svijetlih boja, jakog kontrasta i mješavine oblika.
• Zatvorite nepotrebne kartice u pregledniku.

Ne pretjerujte

Udubivši se u proces uređenja stvari, ne zaboravite da se fanatičan pristup u ovom pitanju nikada nije opravdao.Tvrtke u kojima uprava strogo nadgleda „sterilnu“ čistoću radnih mjesta i odsutnost osobnih predmeta na stolovima kod zaposlenika ne pokazuju impresivne rezultate. Naprotiv, uvođenjem takvih narudžbi produktivnost uredskih radnika opada za oko 15%.

Psiholozi preporučuju pronaći mjesto u radnom prostoru za predmete koji će djelovati umirujuće. To može biti biljka u malom loncu, stolni tanjur s motivirajućim natpisom, neka figurica koja nije preasićena detaljima ili mekani jastuk na uredskoj stolici. Glavna stvar je odabrati stvar koja neće privući vašu pažnju.

U nered se nisu vratili

Glavna tajna suočavanja s kaosom na radnom mjestu jest baciti višak i ne prerasti novo. Ponekad podcjenjujemo ogroman postotak emocionalnih resursa koji idu u vezu s beskorisnim stvarima.

Zanimljivo istraživanje provedeno je na američkom sveučilištu. U grupi ljudi, svima je uručena šalica i traženo je neko vrijeme da je drže u rukama. Tada su najavili da će pehari postati puno dražbi u kojima će sudjelovati subjekti. Eksperiment je pokazao: što duže osoba drži u rukama šalicu, veći je iznos bio spreman platiti za nju. I to unatoč činjenici da mu prije toga nije trebala šalica.

Čuvanje reda mora biti svjestan proces. Analizirajte ono što vidite pred sobom i oduzmite stvari koje stvaraju kaos. Napuštajući ured krajem dana, osvrnite se oko stola i postavite sebi pitanje: što od toga što će me spriječiti da se sutra koncentrišem?