A melhor abordagem para manter a limpeza no local de trabalho

Como os estudos mostraram, por causa do distúrbio, uma pessoa perde cerca de uma hora do seu tempo todos os dias - você deve ter ouvido essa história de horror motivadora mais de uma vez. Sem mencionar o fato de que o caos só te dá nos nervos: tudo parece estar próximo, mas você constantemente precisa procurar algo. Manter o local de trabalho limpo é realmente importante, mas não é tão simples quanto parece. A tarefa parece simples, mas mesmo as grandes empresas cuja administração é obcecada pela ordem e está pronta para investir muito dinheiro falharam na missão.

Objetivos

Antes de começar a domar o caos que você criou, responda sua simples pergunta: por que? O que você deseja alcançar como resultado?

O pensamento foi formulado perfeitamente por Marie Kondo: "O objetivo da limpeza é o retorno a um estado de calma natural".

Trazemos pureza não por causa da pureza, mas por causa da harmonia interior. No local de trabalho, uma pessoa deve estar calma e confortável. O que é necessário para isso?

• Limpe o espaço da informação.

Os funcionários do escritório geralmente trabalham com informações. Quanto maior e mais diversificado o fluxo de informações, mais difícil é para uma pessoa concluir a tarefa que lhe foi atribuída. Portanto, deixar todos os documentos de trabalho à vista ou pendurar o monitor com muitos adesivos com lembretes é uma tática sem êxito. O mesmo se aplica às notificações pop-up de mensagens instantâneas ou e-mail.

• A ausência de coisas que interferem no foco ou restringem o movimento.

Em primeiro lugar, para trabalhar, você precisa de um campo de trabalho gratuito. Se, para assinar um documento em formato A4, você precisa se espremer em um pedaço e empurrar seus objetos interferentes com o cotovelo, o local de trabalho exige reorganização.

Em segundo lugar, o pessoal não deve interferir com o trabalhador. Molduras com fotos de família e lembranças trazidas de férias não permitem que você se concentre totalmente - isso é um fato. Mesmo que não percebamos isso, o cérebro ainda captura imagens e gasta recursos em seu processamento, porque família e relaxamento são conceitos da categoria "Importante".

Por onde começar?

Se você simplesmente reorganizar objetos na área de trabalho, tentando agrupá-los de maneira eficaz, você definitivamente perderá essa hora notória. Você precisa agir de maneira diferente.

A tarefa é liberar e limpar completamente o local de trabalho. Seus objetivos:

• pureza dos itens;
• limpeza visual;
• pureza do campo de informação.

Isso significa que primeiro você precisa remover tudo da mesa e da mesa de cabeceira. Coloque as coisas em uma caixa grande, em uma cadeira, na próxima mesa.

Agora pegue um pano úmido ou lenços especiais e limpe cuidadosamente o monitor, teclado, mouse, bancada, mesa de cabeceira (por dentro e por fora).

Não se esqueça de colocar o cesto de lixo ao lado dele - tudo o que for desnecessário certamente voará para ele na fase preparatória.

Colocando tudo o que você precisa em lugares

Primeiro, retornamos o monitor, teclado e mouse para a mesa. Organize-os de forma que a tela fique a uma distância de 45 a 50 cm dos olhos, e os dispositivos de entrada não o façam cair.

E agora é hora de parar e pensar. O que mais você precisa para trabalhar?

• Artigos de papelaria. Se você possui 10 canetas esferográficas, deixe uma. Alguns lápis e um apontador? Afie um lápis e coloque o apontador na gaveta da mesa de cabeceira. Borracha? Se você precisar, seu lugar é próximo ao lápis. Em uma palavra, deixe na mesa todos os artigos de papelaria que você usa todos os dias, mas em uma cópia. Pode ser uma tesoura, líquido corretivo, marcadores coloridos, clipes de papel.Coloque-os em um copo ou organizador e o restante em uma caixa ou estojo de lápis. Mais tarde, trataremos de itens em excesso.
• Ferramentas Os dispositivos que ocupam muito espaço não devem ser armazenados em uma mesa. Provavelmente, você não usa um perfurador e selos a cada hora - eles podem ser mantidos em uma mesa de cabeceira. Mas o grampeador pequeno não dói - nós o deixamos no organizador da área de trabalho. O local da calculadora é determinado levando em consideração a natureza do trabalho: se for usado constantemente, vale a pena mantê-lo na área de trabalho.
• Telefone Obviamente, os meios de comunicação devem estar próximos. Se o telefone estiver parado, configure-o para que, ao levantar o fone, o cabo não toque em outros objetos.
• Diário, planador. Uma revista com um plano de trabalho geralmente é colocada no canto esquerdo da mesa - lá não interfere, mas estará sempre à mão.
• A lâmpada Se você precisar de um candeeiro de mesa, organize-o de acordo com suas características (para destros - à esquerda, para canhotos - à direita). Não se apegue a ele com objetos em excesso!

Depois disso, resta lidar com o armazenamento de materiais de trabalho - e colocar as coisas em ordem na mesa pode ser considerado concluído.

Mesas-de-cabeceira de reorganização

Em uma mesa de cabeceira do escritório, geralmente existem três gavetas. Cada um deles deve ser usado para armazenar uma determinada categoria de itens.

A primeira gaveta é o que usamos mais de uma vez por semana. Pode ser:

• impressão
• furador
• tesoura
• apontador
• autocolantes
• guardanapos para equipamentos de escritório,
• clipes de papel.

Caixa intermediária - materiais de reposição e o que raramente é usado:

• novo escritório "em reserva" - cadernos, adesivos, papel, etc;
• canetas de reposição, lápis e marcadores que você removeu da mesa.

Ao gerenciar a segunda gaveta, você terá que lidar com os itens que não encontraram espaço na mesa na etapa anterior:

1. Todas as canetas e marcadores secos, “pedaços” de lápis, papéis rabiscados e borrachas sujas são impiedosamente jogados fora - eles definitivamente não serão mais úteis.
2. Coloque o escritório utilizável em uma caixa de lápis ou em uma caixa pequena (isso é importante!) E envie-o para a caixa do meio.

A gaveta inferior é particular:

• lenços de papel;
• toalhetes húmidos;
• chá, café, açúcar;
• uma caneca;
• medicamentos;
• cosméticos.

Uma tempestade de indignação pode surgir sobre a caneca: poucas pessoas estão prontas para aturar sua ausência na mesa. Bem, se isso não o incomoda, deixe-o em mãos, mas não esqueça de mantê-lo limpo.

Papel de análise

Limpar os papéis é um assunto escorregadio, porque é difícil dar conselhos gerais aqui. Tudo depende de como seu trabalho é organizado.

A principal coisa a lembrar ao analisar documentos: seu objetivo é otimizar os fluxos de trabalho.

Três dicas principais que servirão a quase todos:

• Compre um organizador para atender às suas necessidades. Os documentos, em qualquer caso, precisam ser divididos em grupos. Por exemplo, exigindo atenção imediata, não urgente, relatórios, arquivamento e aqueles que precisam ser enviados para algum lugar.
• Armazene documentos verticalmente, não em pilhas. É melhor usar pastas multicoloridas e colocá-las em um organizador com seções verticais para que as “raízes” fiquem visíveis.
• Organize uma "zona tampão". Ao organizar qualquer coisa, é difícil ficar sem a pasta Diversos. Arranja uma caixa, cesta ou caixa onde caem todos os papéis ou objetos que você ainda não imaginou. E faça uma regra: desmonte esta caixa uma vez por dia ou uma vez por semana.

Computador novo

Não esqueça que você tem outra área de trabalho - na tela do monitor.

• Crie várias pastas e distribua documentos eletrônicos da mesma maneira que o papel. Não se esqueça de criar uma pasta "buffer".
• Remova os atalhos dos programas que você não usa da área de trabalho.
• Se uma foto pessoal é usada como papel de parede, você já sabe que é uma má ideia. Escolha algo neutro, sem cores vivas, forte contraste e uma mistura de formas.
• Feche as guias desnecessárias no navegador.

Não exagere

Tendo mergulhado no processo de ordenar as coisas, não esqueça que a abordagem fanática nesse assunto nunca se justificou.As empresas nas quais a gerência monitora estritamente a limpeza "estéril" dos empregos e a ausência de itens pessoais nas mesas dos funcionários não apresentam resultados impressionantes. Pelo contrário, com a introdução de tais pedidos, a produtividade dos trabalhadores de escritório cai cerca de 15%.

Os psicólogos recomendam encontrar um lugar no espaço de trabalho para objetos que agirão de maneira pacificadora. Pode ser uma planta em uma panela pequena, um prato de mesa com uma inscrição motivadora, alguma estatueta que não seja saturada em detalhes ou um travesseiro macio em uma cadeira de escritório. O principal é escolher algo que não atrairá sua atenção.

Para a bagunça não voltou

O principal segredo para enfrentar o caos no local de trabalho é jogar fora o excesso e não crescer demais com o novo. Às vezes subestimamos a enorme porcentagem de recursos emocionais que se apegam a coisas inúteis.

Um estudo interessante foi realizado em uma universidade dos EUA. Em um grupo de pessoas, todos receberam uma xícara e pediram um tempo para segurá-la nas mãos. Então eles anunciaram que as xícaras se tornariam grande parte do leilão, do qual os sujeitos participarão. O experimento mostrou: quanto mais uma pessoa segurava um copo nas mãos, maior a quantia que estava pronta para pagar por ele. E isso apesar do fato de que antes disso ele não precisava de um copo.

Manter a ordem deve ser um processo consciente. Analise o que vê à sua frente e tire as coisas que criam o caos. Deixando o escritório no final do dia, dê uma olhada ao redor da mesa e faça a si mesmo a pergunta: qual deles me impedirá de me concentrar amanhã?