สะดวกแค่ไหนที่จะเก็บเอกสารไว้ที่บ้าน

มีหลายสถานการณ์ที่เราใช้กรมธรรม์ประกันภัยใบรับรองใบรับรอง ดังนั้นเพื่อให้เอกสารที่จำเป็นอยู่ในมือคนถูกบังคับให้เก็บเอกสารที่บ้าน แต่จะทำอย่างไรให้ถูกต้องเพื่อไม่ให้มีสิ่งใดสูญหายหรือถูกทำลาย?

เอกสารใดที่จำเป็นต้องจัดเก็บ

คนทันสมัยมีกระดาษจำนวนมากสำหรับทุกโอกาส แต่ไม่ใช่ทุกคนที่มีค่าควรรักษา

เราแสดงรายการเอกสารที่คุณต้องมีที่บ้าน:

• รายการถูกเปิดโดยหนังสือเดินทางและเอกสารตระกูลอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นพินัยกรรมประจักษ์พยาน
• การสอบถามหนังสือมอบอำนาจใบเสร็จรับเงินและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์และการขนส่ง
• อนุปริญญา, อนุปริญญา, ใบประกาศนียบัตร, ใบยืนยันความพร้อมของการศึกษา
• กระดาษที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมระดับมืออาชีพ: หนังสืองานสัญญาสัญญา
• ผลการสำรวจนโยบายทางการแพทย์และบัตร
• ใบรับประกันตรวจสอบเครื่องใช้ในครัวเรือนและเฟอร์นิเจอร์
• เอกสารเกี่ยวกับภาษี

แยกกันคุณสามารถเลือกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือเพียงแค่ข้อมูลในรูปแบบดิจิตอล ตามกฎแล้วจะสอดคล้องกับรายการใดรายการหนึ่งข้างต้นและอาจมีการจัดเก็บ

ควรเก็บกระดาษไว้นานเท่าใด

เอกสารสามารถแบ่งตามเวลาการจัดเก็บ ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของเปลือกโลกแต่ละอัน

• ถาวร เอกสารดังกล่าวควรอยู่ในมือเสมอ เหล่านี้คือใบรับรองการแต่งงาน, การเกิด, ประกาศนียบัตรที่ยืนยันการศึกษา, ข้อมูลทางการแพทย์, ข้อมูลรับรอง, พินัยกรรม, ใบรับรองบำนาญ
• ระยะยาว เอกสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์รถยนต์และสิ่งของมีราคาแพง พวกเขายังรวมถึงเอกสารมืออาชีพ ที่นี่คุณสามารถกำหนดเช็ครับ นี่คือสิ่งที่เก็บไว้เป็นเวลานานและยังคงเกี่ยวข้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• ระยะสั้น สอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการบริการของแพทย์ทนายความและครูแนะนำให้เก็บไว้เป็นเวลาสามปี ข้อตกลงยูทิลิตี้และการแยกถือว่าเป็นช่วงเวลาเดียวกัน
• ไร้ประโยชน์ คุณสามารถทิ้งการฝึกอบรมที่ไม่จำเป็นเอกสารข้อมูลคำแนะนำในการศึกษาอย่างละเอียดเงินเดือนและอื่น ๆ

แยกจากกันสามารถบันทึกเอกสารเพิ่มเติมซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อเจ้าของของพวกเขา เหล่านี้รวมถึงสมุดบันทึกส่วนตัวบันทึกภาพถ่ายและของที่ระลึกอื่น ๆ โดยปกติสิ่งเหล่านี้จะถูกเก็บไว้เป็นเวลานาน

ดังนั้นจึงเป็นที่พึงปรารถนาที่จะทิ้งทุกสิ่งที่ไม่ได้ใช้ในขณะนี้และไม่สามารถมีประโยชน์ในอนาคต เพื่อรักษาความเรียบร้อยคุณต้องทำความสะอาด "ถังขยะ" ของคุณเป็นประจำและกำจัดขยะที่สะสมในขณะเดียวกันก็แยกวิเคราะห์เอกสารสำคัญ

เคล็ดลับการเก็บรักษา

ตามกฎแล้วในบ้านส่วนใหญ่กระดาษจะถูกจัดเก็บตามมาตรฐาน

1. ประการแรกเอกสารจะถูกจัดเรียงตามทิศทาง: บ้านแรงงานการแพทย์และอื่น ๆ
2. จากนั้นพวกเขาจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ลงนามซึ่งจะไม่ทำให้คุณสับสนในเอกสาร
3. ชุดผลลัพธ์จะอยู่ในกล่องหรือถุงแยกต่างหาก โดยวิธีการเพื่อความสะดวกมักจะทำพาร์ทิชันภายใน "ภาชนะ" ที่ไม่อนุญาตให้โฟลเดอร์ที่จะผสม ในเวลาเดียวกันคุณต้องทำให้แน่ใจว่าที่เก็บข้อมูลไม่สามารถเข้าถึงเด็กและสัตว์ แต่ตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวกสำหรับการใช้งาน

มันเป็นความคิดที่ดีในการจัดเก็บเอกสารส่วนบุคคลที่ใช้บ่อยแยกต่างหาก หนังสือเดินทางบัตรแพทย์ TIN และใบรับรองบำเหน็จบำนาญจะสะดวกสบายในถุงพลาสติกที่ถูกล็อคไว้บนแถบเลื่อนแพคเกจดังกล่าวเป็นสุญญากาศและจะเก็บเนื้อหาในลำดับที่สมบูรณ์ป้องกันไม่ให้พูดจากการเปียก ในขณะเดียวกันควรจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อไม่ให้เสียเวลาหากจำเป็นเร่งด่วน

มันถูกต้องที่จะมีสำเนาเอกสารสำคัญอยู่ที่บ้านเสมอ มีทุกกรณีและการสำรองดังกล่าวสามารถช่วยในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน

เอกสารสำคัญโดยเฉพาะสามารถวางในที่ปลอดภัย ตลาดสมัยใหม่มีคลังเก็บสินค้าให้เลือกมากมายเพื่อให้ผู้ซื้อสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับตัวเอง มีเพียงการเก็บเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยไม่ใช่ในโฟลเดอร์พลาสติก - ในกรณีเกิดไฟไหม้วัสดุที่เขียนจะละลายเร็วกว่ากระดาษ

วิธีที่ไม่ยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสาร

คำอธิบายนั้นดูน่าเบื่อไหม? มันไม่สำคัญ! มีวิธีที่น่าสนใจและสะดวกกว่าในการจัดเก็บเอกสาร

• • ออแกไนเซอร์บอร์ด มีตัวเลือกมากมายสำหรับอุปกรณ์ดังกล่าว ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดมันเป็นแผงที่ติดกับปุ่มกระดาษ ในรุ่นที่ซับซ้อนมากขึ้นบอร์ดอาจมีลิ้นชักขนาดเล็กและที่แขวนยึด

• • ลิ้นชักขนาดเล็ก มันเหมือนกับตู้ลิ้นชักปกติ แต่เล็กกว่ามาก มันสะดวกมากในการจัดเก็บเอกสารในนั้น การจัดเรียงเป็นช่องที่แตกต่างกันพวกเขาจะไม่หลงทาง! ลิ้นชักในลิ้นชักมีขนาดแตกต่างกัน: เล็ก - สำหรับกระดาษชิ้นเล็กใหญ่ - สำหรับภาพวาด

• • กล่องแขวน เพียงแค่กล่องเล็ก ๆ หรือตะกร้าติดกับผนังในลักษณะของกล่องจดหมาย ในสิ่งนั้นตั้งอยู่ในโถงทางเดินสะดวกในการเก็บจดหมายและใบเสร็จรับเงินที่นำมา

• • ซองกระเป๋า มันคล้ายกับรุ่นก่อนหน้า แต่มันไม่ใช่กล่อง แต่เป็นซองจดหมาย คุณสามารถแนบกับโต๊ะตู้เย็นตู้ ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นชั่วคราวโดยไม่ต้องใช้พื้นที่อันมีค่า

• • ตะกร้าขยะ ไม่ไม่ใช่ถังขยะ - พิเศษสำหรับการจัดเก็บ มันวางอยู่บนโต๊ะหรือในตู้ก็สามารถมีหลายช่อง วิธีที่ง่ายประหยัดและมีประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสาร

• • เอกสารที่ใช้บ่อยสามารถเก็บไว้ในแฟ้มสะสมผลงาน มีที่จับสำหรับพกพา ออกแบบเพื่อไม่ให้เอกสารมีรอยย่น มักจะออกแบบมาสำหรับกระดาษ A4 หากจำเป็นเพื่อไม่ให้เสียเวลาในการค้นหาเปลือกโลกที่ถูกต้องคุณสามารถคว้าโฟลเดอร์แฟ้มสะสมผลงานและดำเนินการได้

เราใช้เทคโนโลยีดิจิตอล

คำแนะนำสำหรับยาอุปกรณ์และอุปกรณ์สำนักงานใช้พื้นที่มาก มันง่ายกว่ามากในการจัดเก็บพวกเขาทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการทำเช่นนี้คุณต้องค้นหาข้อมูลเดียวกันบนอินเทอร์เน็ตและเปรียบเทียบกับข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อมูลประจำตัว คุณสามารถถ่ายภาพคำแนะนำและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกเฉพาะอันหลังเพื่อที่คุณจะไม่ลบมันไปโดยไม่ตั้งใจ สำเนาของไฟล์ผลลัพธ์อื่นจะดีกว่าในการเขียนไปยังสื่อภายนอกเช่นการ์ดหน่วยความจำหรือส่งไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ในกรณีที่คุณสามารถสแกนเอกสารที่เหลือ แต่คุณควรดูแลความปลอดภัยของระบบอิเล็กทรอนิกส์จากการถูกโจมตีของแฮ็กเกอร์ ไม่มีใครจะชอบการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลบนอินเทอร์เน็ต

โดยวิธีการใช้คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือจะสะดวกสำหรับการติดตามระยะเวลาที่ถูกต้องของหลักทรัพย์ การป้อนวันที่ที่จำเป็นใน“ ปฏิทิน” ก็เพียงพอแล้วที่อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จะแจ้งให้ทราบถึงจุดสิ้นสุดของช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องของเปลือกโลกโดยเฉพาะ จากนั้นจะเหลือเพียงการกำจัดกระดาษที่ไม่จำเป็นออกไป

บางทีกฎหลักสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่บ้านอาจฟังดูง่าย: ความละเอียดและความสม่ำเสมอในการทำงานกับเอกสารในครัวเรือนคือการรับประกันว่าเอกสารที่ถูกต้องจะไม่สูญหายในช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด

เอกสารบางฉบับอาจมีค่าในการจัดเก็บ แต่มีเอกสารมากมายที่เราแต่ละคนควรมีกับเรา พวกเขาจะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและเงียบสงบ แต่เป็นสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่าย คุณสามารถทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารธรรมดา - เอกสารเหล่านี้อาจมีประโยชน์ ไม่ว่าในกรณีใดการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้องและการเรียงลำดับเอกสารอย่างระมัดระวังจะช่วยให้เอกสารเหล่านั้นไม่บุบสลาย