Den beste tilnærmingen til å opprettholde renslighet på arbeidsplassen

Som studier har vist, på grunn av lidelsen, mister en person omtrent en time av tiden sin hver dag - du må ha hørt denne motiverende skrekkhistorien mer enn en gang. For ikke å snakke om det faktum at kaos bare kommer på nervene: alt ser ut til å være for hånden, men du må hele tiden se etter noe. Å holde arbeidsplassen din ren er virkelig viktig, men ikke så enkelt som det høres ut. Oppgaven ser ut til å være enkel, men oppdraget ble mislykket selv av store selskaper hvis ledelse er besatt av orden og er klar til å investere mye penger i den.

mål

Før du begynner å temme kaoset du skapte, svar på det enkle spørsmålet ditt: hvorfor? Hva vil du oppnå som et resultat?

Tanken ble perfekt formulert av Marie Kondo: "Hensikten med rengjøring er en retur til en naturlig rolig tilstand."

Vi bringer renhet ikke for renhetens skyld, men av hensyn til indre harmoni. På arbeidsplassen skal en person være rolig og komfortabel. Hva skal til for dette?

• Ren informasjonsplass.

Kontoransatte jobber vanligvis med informasjon. Jo større og mer mangfoldig informasjonsflyt, jo vanskeligere er det for en person å fullføre oppgaven som er tildelt ham. Derfor er det en mislykket taktikk å forlate alle arbeidsdokumenter i sikte eller henge skjermen med mange klistremerker med påminnelser. Det samme gjelder popup-varsler fra direktemeldinger eller e-post.

• Fraværet av ting som forstyrrer fokus eller begrenser bevegelse.

For det første, for å jobbe trenger du et gratis arbeidsfelt. Hvis du for å signere et dokument i A4-format, må klemme inn i en klump og skyve forstyrrende gjenstander med albuen, krever arbeidsplassen din omorganisering.

For det andre skal det personlige ikke forstyrre arbeidstakeren. Rammer med familiebilder og suvenirer hentet fra ferie lar deg ikke konsentrere deg fullstendig - dette er et faktum. Selv om vi ikke legger merke til dette, tar hjernen fremdeles bilder og bruker ressurser på behandlingen, fordi familie og fritid er begreper fra kategorien “viktig”.

Hvor skal jeg begynne?

Hvis du bare omorganiser objekter på skrivebordet ditt og prøver å gruppere dem effektivt, vil du definitivt miste den beryktede timen. Du må handle annerledes.

Oppgaven er å fullstendig frigjøre og rengjøre arbeidsplassen. Dine mål:

• renhet av varer;
• visuell renslighet;
• informasjonsfeltets renhet.

Dette betyr at du først må fjerne alt fra bordet og fra nattbordet. Legg ting i en stor boks, på en stol, ved siden av bordet.

Ta nå en fuktig klut eller spesielle våtservietter og tørk forsiktig skjermen, tastaturet, musen, benkeplaten, nattbordet (inne og ute).

Ikke glem å legge søppelbøtta ved siden av - alt som er unødvendig vil helt sikkert fly inn i det på det forberedende stadiet.

Sette alt du trenger på steder

Først av alt returnerer vi skjermen, tastaturet og musen til bordet. Plasser dem slik at skjermen skal være i en avstand på 45-50 cm fra øynene, og inndataenheter skal ikke få deg til å passe.

Og nå er det på tide å stoppe opp og tenke. Hva trenger du mer for arbeid?

• The Office. Hvis du har 10 kulepenner, la en ligge. Noen få blyanter og en sliper? Skarp en blyant og sett skarpheten i skuffen på nattbordet. Eraser? Hvis du trenger det, er stedet ved siden av blyanten. Med et ord la du alle skrivesaker du bruker hver dag på bordet, men i en kopi. Det kan være saks, korreksjonsvæske, fargemarkører, binders.Legg dem i et glass eller en arrangør, og resten i en blyantveske eller eske. Vi vil håndtere overflødige gjenstander senere.
• Verktøy. Enheter som tar mye plass, bør ikke lagres på et bord. Mest sannsynlig bruker du ikke en puncher og sel hver time - de kan oppbevares i et nattbord. Men den lille stiftemaskinen skader ikke - vi legger den igjen på skrivebordets arrangør. Stedet for kalkulatoren bestemmes under hensyntagen til arbeidskraften: hvis den brukes kontinuerlig, er det verdt å holde det på skrivebordet.
• Telefonen. Kommunikasjonsmidlene skal selvfølgelig være i nærheten. Hvis telefonen er stasjonær, må du stille den slik at kabelen ikke berører andre objekter når du løfter håndsettet.
• Dagbok, glider. Et magasin med en arbeidsplan blir vanligvis lagt i venstre hjørne av bordet - der vil det ikke forstyrre, men det vil alltid være for hånden.
• Lampen. Hvis du trenger en bordlampe, så ordne den etter dine egenskaper (for høyrehendte - til venstre, for venstrehendte - til høyre). Hold deg ikke fast med overflødige gjenstander!

Etter det gjenstår det å forholde seg til lagring av arbeidsmaterialer - og å sette ting i orden på bordet kan betraktes som fullført.

Omorganisering nattbord

På et nattbord på kontoret er det vanligvis tre skuffer. Hver av dem skal brukes til å lagre en viss kategori av varer.

Den øverste skuffen er det vi bruker oftere enn en gang i uken. Det kan være:

• Skriv ut,
• hullstans
• saks,
• spisser
• klistremerker,
• servietter for kontorutstyr,
• binders.

Midtboks - reservedeler og det som sjelden brukes:

• nytt kontor "i reserve" - ​​notatbøker, klistremerker, papir osv .;
• reservepenner, blyanter og markører som du fjernet fra bordet.

Ved å bemanne den andre skuffen, må du håndtere de elementene som ikke fant plass på bordet i forrige trinn:

1. Alle tørkede penner og markører, "biter" av blyanter, klattpapir og skitne viskelær kastes nådeløst - de vil definitivt ikke lenger være nyttige.
2. Legg brukbart kontor i en blyant eller en liten boks (dette er viktig!) Og send det til den midtre boksen.

Den nederste skuffen er privat:

• papir skjerf;
• våtservietter;
• te, kaffe, sukker;
• et krus;
• medisiner;
• kosmetikk.

En storm av forargelse kan bryte ut over kruset: få mennesker er klare til å stille opp med sitt fravær på bordet. Vel, hvis det ikke plager deg, la det ligge for hånden, men ikke glem å holde det rent.

Parsing papir

Å rydde opp i avisene er et glatt tema, fordi det er vanskelig å gi generelle råd her. Det kommer an på hvordan arbeidet ditt er ordnet.

Det viktigste å huske når du analyserer papirer: Målet ditt er å effektivisere arbeidsflyt.

Tre hovedtips som passer nesten alle:

• Kjøp en arrangør som passer dine behov. Dokumenter må i alle fall deles inn i grupper. For eksempel krever øyeblikkelig oppmerksomhet, ikke-presserende, rapportering, arkivering og de som må sendes et sted.
• Oppbevar dokumenter vertikalt, ikke i stabler. Det beste er å bruke flerfargede mapper og plassere dem i en arrangør med loddrette seksjoner slik at "røttene" er synlige.
• Ordne en "buffersone". Når du organiserer noe, er det vanskelig å gjøre uten Diverse-mappen. Skaff deg en boks, kurv eller eske der alle papirene eller gjenstandene du ikke har funnet ut vil falle. Og lag en regel: demonter denne boksen en gang om dagen eller en gang i uken.

Helt ny datamaskin

Ikke glem at du har et annet skrivebord - på skjermen.

• Lag flere mapper og distribuer elektroniske dokumenter på samme måte som papir. Ikke glem å lage en "buffer" -mappe.
• Fjern snarveier fra programmer du ikke bruker fra skrivebordet.
• Hvis et personlig bilde brukes som bakgrunnsbilde, vet du allerede at dette er en dårlig idé. Velg noe nøytralt, uten lyse farger, sterk kontrast og en blanding av former.
• Lukk unødvendige faner i nettleseren.

Ikke overdriv

Etter å ha kastet seg inn i prosessen med å ordne ting, ikke glem at den fanatiske tilnærmingen i denne saken aldri har rettferdiggjort seg.Bedrifter der ledelsen overvåker den "sterile" renheten i jobber og fraværet av personlige ting på bordene hos ansatte viser ikke imponerende resultater. Tvert imot, med innføringen av slike ordrer, synker produktiviteten til kontorarbeidere med omtrent 15%.

Psykologer anbefaler å finne et sted i arbeidsområdet for gjenstander som vil opptre på en stillferdig måte. Det kan være en plante i en liten pott, en bordplate med en motiverende inskripsjon, noe figur som ikke er overmettet med detaljer, eller en myk pute på en kontorstol. Det viktigste er å velge en ting som ikke vil tiltrekke deg oppmerksomhet.

Til rotet kom ikke tilbake

Hovedhemmeligheten for å konfrontere kaos på arbeidsplassen er å kaste bort det overskytende og ikke gjengro med nytt. Noen ganger undervurderer vi den enorme andelen emosjonelle ressurser som fester seg i ubrukelige ting.

En interessant studie ble utført ved et amerikansk universitet. I en gruppe mennesker fikk alle utdelt en kopp og ba en stund om å holde den i hendene. Da kunngjorde de at koppene ville bli mange av auksjonen, der fagene vil delta. Eksperimentet viste: jo lenger en person holdt en kopp i hendene, jo større var beløpet han var klar til å betale for det. Og dette til tross for at han før det ikke trengte en kopp.

Å holde orden må være en bevisst prosess. Analyser det du ser foran deg og ta bort tingene som skaper kaos. Hvis du forlater kontoret på slutten av dagen, kan du se deg rundt bordet og stille deg spørsmålet: hvilken av disse vil forhindre meg i å konsentrere meg i morgen?