A legjobb megközelítés a tiszta munkahelyhez

Amint a tanulmányok kimutatták, a rendellenesség miatt az ember minden nap körülbelül egy órát veszít - ezt a motiváló horror történetet többször is hallotta. Nem is beszélve arról, hogy a káosz csak az idegeire érkezik: Úgy tűnik, hogy minden kéznél van, de állandóan keresnie kell valamit. A munkahely tiszta tartása valóban fontos, de nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. Úgy tűnik, hogy a feladat egyszerű, ám még a nagyvállalatok, amelyek vezetése megszállottja a rendnek és hajlandó sok pénzt befektetni, nem sikerült.

célok

Mielőtt elkezdené a létrehozott káosz megszelídítését, válaszoljon az egyszerű kérdésre: miért? Mit akarsz elérni ennek eredményeként?

A gondolatot Marie Kondo tökéletesen megfogalmazta: "A tisztítás célja a természetes nyugodt állapothoz való visszatérés."

A tisztaságot nem a tisztaság, hanem a belső harmónia kedvéért hozzuk. A munkahelyen az embernek nyugodtnak és kényelmesnek kell lennie. Mi szükséges ehhez?

• Tiszta információs tér.

Az irodai alkalmazottak általában információkkal dolgoznak. Minél nagyobb és változatosabb az információáramlás, annál nehezebb az ember számára elvégezni a rá ruházott feladatot. Ezért sikertelen taktika az, ha az összes munkadokumentumot látványban hagyja, vagy a monitort sok emlékeztetővel ellátott matricával leteszi. Ugyanez vonatkozik az azonnali üzenetküldők vagy e-mailek felbukkanó értesítéseire.

• A fókuszt zavaró vagy a mozgást korlátozó dolgok hiánya.

Először is, hogy dolgozzon, ingyenes munkaterületre van szüksége. Ha egy A4-es formátumú dokumentum aláírásához összefonódik egy összecsavarás, és az ütköző tárgyakat könyökével kell nyomnia, akkor a munkahelyét átszervezés szükséges.

Másodszor, a személyes nem zavarhatja a dolgozót. A családi fotókkal és a nyaralásból származó ajándéktárgyakkal készült keretek nem teszik lehetővé a teljes koncentrálódást - ez tény. Még ha ezt nem is vesszük észre, az agy továbbra is képeket készít és forrásokat költenek feldolgozásukra, mert a család és a kikapcsolódás fogalmak a „Fontos” kategóriából.

Hol kezdjem?

Ha egyszerűen átrendezi az objektumokat az asztalon, és megpróbálja azokat hatékonyan csoportosítani, akkor elveszíti ezt a hírhedt órát. Másképp kell cselekedned.

A feladat a munkahely teljes felszabadítása és tisztítása. Célok:

• tárgyak tisztasága;
• vizuális tisztaság;
• az információs mező tisztasága.

Ez azt jelenti, hogy először mindent el kell távolítania az asztalról és az éjjeliszekrényről. Tegye a dolgokat egy nagy dobozba, egy székre, a következő asztalra.

Most vegyen le egy nedves ruhát vagy speciális törlőkendőt, és óvatosan törölje le a monitort, a billentyűzetet, az egeret, a munkalapot és az éjjeliszekrényt (belül és kívül).

Ne felejtsd el mellé helyezni a szemeteskosarat - minden, ami felesleges, minden bizonnyal az előkészítő szakaszban elrepül.

Helyezzen el mindent, amire szüksége van

Mindenekelőtt a monitort, a billentyűzetet és az egeret adjuk vissza az asztalhoz. Helyezze el őket úgy, hogy a képernyő 45-50 cm távolságra legyen a szemétől, és a bemeneti eszközök ne okozzanak téged.

Itt az ideje, hogy megálljunk és gondolkodjunk. Mire van még szüksége munkához?

• A Hivatal. Ha 10 golyóstollja van, hagyjon egyet. Néhány ceruza és egy hegyező? Húzza ki az egyik ceruzát, és tegye a hegyezőt az éjjeliszekrény fiókjába. Radír? Ha szüksége van rá, akkor a hely a ceruza mellett található. Egyszóval, hagyja az asztalon minden levélpapírt, amelyet minden nap használ, de egy példányban. Ez lehet olló, korrekciós folyadék, színes markerek, gemkapcsok.Tegye egy pohárba vagy gyűjtőbe, a többit ceruzatokba vagy dobozba. A felesleges elemekkel később foglalkozunk.
• Eszközöket. Azokat a eszközöket, amelyek sok helyet foglalnak el, nem szabad az asztalon tárolni. Valószínűleg nem használ lyukasztót és óránként pecséteket - éjjeliszekrényben is tarthatók. De a kicsi tűzőgép nem árt - hagyjuk az asztali szervezőben. A számológép helyét a munka jellegének figyelembevételével határozzuk meg: ha folyamatosan használják, akkor érdemes az asztalon tartani.
• Phone. A kommunikációs eszközöknek természetesen a közelben kell lenniük. Álló telefon esetén állítsa úgy, hogy a kézibeszélő felemelésekor a kábel ne érjen más tárgyakhoz.
• Napló, vitorlázó. A munkatervvel ellátott magazint általában az asztal bal sarkába helyezik - ott nem fog zavarni, de mindig kéznél van.
• A lámpa. Ha szüksége van asztali lámpára, akkor rendezze azt saját jellemzői szerint (jobbkezes embereknek - balra, balkezeseknek - jobbra). Ne ragaszkodjon hozzá felesleges tárgyakkal!

Ezt követően a munkaanyagok tárolásával kell foglalkozni - és a dolgok rendezése az asztalon teljesnek tekinthető.

Reorganizációs éjjeliszekrények

Az irodai éjjeliszekrényben általában három fiók található. Mindegyiket egy bizonyos cikkkategória tárolására kell használni.

A felső fiókot használjuk hetente egynél gyakrabban. Ez lehet:

• Nyomtatás,
• lyukasztó
• olló,
• ceruzahegyező
• matricák,
• szalvéták irodai felszereléshez,
• gemkapcsok.

Középső doboz - tartalék anyagok és ritkán használt anyagok:

• új iroda "tartalékban" - notebookok, matricák, papír stb .;
• tartalék tollak, ceruzák és jelölők, amelyeket eltávolított az asztalról.

A második fiók kezelésekor azokkal az elemekkel kell foglalkoznia, amelyek az előző lépésben nem találtak helyet az asztalon:

1. Az összes kiszáradt tollat ​​és jelölőt, ceruzadarabokat, firkált papírokat és piszkos radírokat könyörtelenül dobják el - határozottan nem lesznek hasznosak.
2. Helyezze a használható irodát egy ceruzatartóba vagy egy kis dobozba (ez fontos!), És küldje el a középső dobozba.

Az alsó fiók privát:

• papír sálak;
• nedves törlőkendők;
• tea, kávé, cukor;
• egy bögre;
• gyógyszerek;
• kozmetikumok.

A bögre fölött felháborodási vihar támadhat fel: kevés ember kész arra, hogy megbirkózzon annak hiányával az asztalon. Nos, ha nem zavar, hagyja kéznél, de ne felejtse el tisztán tartani.

Papír elemzése

A papírok takarítása csúszós téma, mert itt nehéz általános tanácsokat adni. Minden attól függ, hogy a munka hogyan van elrendezve.

A dokumentumok elemzése során a legfontosabb dolog: a munkafolyamatok racionalizálása a cél.

Három fő tipp, amely szinte mindenkinek megfelel:

• Vásároljon szervezőt az Ön igényei szerint. A dokumentumokat mindenképpen csoportokra kell osztani. Például azonnali figyelmet igényel, nem sürgős, jelentéstételt, archiválást és azokat, amelyeket valahol el kell küldeni.
• A dokumentumokat függőlegesen, nem kötegekben tárolja. A legjobb, ha többszínű mappákat használ, és függőleges metszetekkel ellátott szervezőbe helyezze úgy, hogy a „gyökerek” legyenek láthatóak.
• Rendezzen egy „pufferzónát”. Bármelyik rendezésekor a Miscellaneous mappa nélkül nehéz megtenni. Szerezz magadnak egy dobozt, kosarat vagy dobozt, ahol az összes olyan papír vagy tárgy, amelyre nem gondoltál, esni fog. És tegyen egy szabályt: szedje szét ezt a dobozt naponta egyszer vagy hetente egyszer.

Vadonatúj számítógép

Ne felejtse el, hogy van egy másik asztal - a monitor képernyőjén.

• Hozzon létre több mappát, és terjessze az elektronikus dokumentumokat ugyanúgy, mint a papír. Ne felejtsd el elkészíteni egy „puffer” mappát.
• Távolítsa el az asztalon a parancsikonokat azokból a programokból, amelyeket nem használ.
• Ha háttérképként használ egy személyes fényképet, akkor már tudja, hogy ez rossz ötlet. Válasszon semleges anyagot, élénk színek, erős kontraszt és formák keveréke nélkül.
• Bezárja a felesleges lapokat a böngészőben.

Ne vigyázzon túl

Miután belemerült a dolgok rendezésébe, ne felejtsük el, hogy a fanatikus megközelítés ebben az ügyben soha nem igazolta önmagát.Azok a vállalatok, amelyek vezetése szigorúan figyeli a munkahelyek „steril” tisztaságát, és mivel az alkalmazottak nem tartalmaznak személyes tárgyakat az asztalokon, nem mutatnak lenyűgöző eredményeket. Éppen ellenkezőleg, az ilyen megrendelések bevezetésével az irodai dolgozók termelékenysége körülbelül 15% -kal esik vissza.

A pszichológusok azt javasolják, hogy találjanak helyet a munkaterületen tárgyaknak, amelyek megnyugtatóan viselkednek. Ez lehet egy kis fazékban lévő növény, motiváló felirattal ellátott asztallap, néhány figura, amely nem túl telített a részletekkel, vagy egy puha párna egy irodai székben. A lényeg az, hogy válasszon egy olyan dolgot, amely nem vonzza a figyelmet.

A rendetlenség nem tért vissza

A munkahelyi káosz szembenézésének legfőbb titka az, hogy eldobja a felesleget, és ne váljon újjá. Néha alábecsüljük az érzelmi erőforrások óriási százalékát, amelyek a haszontalan dolgokhoz kötődnek.

Érdekes tanulmányt készítettek egy amerikai egyetemen. Egy embercsoportban mindenkinek átadtak egy poharat, és kérték egy ideig, hogy tartsák a kezükben. Aztán bejelentették, hogy a poharak az aukció nagy részévé válnak, amelyben a tantárgyak részt vesznek. A kísérlet kimutatta: minél tovább tartott egy ember egy pohárot a kezében, annál nagyobb összeget volt hajlandó fizetni érte. És ennek ellenére, hogy előtte nem volt szüksége egy csészere.

A rend megtartásának tudatos folyamatnak kell lennie. Elemezze, amit lát előtte, és vegye el azokat a dolgokat, amelyek káoszt teremtenek. Ha elhagyja az irodát a nap végén, nézz körül az asztal körül, és tedd fel magadnak a kérdést: ezek közül melyik akadályozza meg holnap a koncentrálódást?