Hoe handig is het om documenten thuis te bewaren?

Er zijn veel situaties waarin we verzekeringspolissen, certificaten, certificaten gebruiken. Daarom zijn mensen gedwongen om documenten thuis te bewaren, zodat de benodigde papieren bij de hand zijn. Maar hoe het correct te doen, zodat niets verloren of verwend is?

Welke documenten moeten worden opgeslagen?

Elke moderne persoon heeft veel stukjes papier voor alle gelegenheden. Maar niet iedereen is het waard om te houden.

We vermelden de documenten die u thuis moet hebben:

• De lijst wordt geopend door paspoorten en andere familiedocumenten. Bijvoorbeeld testamenten, getuigenissen.
• Vragen, volmachten, ontvangsten en andere met betrekking tot onroerend goed en transport.
• Diploma's, diploma's, certificaten, certificaten die de beschikbaarheid van onderwijs bevestigen.
• Papier gerelateerd aan professionele activiteiten: werkboeken, contracten, contracten.
• Onderzoeksresultaten, medisch beleid en kaarten.
• Garantiekaarten, cheques voor huishoudelijke apparaten en meubels.
• Fiscaal gerelateerd papier.

Afzonderlijk kunt u elektronische documenten of alleen gegevens in digitaal formaat selecteren. In de regel komen ze overeen met een van de bovenstaande items en kunnen ze ook worden opgeslagen.

Hoe lang moet papier worden bewaard?

Documenten kunnen worden verdeeld op basis van opslagtijd. Het hangt af van de duur van elke specifieke korst.

• Permanent. Dergelijke papieren moeten altijd bij de hand zijn. Dit zijn huwelijksakte, geboorte, diploma's ter bevestiging van opleiding, medische gegevens, notariële informatie, testamenten, pensioenbewijzen.
• Lange termijn Documenten voor onroerend goed, auto en dure dingen. Ze omvatten ook professionele papieren. Hier kunt u ook cheques en bonnen definiëren. Dit is iets dat lang wordt opgeslagen en gedurende een bepaalde periode relevant blijft.
• Korte termijn Het wordt aanbevolen om vragen over de diensten van artsen, advocaten en leraren drie jaar te bewaren. Nutsovereenkomsten en uittreksels gaan uit van dezelfde periode.
• Nutteloos. U kunt onmiddellijk onnodige training, informatiemateriaal, instructies voor grondig bestudeerde dingen, loonlijsten en meer weggooien.

Afzonderlijk kunnen optionele documenten worden genoteerd, die echter van groot belang zijn voor hun eigenaar. Deze omvatten persoonlijke dagboeken, aantekeningen, foto's en andere memorabilia. Meestal worden dergelijke dingen ook lang bewaard.

Daarom is het wenselijk om alles weg te gooien dat op dit moment niet wordt gebruikt en in de toekomst niet nuttig kan zijn. Om de orde te handhaven, moet u uw "opslaglocaties" regelmatig schoonmaken en het opgehoopte afval verwijderen, terwijl u tegelijkertijd zeer belangrijke documenten parseert.

Tips voor opslag

In de meeste huizen wordt papier standaard opgeslagen.

1. Ten eerste worden documenten gesorteerd op richting: thuis, werknemers, medisch en anderen.
2. Vervolgens worden ze in ondertekende mappen geplaatst, waardoor u zeker niet in de war raakt in de kranten.
3. De resulterende sets worden in een afzonderlijke doos of tas gedaan. Trouwens, voor het gemak worden er vaak partities gemaakt in de "container" waardoor mappen niet kunnen worden gecombineerd. Tegelijkertijd moet u ervoor zorgen dat de opslaglocatie niet toegankelijk is voor kinderen en dieren, maar gemakkelijk te gebruiken is.

Het is een goed idee om veelgebruikte persoonlijke documenten apart op te slaan. Een paspoort, medische kaart, TIN en pensioencertificaat kunnen comfortabel worden neergezet in plastic zakken die op een schuif zijn vergrendeld.Dergelijke pakketten zijn luchtdicht en houden de inhoud in perfecte staat, waardoor het bijvoorbeeld niet nat kan worden. Tegelijkertijd moeten documenten met betrekking tot gezondheid zo toegankelijk mogelijk worden opgeslagen - om geen tijd te verliezen als ze dringend nodig zijn.

Het is correct om thuis altijd kopieën van belangrijke papieren te hebben. Er zijn allerlei gevallen, en een dergelijke reserve kan helpen in een onvoorziene situatie.

Bijzonder belangrijke documenten kunnen in een kluis worden geplaatst. De moderne markt biedt een brede selectie van opslagplaatsen, zodat elke koper iets kan kiezen dat geschikt is voor zichzelf. Alleen is het beter om documenten in een kluis te bewaren, niet in plastic mappen - in geval van brand smelt het materiaal waaruit ze bestaan ​​sneller dan papier.

Niet-triviale manieren om documenten op te slaan

Lijkt het beschreven saai? Het maakt niet uit! Er zijn meer interessante, handige manieren om papieren op te slaan.

• • Organisator bord. Er zijn veel opties voor een dergelijk apparaat. In zijn eenvoudigste vorm is het een paneel waaraan papier is bevestigd met knoppen. In meer complexe versies kan het bord kleine laden en hangende steunen hebben.

• • Mini ladekast. Het is precies hetzelfde als een gewone ladekast, maar veel kleiner. Het is erg handig om er documenten in op te slaan. Ze worden in verschillende compartimenten gesorteerd en raken nooit verdwaald! Laden in een ladekast kunnen verschillende formaten hebben: klein - voor kleine stukjes papier, groot - voor tekeningen.

• • Hangende doos. Gewoon een kleine doos of mand die op de manier van een brievenbus aan de muur is bevestigd. In zo'n ding, gelegen in de gang, is het handig om de brieven en bonnetjes op te slaan.

• • Pocket envelop. Het is vergelijkbaar met de vorige versie, maar het is geen doos, maar een envelop. Je kunt het bevestigen aan de tafel, koelkast, kast. Hiermee kunt u tijdelijk noodzakelijke documenten opslaan zonder waardevolle ruimte in te nemen.

• • Prullenmand. Nee, geen prullenbak - speciaal, voor opslag. Het wordt op een tafel of in een kast geplaatst en kan verschillende compartimenten hebben. Een eenvoudige, goedkope, maar effectieve manier om documenten op te slaan.

• • Veelgebruikte papieren kunnen in een portfoliomap worden bewaard. Het heeft een draaggreep. Ontworpen zodat de documenten er niet in gerimpeld zijn. Meestal ontworpen voor A4-papier. Indien nodig, om geen tijd te verspillen met het zoeken naar de benodigde korsten, kunt u eenvoudig de map met de portfolio pakken en rondrennen.

Wij gebruiken digitale technologie

Instructies voor medicijnen, apparaten en kantoorapparatuur nemen veel ruimte in beslag. Het is veel gemakkelijker om ze elektronisch op te slaan. Om dit te doen, moet u dezelfde informatie op internet vinden en deze vergelijken met die op een materiële bron, om zeker te zijn van identiteit. U kunt eenvoudig de instructies fotograferen en opslaan in een map op uw computer. Selecteer alleen het laatste zodat u het niet per ongeluk verwijdert. Een ander exemplaar van de resulterende bestanden is beter om naar externe media, zoals een geheugenkaart, te schrijven of naar de cloudopslag te verzenden.

Voor het geval u de rest van de documenten kunt scannen. Maar dan moet u zorgen voor de beveiliging van het elektronische systeem tegen een mogelijke hackeraanval. Niemand zal het lekken van persoonlijke gegevens op internet leuk vinden.

Overigens is het gebruik van een computer of mobiele telefoon handig om de geldigheidsduur van effecten te volgen. Het volstaat om eenvoudig de nodige datums in de "kalender" in te voeren, zodat het elektronische apparaat het einde van de relevante periode van een bepaalde korst aangeeft. Dan blijft het alleen om onnodig papier kwijt te raken.

Misschien klinkt de hoofdregel voor het opslaan van documenten thuis eenvoudig: de grondigheid en regelmatigheid van het werken met huishoudpapier is de garantie dat het juiste document op het belangrijkste moment niet verloren gaat.

Niet alle documenten zijn het waard om te worden bewaard. Maar er zijn veel papieren die we allemaal bij ons moeten hebben. Ze moeten worden bewaard op een veilige en afgelegen, maar redelijk gemakkelijk bereikbare plaatsen. U kunt elektronische en gewone kopieën van documenten maken - ze zullen waarschijnlijk van pas komen. In elk geval zal een nauwkeurige opslag en een zorgvuldige sortering van papieren helpen om ze intact te houden.