Jak wygodnie przechowywać dokumenty w domu?

Istnieje wiele sytuacji, w których korzystamy z polis ubezpieczeniowych, certyfikatów, certyfikatów. Dlatego, aby mieć pod ręką niezbędne dokumenty, ludzie muszą przechowywać dokumenty w domu. Ale jak to zrobić poprawnie, aby nic nie zostało utracone lub zepsute?

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Każdy współczesny człowiek ma na każdą okazję dużo kartek papieru. Ale nie każdy z nich jest wart zachowania.

Podajemy dokumenty, które musisz mieć w domu:

• Listę otwierają paszporty i inne dokumenty rodzinne. Na przykład testamenty, świadectwa.
• Zapytania, pełnomocnictwa, pokwitowania i inne związane z nieruchomościami i transportem.
• Dyplomy, dyplomy, certyfikaty, certyfikaty potwierdzające dostępność edukacji.
• Dokument związany z działalnością zawodową: zeszyty ćwiczeń, umowy, kontrakty.
• Wyniki ankiety, zasady medyczne i karty.
• Karty gwarancyjne, kontrole urządzeń gospodarstwa domowego i mebli.
• Dokument podatkowy.

Osobno możesz wybrać dokumenty elektroniczne lub tylko dane w formacie cyfrowym. Z reguły odpowiadają one jednemu z powyższych przedmiotów i również podlegają przechowywaniu.

Jak długo należy przechowywać papier?

Dokumenty można podzielić według czasu przechowywania. To zależy od czasu trwania każdej skorupy.

• Stałe Takie dokumenty powinny być zawsze pod ręką. Są to małżeństwo, akty urodzenia, dyplomy potwierdzające wykształcenie, dane medyczne, informacje notarialne, testamenty, zaświadczenia emerytalne.
• Długoterminowe Dokumenty dotyczące nieruchomości, samochodu i drogich rzeczy. Obejmują one również profesjonalne papiery. Tutaj możesz również zdefiniować czeki, rachunki. Jest to coś, co jest przechowywane przez długi czas i pozostaje istotne przez pewien okres czasu.
• Krótkoterminowe Zapytania dotyczące usług lekarzy, prawników i nauczycieli zaleca się przechowywać przez trzy lata. Umowy użytkowe i wyciągi zakładają ten sam okres.
• Bezużyteczne. Możesz natychmiast wyrzucić niepotrzebne szkolenia, materiały informacyjne, instrukcje dotyczące dokładnie przestudiowanych rzeczy, listy płac i nie tylko.

Osobno można odnotować opcjonalne dokumenty, które mają jednak ogromne znaczenie dla ich właściciela. Należą do nich osobiste pamiętniki, notatki, zdjęcia i inne pamiątki. Zwykle takie rzeczy są również przechowywane przez długi czas.

Dlatego pożądane jest wyrzucenie wszystkiego, co obecnie nie jest używane i nie może być przydatne w przyszłości. Aby utrzymać porządek, musisz regularnie czyścić swoje „kosze” i pozbywać się nagromadzonych śmieci, jednocześnie analizując naprawdę ważne dokumenty.

Wskazówki dotyczące przechowywania

Z reguły w większości domów papier jest przechowywany standardowo.

1. Po pierwsze, dokumenty są sortowane według kierunku: dom, pracownicy, medycyna i inne.
2. Następnie są umieszczane w podpisanych folderach, co na pewno nie pozwoli ci się pomylić w dokumentach.
3. Powstałe zestawy są umieszczane w osobnym pudełku lub torbie. Nawiasem mówiąc, dla wygody często partycje są tworzone w „kontenerze”, które nie pozwalają na mieszanie folderów. Jednocześnie musisz upewnić się, że miejsce przechowywania jest niedostępne dla dzieci i zwierząt, ale jest wygodnie zlokalizowane.

Dobrze jest przechowywać osobno często używane dokumenty osobiste. Paszport, karta medyczna, NIP i zaświadczenie emerytalne zostaną wygodnie umieszczone w plastikowych torbach, które są zablokowane na suwaku.Takie opakowania są hermetyczne i utrzymują zawartość w idealnym porządku, zapobiegając, powiedzmy, zamoczeniu. Jednocześnie dokumenty związane ze zdrowiem powinny być przechowywane tak łatwo, jak to możliwe - aby nie tracić czasu, jeśli są pilnie potrzebne.

Prawidłowe jest zawsze mieć w domu kserokopie ważnych dokumentów. Istnieją różnego rodzaju przypadki, a taka rezerwa może pomóc w nieprzewidzianej sytuacji.

Szczególnie ważne dokumenty można umieścić w sejfie. Nowoczesny rynek oferuje szeroki wybór magazynów, dzięki czemu każdy kupujący może wybrać coś dla siebie. Tyle, że lepiej przechowywać dokumenty w sejfie, a nie w plastikowych folderach - w przypadku pożaru materiał, z którego są wykonane, topi się szybciej niż papier.

Nietrywialne sposoby przechowywania dokumentów

Czy opisany wydaje się nudny? To nie ma znaczenia! Są bardziej interesujące i wygodne sposoby przechowywania dokumentów.

• • Tablica organizacyjna. Istnieje wiele opcji dla takiego urządzenia. W najprostszej formie jest to panel, do którego papier jest przymocowany za pomocą przycisków. W bardziej złożonych wersjach płyta może mieć małe szuflady i uchwyty do zawieszania.

• • Mini komoda z szufladami. Jest dokładnie taki sam jak zwykła komoda, ale znacznie mniejszy. Przechowywanie w nim dokumentów jest bardzo wygodne. Podzielone na różne przedziały, nigdy się nie zgubią! Szuflady w komodzie mogą mieć różne rozmiary: małe - na małe kawałki papieru, duże - na rysunki.

• • Wiszące pudełko Tylko małe pudełko lub kosz przymocowane do ściany w formie skrzynki pocztowej. W takiej rzeczy, znajdującej się na korytarzu, wygodnie jest przechowywać przyniesione listy i pokwitowania.

• • Koperta kieszonkowa. Jest podobny do poprzedniej wersji, ale nie jest to pudełko, ale koperta. Możesz przymocować go do stołu, lodówki, szafki. Umożliwia przechowywanie tymczasowo niezbędnych dokumentów bez zajmowania cennej przestrzeni.

• • Kosz na śmieci Nie, nie kosz na śmieci - specjalny, do przechowywania. Jest umieszczony na stole lub w szafce, może mieć kilka przegródek. Prosty, niedrogi, ale skuteczny sposób przechowywania dokumentów.

• • Często używane papiery można przechowywać w folderze portfolio. Ma uchwyt do noszenia. Zaprojektowany, aby dokumenty nie zostały pomarszczone. Zwykle przeznaczony do papieru A4. W razie potrzeby, aby nie marnować czasu na wyszukiwanie odpowiednich skórek, możesz po prostu pobrać folder portfela i biegać.

Korzystamy z technologii cyfrowej

Instrukcje dotyczące leków, urządzeń i sprzętu biurowego zajmują dużo miejsca. O wiele łatwiej jest przechowywać je elektronicznie. Aby to zrobić, musisz znaleźć te same informacje w Internecie i porównać je z informacjami dostępnymi w źródle materiału, aby upewnić się o tożsamości. Możesz po prostu sfotografować instrukcje i zapisać je w folderze na komputerze. Wybierz tylko to drugie, aby nie przypadkowo go dokładnie usunąć. Kolejna kopia wynikowych plików lepiej jest zapisać na nośniku zewnętrznym, takim jak karta pamięci, lub wysłać do magazynu w chmurze.

Na wszelki wypadek możesz zeskanować resztę dokumentów. Ale wtedy powinieneś zadbać o bezpieczeństwo systemu elektronicznego przed możliwym atakiem hakerów. Nikomu nie spodoba się wyciek danych osobowych w Internecie.

Nawiasem mówiąc, korzystanie z komputera lub telefonu komórkowego jest wygodne do śledzenia okresu ważności papierów wartościowych. Wystarczy po prostu wprowadzić niezbędne daty do „kalendarza”, aby urządzenie elektroniczne powiadomiło o zakończeniu okresu przydatności określonej skorupy. Potem pozostaje tylko pozbyć się niepotrzebnego papieru.

Być może główna zasada przechowywania dokumentów w domu brzmi prosto: dokładność i regularność pracy z papierami gospodarstwa domowego jest gwarancją, że właściwy dokument nie zostanie utracony w najważniejszym momencie.

Nie wszystkie dokumenty są warte przechowywania. Ale jest wiele dokumentów, które każdy z nas powinien mieć przy sobie. Muszą być przechowywane w bezpiecznych i odosobnionych, ale dość łatwo dostępnych miejscach. Możesz tworzyć elektroniczne i zwykłe kopie dokumentów - prawdopodobnie będą one przydatne. W każdym razie dokładne przechowywanie i staranne sortowanie papierów pomoże utrzymać je w nienaruszonym stanie.