De beste manier om netheid op de werkplek te behouden

Zoals studies hebben aangetoond, verliest een persoon vanwege de aandoening elke dag ongeveer een uur van zijn tijd - je moet dit motiverende horrorverhaal meer dan eens hebben gehoord. Om nog maar te zwijgen van het feit dat chaos alleen maar op je zenuwen werkt: alles lijkt bij de hand te zijn, maar je moet constant naar iets zoeken. Je werkplek schoon houden is erg belangrijk, maar niet zo eenvoudig als het klinkt. De taak lijkt eenvoudig te zijn, maar zelfs grote bedrijven wiens management geobsedeerd is door orde en klaar is om veel geld te investeren, faalden de missie.

doelen

Voordat je begint met het temmen van de chaos die je hebt gecreëerd, beantwoord je je eenvoudige vraag: waarom? Wat wil je hiermee bereiken?

De gedachte is perfect geformuleerd door Marie Kondo: "Het doel van schoonmaken is een terugkeer naar een natuurlijke, kalme staat."

Wij brengen zuiverheid niet omwille van zuiverheid, maar omwille van innerlijke harmonie. Op de werkplek moet een persoon kalm en comfortabel zijn. Wat is hiervoor nodig?

• Schone informatieruimte.

Kantoorpersoneel werkt meestal met informatie. Hoe groter en diverser de informatiestroom, hoe moeilijker het voor een persoon is om de hem toegewezen taak te voltooien. Daarom is het mislukken van alle werkdocumenten in het zicht of het ophangen van de monitor met veel stickers met herinneringen. Hetzelfde geldt voor pop-upmeldingen van instant messengers of e-mail.

• De afwezigheid van dingen die de focus verstoren of beweging beperken.

Ten eerste heb je om te werken een vrij werkveld nodig. Als u, om een ​​document in A4-formaat te ondertekenen, in een brok moet knijpen en uw storende objecten met uw elleboog moet duwen, dan vereist uw werkplek reorganisatie.

Ten tweede moet het personeel zich niet met de werknemer bemoeien. Frames met familiefoto's en souvenirs meegenomen uit vakantie laten je niet toe je volledig te concentreren - dit is een feit. Zelfs als we dit niet opmerken, legt het brein nog steeds beelden vast en besteedt het middelen aan de verwerking ervan, omdat familie en vrije tijd concepten uit de categorie “Belangrijk” zijn.

Waar te beginnen?

Als u eenvoudig objecten op uw bureaublad herschikt en ze effectief probeert te groeperen, verliest u zeker dat beruchte uur. Je moet anders handelen.

De taak is om de werkplek volledig vrij te maken en schoon te maken. Jouw doelen:

• zuiverheid van items;
• visuele netheid;
• zuiverheid van het informatieveld.

Dit betekent dat u eerst alles van de tafel en van het nachtkastje moet verwijderen. Leg dingen in een grote doos, op een stoel, de volgende tafel.

Neem nu een vochtige doek of speciale doekjes en veeg de monitor, toetsenbord, muis, aanrecht, nachtkastje (binnen en buiten) voorzichtig schoon.

Vergeet niet om de prullenmand ernaast te zetten - alles wat overbodig is zal er zeker in het voorbereidende stadium in vliegen.

Alles wat je nodig hebt op plaatsen zetten

Allereerst brengen we de monitor, het toetsenbord en de muis terug naar de tafel. Plaats ze zo dat het scherm zich op een afstand van 45-50 cm van de ogen bevindt en dat invoerapparatuur u niet bult.

En nu is het tijd om te stoppen en na te denken. Wat heb je nog meer nodig voor werk?

• The Office. Als u 10 balpennen hebt, laat er dan één achter. Een paar potloden en een puntenslijper? Slijp één potlood en plaats de slijper in de lade van het nachtkastje. Eraser? Als je het nodig hebt, staat het naast het potlood. Laat in één woord alle briefpapier op de tafel liggen die u elke dag gebruikt, maar in één exemplaar. Het kan een schaar, correctievloeistof, kleurmarkeringen, paperclips zijn.Doe ze in een glas of organizer en de rest in een etui of doos. We behandelen later overtollige artikelen.
• Tools. Apparaten die veel ruimte innemen, mogen niet op een tafel worden opgeslagen. Hoogstwaarschijnlijk gebruikt u geen perforator en afdichtingen elk uur - ze kunnen in een nachtkastje worden bewaard. Maar de kleine nietmachine doet geen pijn - we laten het achter in de desktop-organizer. De plaats voor de rekenmachine wordt bepaald rekening houdend met de aard van de arbeid: als het constant wordt gebruikt, is het de moeite waard om het op het bureaublad te houden.
• Phone. Natuurlijk moet het communicatiemiddel in de buurt zijn. Als de telefoon stilstaat, moet u deze zo instellen dat de kabel bij het opnemen van de handset geen andere objecten raakt.
• Dagboek, zweefvliegtuig. Een tijdschrift met een werkplan wordt meestal in de linkerhoek van de tafel geplaatst - daar zal het niet tussenbeide komen, maar het zal altijd bij de hand zijn.
• De lamp Als u een tafellamp nodig hebt, rangschik deze dan volgens uw kenmerken (voor rechtshandige mensen - links, voor linkshandige mensen - rechts). Houd het niet vast met overtollige objecten!

Daarna blijft het om te gaan met de opslag van werkmaterialen - en dingen op orde brengen op de tafel kan als voltooid worden beschouwd.

Reorganisatie nachtkastjes

In een nachtkastje op kantoor zijn er meestal drie laden. Elk van hen moet worden gebruikt om een ​​bepaalde categorie items op te slaan.

De bovenste lade gebruiken we vaker dan één keer per week. Het kan zijn:

• Print,
• perforator
• schaar,
• puntenslijper
• stickers,
• servetten voor kantoorapparatuur,
• paperclips.

Middelste doos - reserveonderdelen en wat zelden wordt gebruikt:

• nieuw kantoor "in reserve" - ​​notebooks, stickers, papier, enz .;
• reserve pennen, potloden en stiften die u van de tafel hebt verwijderd.

Als u de tweede lade bestudeert, moet u omgaan met die items die in de vorige stap geen ruimte op de tafel hebben gevonden:

1. Alle opgedroogde pennen en stiften, "stukjes" potloden, gekrabbeld papier en vuile gummen worden genadeloos weggegooid - ze zullen zeker niet langer nuttig zijn.
2. Plaats een bruikbaar kantoor in een etui of een kleine doos (dit is belangrijk!) En stuur het naar de middelste doos.

De onderste lade is privé:

• papieren sjaals;
• natte doekjes;
• thee, koffie, suiker;
• een mok;
• medicijnen;
• cosmetica.

Er kan een storm van verontwaardiging over de mok uitbreken: weinig mensen zijn klaar om de afwezigheid op tafel te verdragen. Nou, als het je niet stoort, houd het dan bij de hand, maar vergeet niet om het schoon te houden.

Parsing papier

Het opruimen van de papieren is een glad onderwerp, omdat het moeilijk is om hier algemeen advies over te geven. Het hangt allemaal af van hoe uw werk is ingedeeld.

Het belangrijkste om te onthouden bij het ontleden van papieren: uw doel is om workflows te stroomlijnen.

Drie hoofdtips die voor bijna iedereen geschikt zijn:

• Koop een organizer die aan uw behoeften voldoet. Documenten moeten in elk geval in groepen worden verdeeld. Bijvoorbeeld, vereisen onmiddellijke aandacht, niet-dringende, rapportage, archivering en degenen die ergens naartoe moeten worden gestuurd.
• Bewaar documenten verticaal, niet in stapels. Het is het beste om mappen met meerdere kleuren te gebruiken en ze in een organizer met verticale secties te plaatsen, zodat de "wortels" zichtbaar zijn.
• Regel een "bufferzone". Wanneer u iets organiseert, is het moeilijk om te doen zonder de map Diversen. Koop een doos, mand of doos waar alle papieren of voorwerpen die je nog niet hebt bedacht vallen. En maak een regel: demonteer deze doos eenmaal per dag of eenmaal per week.

Gloednieuwe computer

Vergeet niet dat u een ander bureaublad hebt - op het beeldscherm.

• Maak meerdere mappen en verspreid elektronische documenten op dezelfde manier als papier. Vergeet niet om een ​​"buffer" map te maken.
• Verwijder snelkoppelingen van programma's die u niet vanaf het bureaublad gebruikt.
• Als een persoonlijke foto als achtergrond wordt gebruikt, weet je al dat dit een slecht idee is. Kies iets neutraal, zonder felle kleuren, sterk contrast en een mix van vormen.
• Sluit onnodige tabbladen in de browser.

Ga niet te ver

Vergeet niet dat de fanatieke benadering in deze zaak zichzelf nooit heeft gerechtvaardigd, nadat ze zich in het proces van orde hebben gestort.Bedrijven waarin het management de 'steriele' netheid van banen en de afwezigheid van persoonlijke items op de tafels bij medewerkers strikt bewaakt, laten geen indrukwekkende resultaten zien. Integendeel, met de introductie van dergelijke bestellingen daalt de productiviteit van kantoormedewerkers met ongeveer 15%.

Psychologen raden aan om een ​​plaats in de werkruimte te zoeken voor objecten die op een pacificerende manier zullen werken. Het kan een plant in een kleine pot zijn, een tafelbord met een motiverende inscriptie, een beeldje dat niet oververzadigd is met details, of een zacht kussen op een bureaustoel. Het belangrijkste is om iets te kiezen dat je aandacht niet zal trekken.

Zodat de puinhoop niet terugkeert

Het belangrijkste geheim van het confronteren van chaos op de werkplek is het overtollige weg te gooien en niet met nieuwe te overwoekeren. We onderschatten soms het enorme percentage emotionele middelen dat gehecht raakt aan nutteloze dingen.

Een interessant onderzoek werd uitgevoerd aan een Amerikaanse universiteit. In een groep mensen kreeg iedereen een beker en vroeg om een ​​tijdje om het in hun handen te houden. Toen kondigden ze aan dat de bekers veel van de veiling zouden worden, waaraan de onderwerpen zullen deelnemen. Het experiment toonde aan: hoe langer iemand een kopje in zijn handen hield, hoe groter het bedrag dat hij bereid was te betalen. En dit ondanks het feit dat hij daarvoor geen kopje nodig had.

De orde handhaven moet een bewust proces zijn. Analyseer wat je voor je ziet en neem de dingen weg die chaos veroorzaken. Als je aan het eind van de dag het kantoor verlaat, kijk je rond de tafel en stel je jezelf de vraag: welke van deze zal me verhinderen me morgen te concentreren?